3.重組業務流程
處於戰略轉型期的企業通常需要重組,甚至徹底變革業務流程。處在這一階段的企業需要全麵評估現有流程,同時依據企業在新形勢、新階段下的發展要求,來重新設計和重組流程,以適應公司新的發展戰略需要。這對企業來說是一場重大的管理變革,不得有絲毫疏忽。
不過,話又說回來,企業在這一階段的流程重組,並不意味著現有流程存在很大問題,可能隻是現有流程與企業新的發展戰略要求不相符,已經難以適應企業新形勢的需要而已。
某家電企業的新的發展戰略要求是,以最快的速度向客戶交付產品,快速進行存貨周轉。然而,管理層在了解企業的整體業務流程時發現,僅通過簡單地優化和完善現有業務流程並不能使公司實現新的發展目標。
比如,在整個銷售流程中,物流環節花費了很多時間。如果隻是局部優化這一流程,不能從根本上有效解決交貨速度慢的問題。因此,通過對整個業務流程的戰略性思考,該企業決定重新設計現有銷售渠道,減少中間環節,簡化流程,從而提高商品流通效率,以最快的速度將產品送到客戶手中。
總之,業務流程重組對企業而言是一次重大的管理革新,存在著巨大的風險,不過,一旦成功實施,企業將實現跨越式發展。因此,這種風險值得一冒。
上述三個層次的流程管理分別適用於不同發展階段的企業,不過它們之間並不存在嚴格的界限。各企業可根據自身發展階段、企業環境等實際情況,來優化企業的業務流程。
企業在業務流程,即創造價值的過程中通常會出現非常多的誤區和問題,概括起來主要有以下11類。
縱向固化,重專業而輕協同
據我們觀察,重視縱向的專業流程,而輕視橫向的協調合作是目前大多數企業在業務流程上普遍存在的問題。例如,某家企業的生產管理流程、營銷管理流程、財務管理流程、人力資源管理流程、行政管理流程等一些專業性的業務流程單獨看的確非常專業,不過,企業各部門、各項目之間卻沒能實現充分的橫向協作,致使企業的總體運作效率低下。倘若畫一張企業的運作流程圖的話,你從中會發現有很多斷點,使得各流程間無法有效銜接。這些斷點正是最容易出現問題且最能影響企業運營效率的地方。
沒有體係,難以適應變化
目前,絕大多數企業都隻用一套流程處理常規的企業事務。在常規情況下,這當然沒有問題,但其應對變化、風險的能力較低。當企業遭遇趨緊或寬鬆的宏觀經濟、通貨膨脹等非常規情況時,原有的單一流程就很難發揮作用了。對此,最佳策略是,針對上述非常規情況以及企業可能遇到的其他突發情況,建立相應的流程,以免到時手忙腳亂。
落在紙麵,執行困難
從製定流程的角度來看,目前很多企業的流程都是很完善的,有著一整套規範而完整的流程體係,然而,這些流程往往隻落在紙麵上,並未得到有效執行,或執行不到位,從而導致企業在執行業務流程時說一套、做一套,徒有其表。
部門“牆”變厚,效率低下
據悉,企業中最難以溝通的並非上下級之間,而是各平行部門之間,因為這些部門之間不存在上下級的權屬關係,彼此都無法調動對方。這就使得各部門往往各自為政,隻對自己的上級或公司老板負責,不會積極主動地去配合平行部門的工作。此外,從企業的整體來看,各部門間的工作流程劃分也不合理,業務流程遭到人為分割,各部門各自為政,最終導致企業資源浪費嚴重,企業的整體效率低下。
核心流程不清晰,主題不明確
這個問題主要體現在以下兩個方麵:
第一,流程主體模糊。這又可以細分為兩種情況:一是沒有明確某一流程具體應由哪個部門負責,二是一項工作交由兩個以上的不同部門負責,導致多頭管理,容易出現互相推諉的現象。
第二,流程銜接不暢。由於不合理的流程設計,導致一個環節結束後,不能順利進入下一環節,各流程之間無法達到順暢銜接。
流程監控沒有標準,不利於流程優化
實施流程監控的原因在於:一、不同流程的重要程度和緊急程度不同,需要區別對待。比如,金額大於100萬元的業務流程就應自動納入監控範圍。二、能形成有效的人工幹預,並有效避免信息斷點的出現,以提高業務效率。三、更合理、更人性地進行流程推送。相較於IT係統的自動推送,人工監控的優勢在於能有效識別流程的重要程度、緊急程度,並以此為據在合適時機將其推送給合適的人。
目前,人工流程監控還存在兩個方麵的缺失:一是篩選機製缺失,二是完善的流程分析體係缺失。
就第一點來說,人為幹預是流程監控中的重要組成部分,然而,人的精力是有限的,人工監控及幹預的力度也很有限。因此,企業需要建立一套篩選機製,選擇合適的時機將合適的事推送給合適的人。
從第二點來看,完善的流程分析體係是企業管理創新的基礎,當企業弄清了每天會觸發多少流程、各流程具體分布如何、哪個流程比較重要、各流程的效率如何等問題時,企業才能在運營管理上不斷創新,提升效率,流程管理也才能充分體現出價值。
從當前的企業現狀來看,流程監控普遍還存在著以下問題:
第一,操作不夠規範,即在執行某一節點的工作時,沒有明確的規範標準。比如某企業雖然有工藝檢查流程,然而對檢查的內容、頻度、具體措施、結果評估卻沒有明確規定,導致這一工作流程化為空談。