二、移動硬盤使用注意事項
1.盡量不要購買過於廉價的產品。
2.移動硬盤的分區最好不要超過兩個，以避免在啟動移動硬盤時增加係統檢索和等待的時間。
3.移動硬盤不要插在電腦上長期工作。移動硬盤是用來臨時交換或存儲數據的，不是本地硬盤。若有需要轉存下載資料的，正確的方式是使用本地硬盤下載和整理資料等，然後複製到移動硬盤上，應盡量避免直接將數據下到移動硬盤上。
4.切勿在移動硬盤讀寫數據時拔下接口。完成移動硬盤的刪除操作後，移動硬盤的指示等還會閃爍一段時間，此時不要急於拔下移動硬盤，否則可能會造成數據丟失甚至是係統故障。
5.不要給移動硬盤進行磁盤碎片整理。
6.盡量避免使用USB延長線。
7.妥善保護移動硬盤，輕拿輕放，切忌摔打。另外還要注意幹燥防水、先退出再拔下等一些細節。
項目三 數碼錄音筆的使用和保養
數碼錄音筆是數字錄音器的一種，造型如筆型，非常小巧，便於攜帶。秘書人員在接受上司的重要命令、參加會談或者參加會議等需要作記錄的場合，將錄音筆作為輔助記錄工具，方便實用，可靠性高。
任務一 認識和使用錄音筆
一、認識錄音筆
相對於傳統錄音機，數碼錄音筆的技術要先進很多。由於錄音筆使用了閃存，再加上超大規模的集成電路的內核係統，完全拋棄了傳統錄音機的機械結構，外型輕便小巧，而且錄音時間更長。一盤普通磁帶一次僅可錄音60~90分鍾，而數碼錄音筆一般可錄數小時甚至幾十小時。數碼錄音筆的錄音效果也比磁帶式錄音機要好很多，播放的音質也更好。同時，數碼錄音筆可方便地連接各種音源進行直接錄入，也可連接電話（電話線）進行電話錄音。此外，數碼錄音筆基本都提供了USB接口，從而使其能夠非常方便地與計算機連接，並且即插即用，因而可方便地將錄音資料傳輸到計算機以及網絡上。而且，數碼錄音筆由於采用的是數字技術，因此可以非常容易地使用數字加密的各種算法對其進行加密，以達到保密的要求。
數碼錄音筆的上述突出特點是它推出後能夠得到廣泛運用的重要原因。
錄音筆通常標明有SP、LP等錄音模式。SP表示ShortPlay，即短時間模式，這種方式壓縮率不高，音質比較好，但錄音時間短。而LP表示LongPlay，即長時間模式，壓縮率高，音質會有一定的降低。目前，數碼錄音筆的錄音時間都在6~10小時左右，可以滿足大多數人的需要。
一般來說，大部分數碼錄音筆都用7號AAA型電池，有的小型產品則采用了紐扣電池，還有的產品內置了充電電池。采用普通電池的好處是可以更換，而使用充電電池則比較便宜。應選擇那些電池使用時間在6個小時以上的數碼錄音筆，而且相對來說時間越長越好。
二、了解錄音筆的功能
1.聲控設計、自動錄音
這一功能能夠使數碼錄音筆自動地感應聲音，無聲音時它處於待機的狀態，有聲音時才啟動錄音，最大限度地避免存儲空間和電能的浪費。
2.MP3播放
支持MP3播放也是不少錄音筆支持的功能之一。隻要將MP3文件存儲到錄音筆的內存中，再結合耳線或是機體內置的音源，用戶就可以像MP3那樣聽到自己喜歡的音樂了。
3.電話錄音
電話錄音功能是指數碼錄音筆通過專用的電話適配器，將錄音筆與電話連接起來，可以非常方便地記錄通話內容，並且錄音效果良好，聲音純淨，幾乎沒有什麼噪音。
4.存儲方式
數碼錄音筆都是用內置的閃存來存儲錄音信息的。現在的產品普遍內置了128MB以上閃存，有些高級數碼錄音筆則提供外置存儲卡如CF、SM等，具備相當長的錄音時間，同時也方便資料傳送，如用讀卡器將錄音數據快速存入計算機。
此外，數碼錄音筆還有分段錄音以及錄音標記功能，非常方便後期對錄音數據的管理。