許多員工都認為，隻要做事就有生產力，而且有了生產力之後，就會有成果。所以他們擬定一份很長的任務清單，把上麵所列任務逐一完成，自信自己的生產力很高，但結果卻沒有得到他們想要的成績。看起來他們一直都很忙碌，沒有稍事喘息的一刻，而且已經一一做完任務清單上的任務。原因在於他們把真正要緊的事遺忘到一旁，也沒有針對自己的任務，做分類的工作，所以得不到預想的成績。
凡事都有輕重緩急，重要性最高的事情，不應該與重要性最低的事情混為一談，應該優先處理。
優先要務的含義是：
1.比較早或者比較重要，在排序或排名上靠前，居於第一位的事情。
2.比另一個項目或考慮事項重要的某種事情。
如果你把大多數時間都花在次要的事情上，那麼大多數重大目標都無法達成。所以，作為一個優秀員工，你必須學會根據自己的核心價值，排定日常工作的優先原則，並養成習慣，堅持下去，並把這些事安排到自己的例行工作中。
查爾斯·盧克曼是一個默默無聞的人，在12年後，他變成了培素登公司的董事長，並且每年有20萬美元的薪金，另外還有100萬美元的不定向分紅。他是如何成功的呢？盧克曼說：“就我記憶所及，我每天早上五點鍾起床，因為那時我的頭腦要比其他時間更清醒。這樣我可以比較快地計劃一天的工作，按事情的重要程度來安排作時的先後次序。”
優先要務強調的是分類，以及確保你時時盯緊那些最重要的事情，這樣可以幫助員工克服拖延的毛病。單單列一張任務清單是遠遠不夠的，清單上的任務還要有一個先後順序，就是要體現出主次地位，也就是我們這一節要講到的優先要務。
在醫院裏，尤其是在急診室裏，如果同時來了一批病人，護士會對這些病人進行“檢傷分類”，即根據緊急狀況、受傷的嚴重程度、患者的生存幾率，決定對患者施以治療的優先順序。一個車禍的病人會比一個骨折的病人得到優先的治療，即使骨折的病人是先到的醫院。
我們在對待每一項工作時也應該做好“檢傷分類”，隻有這樣，重要的事情才會優先得到處理，也就是做到要務優先，而不是按照先來先辦的方式去做。知道什麼事情最重要的員工，在處理這些優先要務時，很少會有拖延的情形發生。
行動分為四個層次：重要且緊迫、重要但不緊迫、緊急但不重要、既不緊迫又不重要。重要且緊迫， 這是必須或近期內要做好的工作。
緊迫隻是意味著必須立即處理，比如電話鈴響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊工作去接聽。緊迫的事通常是顯而易見的。它們會給我們造成壓力，逼迫我們馬上采取行動。但它們往往是容易完成的、有用的，卻不一定是很重要的。
看似簡單，我們隻要把重要的事先辦就可以了，但我們在工作的過程中，經常會給自己製造一些毫無意義的、細枝末節的小事，然後讓這些事情爬上優先要務清單的上層，得到優先處理；有時還會受到別人所製造的雜事的影響。所以一定要做好分類工作，把那些不是很重要的任務從清單上剔除。這樣才能事半功倍，提高效率。
分清什麼是最重要的並不是一件易事，我們常犯的一個錯誤是把緊迫的事情當做最重要的事情。
你在平時的工作中，把大部分的時間花在哪類事情上?如果你長期把大量時間花在不重要但很緊迫的事情上，可以想象你每天的忙亂程度，一個又一個問題會像海浪一樣向你衝來。你十分被動地一一解決。長此以往，你早晚有一天會被擊倒、壓垮。所以，日清員工要學會分清事情的輕重緩急。這樣才能一步一步地把事情做得有節奏、有條理，避免拖延。一定要記住工作的最基本原則：要務優先，分清事情的輕重緩急。