2012年7月4日星期三晴
我國《會計法》規定，會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應當按照國家有關規定建立檔案，妥善保管。我國於1984年6月1日頒布了《會計檔案管理辦法》，於1999年1月進行了修訂，對會計檔案的管理製度作了一係列具體規定。
1.出納資料
出納歸檔資料是指出納憑證、出納賬簿和出納報表等核算資料。主要包括：出納記賬所依據的各種原始憑證和記賬憑證；現金日記賬、銀行存款日記賬和有價證券明細分類賬；經營開支計劃與決算表，出納報告，銀行存款對賬單，資金分析報告單，作為收付款依據單的各種經濟合同和文件，以及其他財務管理方麵的重要憑證（如支票申請單、支票領用登記簿、應收票據登記簿等）。
出納憑證是指出納記賬所編製和使用的各種收款憑證、付款憑證及其所附的原始憑證。這些憑證通常在出納登記完成現金日記賬和銀行存款日記賬後，要傳遞給記賬會計據以記賬，在年終歸檔前由記賬會計進行整理和保存。出納人員主要是做好原始憑證的整理及全部出納憑證在出納業務處理階段的保管工作。
出納賬簿是指現金日記賬、銀行存款日記賬、有價證券明細賬。一般情況下每年更換一次。更換新賬時應對舊賬進行整理；對編號、扉頁內容、目錄等項目如有填寫不全的，應按有關要求填寫齊全；使用活頁賬（如計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪後類似活頁賬）和卡片賬的單位，在歸檔前必須加以裝訂，編齊頁碼，並加扉頁，注明單位名稱、所屬時間、起止頁數、記賬人員和會計主管簽章等，並加蓋單位財務公章。更換新賬後，應將整理完整的舊賬歸入會計檔案。
2.會計檔案歸檔的時間
《會計檔案管理辦法》規定：各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編製會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管1年，期滿之後，應當由會計機構編製移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，但是，出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構管理的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。因此，對當年形成的出納歸檔資料的保管一般由出納部門負責。
各單位保存的會計檔案一般不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或複製，並辦理登記手續。查閱或複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。因此，各單位應建立、健全會計檔案查閱和複製的登記製度。
不同的會計檔案其保管期限也不同，按其特點可分為永久保管和定期保管兩類。定期保管期限為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。會計檔案的具體保管期限，如下所示：
3.會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案，一般可以按照以下程序銷毀：
（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編製會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷數、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（3）銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。
（4）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報本單位負責人。