一、準確
1.認真辨析詞義
西方有位作家說，要表現一個事物，隻有一個名詞是準確的。要描繪一種狀態，隻有一個形容詞是準確的。要說明一個動作，隻有一個動詞是準確的。寫作的主要工作之一，就是找到這一個準確的名詞、形容詞、動詞。這話對於文學創作來說未必適用，因為文學語言不循常規，而作家的創造性語言又因其個性和素質的差異而各有特色，很難說哪個詞語是絕對準確的。但對於公文寫作來說，倒是比較確切的。
在漢語中，有大量的意義相同或相近的詞彙，稱為同義詞或近義詞。其實，即使是同義詞，細細分辨起來還是有些微妙的差異。譬如“優異”、“優秀”、“優良”，這三個詞粗看相近，細看則有著程度的區別。又比如“鼓舞”、“鼓動”、“煽動”，從動作的方向和力度上看並無差異，但感情色彩卻很不相同。因此，公文寫作必須在詞語的細微差別和感情色彩上仔細斟酌。
2.講究語法和邏輯
公文寫作語言的規範性，體現在句子上就是造句要合乎語法規則、合乎邏輯。
首先，句子成分要完整。漢語構句有主、謂、賓、定、狀、補等六種句子成份，其中主語、謂語、賓語是主幹成分，定語、狀語、補語是輔助句子成分。對於每一個句子來說，主幹成分也不是必不可少的，但是省略有省略的規則，不能任意省略和無故殘缺。例如：“廠領導的做法，受到了全廠職工的熱烈歡迎。對他們聯係群眾、實事求是的作風給以很高評價。”後一個句子就殘缺句子成分。誰給以評價？少了主語，違反了語法規則，意義也不明白了。
其次，句子中詞語之間的搭配要恰當。詞語相互搭配在一起，必須符合事理和習慣，否則就是不通。如：“這種精神充滿了各個村莊，開遍了全鄉的各個角落。”精神無形，說它充滿了某一空間，已經十分勉強，又說它開遍了各個角落，更是無稽之談，改成“精神文明之花開遍了全鄉”，才算通順。
第三，造句還要講究邏輯性。有些句子語法上沒有問題，卻出現了從屬概念並列、自相矛盾等邏輯錯誤。如：“他們加強了對團員和青年的思想教育。”團員是青年的一部分，團員和青年是不能相互並列的。“把所有農產品都基本上納入了計劃軌道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它們表述的意義產生了矛盾，讀者不知道哪個詞語表達的意義是可信的，就會無所適從。
二、簡練
1.用語精確，以一當十
在生活中我們都有這樣的體會：有時一兩個詞句，就能把要說的意思清楚完整地表達出來。有時，說了很多話，要表達的意思卻仍然不清楚。從理論上說，人類創造的成熟的語言，足以表達人類常規的思想和情感，至於文學作品中那些複雜微妙的心境，有時隻可意會、不可言傳，隻能借助形象曲折地加以表現，在公文寫作中是不常出現的。公文寫作中之所以有用語繁多而意思仍不明白的情況，多半是由於用語不精確，隻好增加語句去彌補，結果反而是“言愈多而理愈亂”。
2.盡量使用短句
五四時期，現代漢語的書麵語言還不成熟，不少作家借鑒歐化的句法來寫文章，句子寫得長長的，句子內部的成分多多的，閱讀起來雖別有風味，讀者卻常常需要再三考慮，才能弄明白句子複雜的含義。這種現象現在已經很少了。著名作家老舍寫文章，總喜歡寫短句子，七八個字一句，十個字左右一句。他認為，這樣寫，讀者好讀，意思也簡練明白。有人統計過他的名篇《濟南的冬天》，說其中超過11個字的句子隻有6句，超過14個字的句子隻有兩句。請看下麵的文句：