一、概念解說
會議記錄，是在開會過程中由專門人員把會議的基本情況和會上的議程、報告、討論的問題……發言、決議等內容記錄下來的書麵文字材料，是一種沒有正式打印和蓋章的特殊文件。開會做記錄，可作為傳達、執行會議決定和貫徹會議精神的依據，也可以作為會後進一步分析……研究、總結工作的重要參考材料，還可以起到備查作用。
按照會議的不同性質，會議記錄
可分為：黨委會議記錄、群眾團體會議記錄、企事業單位行政會議記錄、單位會議記錄、工作會議記錄、座談會議記錄等。
二、寫作格式
從結構上看，會議記錄一般分為兩部分：
第一部分，是會議的基本情況。
這些情況一般要在會議宣布開始時就寫在記錄本上。具體包括以下內容：
1.標題
即會議的名稱，一般由單位名稱、會議事由加上記錄構成，如《××大學校長辦公會會議記錄》。
2.時間
3.會議地點
4.會議出席者
根據會議重要程度和出席會議的人員多少，要寫清楚參加會議人員的具體單位和出席者的姓名、職務，特別是決定重大事項的會議，要清楚地記錄下有關出席者。出席會議的單位和人比較多時或不需要一一列出時，隻寫主要與會人員或總數就可以了。
5.缺席者
一般應寫清缺席者的姓名和缺席原因，但缺席人較多時，也可隻寫缺席人數。
6.列席者
即不屬於本次會議的正式成員，但與會議有關的各方麵人員，一般應寫清單位、名稱和職務。
7.主持人
寫明主持人的姓名、職務。
8.記錄人
寫上記錄者的姓名，有幾個寫幾個，必要時注明其職務，以示對所作記錄的內容負責。
第二部分，記錄會議的內容。
這部分一般包括會議主持人的發言，會上的報告或傳達了什麼事情，討論了什麼問題，做出了什麼決議等項目。記錄這些內容有兩種方法，一種是簡要的記錄，一種是詳細的記錄。一般說來，除重要的會議，對與會者每個人的發言要全部做詳細記錄外，一般性的會議記錄是可以有詳有略的。記錄人要特別注意，如果討論的是關鍵性問題，特別是意見有分歧，一定要詳細記錄下來。如果大家的看法比較一致，沒有什麼爭論、交叉的意見，可以抓住每個人發言的中心、要點，簡要地記錄下來。會上如果有討論決議的事項，有時，還要整理一下討論、議決的問題，念給與會者聽，征求大家的意見，把決議的事項推敲得準確，以便於公布。
三、寫作要領
1.寫會議記錄的基本要求
會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴格認真的態度忠實記錄發言人的原意，重要的意思要記錄原話，不得任意取舍增刪，改變原意。會議的重要情況、發言主要內容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體要規範，不得自己製造簡便字符，力求清晰易認。對重要的會議要實行雙套記錄製，即由兩人同時做記錄，一人做詳細記錄，一人做簡要記錄，或兩人都做詳細記錄，以防止遺漏、誤記和差錯，保證記錄的內容準確、完整。