上述各工區可以考慮設置專業技術員。
二、物業管理部的崗位職責
(一)物業管理部
1.物業管理的早期介入
物業管理對於保證投資的效果具有重要的作用,物業管理是開發建設的延續和深入,要體現出良好的物業管理效果,必須使物業管理滲透到由物產生至消失的全過程中,早期介入物業管理是完全必要的。
物業管理早期介入應從兩個方麵來考慮,即:其一,選擇和培養物業管理人才;其二,參加工程建設,加強對工程的監理是物業管理的另一個重要內容,也是早期介入的一個方麵。物業管理單位應該選派有業務能力,有責任心的人員參加工程管理,掌握工程建設全過程,了解各類設備情況,使物業管理同工程管理相結合。
2.具體確定業務管理人員的崗位設置
根據業務管理的需要,確定物業管理部以及直屬單位的人選和崗位要求,對二級法人有物業管理的人選提出崗位要求和推薦合適人選,早期應考慮要兼職,即人員要精幹。
3.根據崗位設置和要求選拔人選
根據得才兼備的原則,協助人力資源部門選擇人選,經過考試考核擇優錄用,然後進行崗前培訓,此工作要在開業一年半前完成。
為了達到上述目的,最經濟的辦法就是建設單位在組建工程管理班子時,就有意識地將以後準備安排到物業管理的工程技術人員、各關鍵崗位的領班,吸收到工程管理班子,這樣在工程建設期,這些人員以工種監理為主要職責,在工程竣工後及時轉為物業管理人員。按此做法,一般效果都很好,而且可以節約一大筆物業管理早期開辦費。
4.製訂規章製度
首先要製訂一部度假村的技術規程,裏麵概括了屬於物業管理範疇內各行業的基本要求和相互間的有機聯係,然後各行業在“技術規程”的基礎上,製訂各自的維修規程,也稱修程。
製訂修程,按照設備壽命的周期,製訂從養護、維修、大修、更新改造的修程(包括保安和消防的管理辦法)。在製訂規程過程中,還要把國家、地方對環保、安全的有關法規結合項目的具體情況一起考慮進去,同時要努力通過ISO9000質量保證體係的論證。
5.根據修程管理辦法組織隊伍
由工作量確定各類隊伍的定員、編製和業務管理細則,要在開業前半年完成進行培訓。
6.物業的驗收和接管
根據工程驗收的技術標準對施工單位的物業進行驗收包括各種書麵資料,如果是二級法人單位則由本部與二級法人單位共同參加,由本部組織主持;如果二級法人單位提出委托代維修、清潔,在驗收結束後立即辦理委托手續。分清雙方責權範圍,不論是直接或間接管理均應建立檔案台賬。
7.編製用工計劃和年度計劃
按照修程技術標準和工作量的調查和年度計劃,然後排出用工計劃和材料計劃作為與下屬各隊伍訂立承包計劃的依據或下達的任務書。
8.日常管理
為使各項設備處於良好技術狀態,對直接或間接管理的單位,要建立起檢查製度,對養護維修人員也要創造各種條件進行培訓,使他們的業務水平不斷得到提高。日常管理還包括對綠化衛生、秩序、安全的宣傳工作。
9.組織協調
由於園區內涉及麵廣,各種專業交叉現象十分普遍,因此肯定會有矛盾產生,不及時解決會影響到整體的質量。另外,外部涉及的係統也特別多,不僅有行政管理部門,還有協作部門,組織協調工作就顯得十分重要,一般下屬工區不是法人不能直接對外,要由物業管理部完成這個職能。
(二)各工區的職責範圍
1.土建養護工區
土建是物業管理部下屬的一個單位,主要業務範圍是建築物(水電、氣管道)道路橋梁的養護維修,根據物業管理部下達的養護維修任務書,編製日計劃,確保上述設備處於良好技術狀態。
2.機電設備工區
機電維修隊按照各項機電設備的技術參數的要求,堅持巡回檢查和按照修程進行定期保養和維修,並根據設備運轉的技術狀態,提出大修、更新改造的報告。
3.園林綠化區
按照各種植物的生長規律和條件,安排勞力進行保養。
4.環境衛生區
(1)對所有環境(包括水域)進行清掃,保證清潔的程度,並接受二級法人的委托對其內部進行清掃和清潔維修,還包括垃圾、雜物的處理。