原始憑證數量繁多,來源各異,查賬人員不可能對其進行全麵檢查,常見的形式是采取抽樣檢查法,即按照一定標誌和規律,從憑證總體中抽出其中一部分進行檢查,並以此推斷總體特性。在原始憑證的檢查中,審閱法和抽樣法在諸多查賬方法中居主導地位,常常為查賬人員首選。另外,查賬人員對原始憑證進行分析,還可以使用複核法(對原始憑證所記錄反映的有關數據資料進行重複驗算)、核對法(主要指證證核對,即將記賬憑證與所附原始憑證進行核對)、推理和判斷(對原始憑證所反映的經濟業務進行合理假設,並據以判斷其結果,特別是在發現憑證不能反映經濟業務真實麵貌時)、詢問與函證法(對有關實物進行審查盤點,以證明原始憑證所記錄的數量和金額的正確性)、實物鑒定法(對有疑問的原始憑證,如其真實性存在問題、是否被篡改等,請有關專家對其進行鑒定,以鑒別其真實性和合法性,其主要方法有物理鑒定、化學鑒定和法律鑒定),等等。
發生在原始憑證中的錯誤主要是把原始憑證中各項內容錯記。例如把原始憑證的接受單位和人員填錯;或把日期記錯,造成會計分期中出現跨期事項,使得會計信息不符合權責發生製原則;或把數量、價格的小數、位數、單價填錯,使得金額出現偏差;或使用不合規定的原始憑證,不按要求使用印鑒,原始憑證編號不連續;等等。
原始憑證中的錯誤雖然不是故意行為,但其危害很大,如原始憑證中的印鑒錯誤會使單位財會人員對其真實性和合法性產生懷疑;原始憑證中的金額、計量單位錯誤會導致多付或少付貨幣;錯誤的日期會影響該項業務的正確歸屬期。
原始憑證舞弊是指篡改、偽造、竊取、不如實填寫原始憑證,或利用舊、廢原始憑證來將個人所花的費用偽裝為單位的日常開支,借以達到損公肥私的目的。例如某公司領導通過篡改憑證接受人將自己子女上學的費用作為公司的職工培訓費入賬。例如某秘書從不法分子手中購得假空白發票填上後到廠裏報銷入賬。例如在複寫紙下墊一張白紙,使原始憑證的正、副聯的數字內容不一致,像銷售貨物開具增值稅專用發票時,與客戶勾結,將客戶持有的抵扣聯的數額寫大,讓其可以抵扣的進項稅額變大,而本公司持有的存根聯上則據實記錄,保持正常的增值稅銷項稅額,客戶單位弄虛作假多抵扣的進項稅額的“好處”則與開票單位分享。
審查記賬憑證應遵循以下點:
(1)記賬憑證是否是根據審核無誤的原始憑證填製,隻有這樣才能保證輸入會計係統的數據的正確性。
(2)記賬憑證填寫的內容主要按記賬憑證的基本要素逐項填製。遺漏任何一項,都將導致記賬憑證所反映的經濟業務不完整,從而對賬簿登記產生影響。
(3)記賬憑證摘要填寫是否恰當,會計分錄的編製是否正確,與所附的附件是否一致,附件是否齊備。
(4)記賬憑證手續是否齊備。
(5)記賬憑證填製是否及時。
審查記賬憑證,應著重注意數字書寫、憑證名稱、憑證編號等問題。
公司要想健康發展,離不開每一個細節上的控製。所以總經理對原始憑證要認真簽字,這方麵的意識也要不斷加強。
原始憑證上記載著大量的經濟信息,又是證明經濟業務發生的初始文件,與記賬憑證相比較,它有較強的法律效力,所以被人認為是一種很重要的憑證。
票據一點都不能馬虎
票據是我國機關部門用來對公司進行管理的重要工具,公司如果對票據管理不好,在事後往往會很被動,甚至會因為票據的問題觸犯到國家相關規定甚至法律。很多公司失敗、倒閉,很重要的一個財務方麵的原因就是票據管理不當。所以總經理要把票據的管理這一塊重視起來。
票據管理一直伴隨公司發展的始終,公司無法避開票據管理這樣的細枝末節。
票據一般是指商業上由出票人簽發,無條件約定自己或要求他人支付一定金額,可流通轉讓的有價證券,持有人具有一定權力的憑證。屬於票據的有:彙票、本票、支票、提單、存單、股票、債券、等等。
廣義的票據泛指各種有價證券,如債券、股票、提單,等等。狹義的票據僅指以支付金錢為目的的有價證券,即出票人根據票據法簽發的,由自己無條件支付確定金額或委托他人無條件支付確定金額給收款人或持票人的有價證券。在我國,票據即彙票、支票及本票的統稱。
票據具有其特性:
(1)票據是具有一定權力的憑證:付款請求權、追索權。