有家公司的老總準備在四天之後召開一個內部會議，於是就讓新來的秘書呈交一份大致的演講稿，主要是寫出一些相關的重點提示，而且公司老總一開始就決定在二十分鍾內結束會議。但是看到秘書提交的演說稿後，老總頓時傻眼了：上麵密密麻麻寫了兩萬多字。整個演講稿非常拖遝冗長，讓人幾乎抓狂。所以他最後還是決定脫稿演說，否則這麼多內容得花費一個多小時來讀。會議結束之後，老總果斷辭掉了這個秘書。
類似的情況在生活中並不少見，美國曾經推出一份詳細的《健康安全法案》，結果大家都被這個多達一千三百四十二頁的法案給嚇住了。事實上，按照民眾的理解，這個《健康安全法案》中有很多內容都是重複的，要麼就是一些囉唆且毫無邏輯的內容，缺乏可讀性。好在各種法案的製定經曆中，很少有這種內容龐雜的法案出現。
14世紀邏輯學家、聖方濟各會修士奧卡姆的威廉在他的《箴言書注》中說：“切勿浪費較多東西去做，用較少的東西，同樣可以做好的事情。”所以他提出了一個絕妙的定律：如無必要，勿增實體。
這就是著名的奧卡姆剃刀定律。按照這個定律的說法，解決問題的最佳方式就是盡可能地切除那些不必要的累贅，去除那些不必要的組織或者部分。奧卡姆剃刀定律並非一種極簡主義風格，但它卻建議人們保持簡單的風格。在溝通中也是如此，應該盡量反對囉唆的、煩瑣的言談，將溝通內容進行簡化處理，將一些不必要的內容刪除，將一些無價值的內容排除，確保溝通者直接談論那些最重要的信息。
著名的谘詢公司麥肯錫公司有一次為一家重要的大客戶做谘詢。谘詢完成之後，客戶公司的董事長走進電梯，對陪同的麥肯錫公司的項目負責人說：“你能不能和我大致談一下結果？”麵對這樣倉促的問題，毫無準備的項目負責人隻能支支吾吾地做出回答，而且明顯不夠精簡。當時電梯從三十樓下到一樓，因此留給負責人的時間隻有大約三十秒鍾，可是在這段時間內他沒有將事情講清楚。
等到電梯到達一樓之後，董事長搖著頭離開，麥肯錫公司也因此失去了一個重要客戶。這一次的失敗讓麥肯錫備受打擊，公司這才意識到高效表達以及信息總結和提煉的重要性。公司決定在內部進行整頓和培訓，要求所有員工必須在短時間內將自己應該表達的內容說清楚，凡事需要直奔主題和結果，刪除多餘的話，並將重要內容歸納在三條以內。這個要求就是著名的“麥肯錫30秒電梯理論”。
如今，這個理論風靡全球，溝通效率問題也成為大家關注的焦點。如何在最短時間內描述清楚自己的觀點，如何在最短時間內說服他人，成為個人表達水準的一個重要指標。這種短時間表達能力需要強大的信息壓縮和簡化能力，需要人們對相關信息進行篩選。