一、恰當擬定標題、小標題
所謂公文標題，就是公文的題目。 標題標示全篇公文的主旨或標明篇中某部分的內容，是公文的眉目，也是公文格式的重要內容之一。 標題有大小之分。一般分為總題，即通常所說的標題；節題、章題，即通常所說的小標題。 標題在公文中占有極其重要的地位，如同人的眼睛，心靈的窗戶，給人以第一印象，直接關係到公文的質量。古人有“公文學到老，標題總難好”的俗語，今人也有“看書看皮，看文看題，題好一半文”的說法。
1.撰寫公文標題應注意的事項
公文標題通常有準確性、完整性、高度概括性、簡要性、美觀性五種。其注意事項分別是：
（1）準確性
這是公務文書標題擬定的最基本要求。它包括兩層含義：
其一是“事由”部分的內容表達要準確無誤，要與正文所述內容完全吻合，即通常所謂“題文相符”。為此，作者必須全麵、準確、具體地了解和掌握所反映內容總體麵貌，不能滿足於一知半解抑或淺嚐輒止；作者要具備較高的綜合概括能力和文字表達能力，要能夠用極其精練的語言將所要反映內容的實質提煉出來，務求準確，不能有所疏漏。這個提煉出來的“精華”即為公務文書標題的“事由”。它的準確與否，直接關係到通篇公務文書的質量及其效用。
其二是對文種的使用要準確，不能錯用或者混淆濫用。公務文書文種的使用具有單一性的特點，采用何種文種，直接受製於公務文書的內容闡述的需要。此外，不同的行文方向和行文目的對文種的采用也有極為重要的影響。
具體來說，必須把握五點：一要嚴格按照國家最新規定的文種名稱使用，不能自編自造，以保證其準確性；二是依據不同的行文關係選用相應的文種；三要根據發機關的職權範圍來選用恰當的文種；四是根據不同的行文目的選用恰當的文種；五是注意區分相近易混文種，避免錯用或混用。為達到上述要求，必須下苦功夫，悉心研究每種公務文書的性質、特點及其各自的使用功能，要特別注意辨析它們之間的細微差別。隻有如此，才不至於在選用文種時張冠李戴。
（2）完整性
關於公文標題的組成，一般由“發文機關+公文主要內容（也稱事由）+文種”三部分組成。也稱之為標題構成三要素。這是現行黨和國家有關公文法規的普遍和一致的規定。其中，《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當表明發文機關。”
在一般通常情況下，發文機關名稱、事由、文種三要素缺一不可，若缺一項便失去了公文標題的完整性。在現實的公文標題中，凡屬概括性事由通常使用“關於”這一介詞，使事由更加具體、突出、鮮明。把標題中發文機關名稱與事由有機地結合起來，使標題形成完整的結構。
（3）高度概括性
無論撰寫何種公文標題，都要符合公文用語“一要準確，二要簡要”的要求，做到言簡意賅，讓人一看標題就能略知公文內容一二，這就要求標題的語言具有高度的概括性。
（4）簡要性
注意公文語言的簡要性，就是要求用較少的文字，表達較豐富的內容。特別是對公文標題更加要求具有簡要性。用字用詞能省則省，能簡則簡，一般最多不要超過15個字。
（5）美觀性
公務文書標題擬定以後，要將其在文麵上妥當、合理地進行排列位置，使之清晰整潔，醒目勻稱，美觀得體。其基本原則是：如果標題字數較少，則居中排成一行。對於隻有兩個字的標題如“公告”、“通告”等，排列時字與字之間要適當空出一定距離，既不能過分“擁擠”，也不能流於鬆散，一般以空出3～5字為宜。如果字數較多，排列時超過一行3/5以上的，則應分成兩行或三行。要盡力避免四行甚至更多行數標題的出現。此外，還要注意保持詞或詞組的完整性，不要隨意割裂，將其分置兩行之中。那樣，即使各行字數勻稱相等，也不符合公務文書標題的排列要求。
具體來講，對於公務文書標題的排列形式可以分為3大類13種，即單行標題、雙行標題（上下等長、上長下短、上短下長）、多行標題（正梯型、倒梯型、上下短中間長、上下長中間短、上短中下等長、下短上中等長、上長中下等短、下長上中等中短、上中下等長）。在實際公文寫作中，應視具體情況靈活運用，做到既美觀醒目，又合理得體，能給閱讀者產生形態上的美感。
對公文標題精簡省略一般有以下三種情況：
①省略發文單位。主要用於帶有文件稿頭的公文（即紅頭文件）。這樣既不失其完整性，又可避免重複。
②省略事由。這類公文主要用於國家權力機關或國家最高行政機關製發的文件，如《國務院公告》。也有發文機關及事由二者皆省者，如通告、通知，主要用於知照性公文或事由過於簡單的公文。
③轉發性公文標題的省略。這是最難掌握的問題，最易出現重複羅嗦。特別是經過多次轉發，容易出現“關於的關於”、“轉發的轉發”、“報告的報告”，甚至會出現“××單位關於轉發××單位××問題的通知的通知的通知……”字樣的標題。文字冗長、重疊，讓人讀起來極不順口。若遇到多次轉發的文件，可以直接轉發最高機關的原文，再在轉發過程中說明其上級機關轉發過程和基本要求。這樣既可突出最高製發機關，又可簡化標題、節省文字。
2.撰寫公文小標題應注意的事項
所謂公文小標題，就是指在標題之下的節題、章題，又稱分題、層次標題。在公務文書寫作中，尤其是那些頭緒複雜、內容豐富、篇幅較長的公務文書，精心撰擬小標題，以概括某一段落或層次的中心內容，突出某一事件或某項工作進程的階段性，強調某種思想觀點、措施或問題，從而讓閱讀者準確領會公務文書的內容。
公文小標題是在標題的統帥之下，來說明補充標題，為標題服務的。這類標題的撰寫有其特殊要求：
（1）注意結構的層次性
國務院2000年8月24日頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第五章第二十五條第六款對公文層次的序數的標示有明確規定。第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。每個層次不能混淆。
（2）注意同一層次的並列性
每個層次間不論有多少個小標題，它們都是並列關係，不是交叉關係，更不是種屬關係，防止重複羅嗦。
（3）注意上下層次的邏輯照應性
上下層次間的關係是包含與被包含的關係，或者是統帥和被統帥的關係。第一層次的標題要照應總標題；第二層次的標題要照應第一層次的小標題；依次類推。上層次是下層次的高度概括，下層次是上層次的具體說明。
（4）講究藝術性
擬定小標題，還要講求藝術性。一般來說，主要有四種方法：一是運用形象化的語句。例如《中紀委關於加強紀檢工作座談會紀要》一文，其中最後一個小標題“自己幹淨才能幫助別人洗澡”，采用借喻手法，生動活潑，耐人尋味。二是運用對仗式。但這種對仗一般隻是講求字數的對稱整齊，而非嚴格意義上的對仗。例如上文“總結工作，增強信心”、“全黨動手，上幫下促”等便是。三是運用排比式。例如《全國農村工作會議紀要》下設五個小標題：關於農業生產責任製；關於改善農村商品流通；關於農業科學技術；關於提高經濟效益、改善生產條件；關於加強思想政治工作和基層組織建設。以介詞“關於”作提示語，統轄全“局”，結構緊湊，語勢強勁，富於表現力。四是使用該段中具有概括性的“原話”。這在一些綜合性的簡報以及先進人物事跡材料中較為多見。
除此之外，在撰寫公文大小標題時要注意斟字酌句，力求達到準確簡要的要求。在一般情況下，除轉發法規性文件使用書名號外，其他均不使用標點符號。在需要加標點符號處空一個字的位置。
二、正確體現領導意圖
領導在實際工作中，發現了某種問題，產生了某種想法，提出了某種要求，並且欲將這些問題、想法、要求通過文字來上傳或者下達的時候，便產生了製發公務文書的動機，於是確定撰寫者，交待起草公務文書的意圖。所謂“領導意圖”就是領導對撰寫某一公文的目的和打算。實踐表明，一份高質量公務文書的撰寫，是領導與撰寫者雙方的思想和理論水平以及寫作才能充分發揮的結果。撰寫者的寫作才能是決定一篇公務文書水平的基礎，但指揮者的指揮才能又是決定一篇公務文書質量的關鍵。
由於公務文書是遵命性寫作，它要受到指揮者意圖的製約，這就要求撰寫者在公文寫作中必須準確地體現出領導意圖，才能順利實現行文目的。如果在起草公文前，不了解領導意圖，隻能是自作主張，瞎寫一氣。因此，正確體現領導意圖是寫好公務文書的關鍵環節。它直接關係到指揮的正確性、執行的有效性以及行文的現實針對性。因此，公文撰寫者必須把正確體現領導意圖作為寫作的首要之點。
領導交待起草公文的意圖，一般來說，往往局限於原則性的指導，隻能是粗線條的輪廓。因此，撰寫者在接受起草任務之後，還要進一步精心思考，以便能準確領會、理解和把握領導意圖的精神實質。對領導意圖了解得越具體越好，越透徹越好。
一般來說，在撰寫者的腦海裏，應該明確了解領導公文製發的目的與要求，即這份公文的主旨是什麼，要闡發的基本觀點是什麼，要解決的主要問題是什麼，受文對象和發送範圍是什麼，等等。這是一步。實現了這一步，可以說就大體上明確了解領導的意圖。接下來，還要精心思考、周密體察、研究探索，將上述領導的辦文主旨、觀點以及現實針對性等，結合、對照現實的工作狀況努力加以融會貫通，力求將已知的領導意圖，進一步具體化、深入化和條理化。例如，公文的基本觀點通過哪幾個分觀點去闡述，這幾個分觀點順序如何排列，它們針對哪些現實問題，從怎樣的角度闡述，具體的理論依據各是什麼，等等，都要具體入微，清晰可見，進而轉化為撰寫者自己的思想，一旦動筆便能用撰寫者自己的語言去闡述。這是第二步。隻有做到了這兩步，經過了從第一步向第二步的轉化，即領導者的意圖轉化為公務文書撰寫者的思想，才算是真正領會了領導意圖的精神實質。
因此，領導公文撰寫者首先要結合現實的社會背景去領會領導的意圖。馬克思主義認為，人們的社會存在決定人們的社會意識。領導的任何思想觀念，都不是憑空產生的，從根本上說，都是由社會存在決定的。因此，如果不將背景材料與領導意圖結合起來考慮，就不可能是正確領會領導的意圖及其來龍去脈。其次，要結合現實的中心工作去領會領導意圖。任何機關、單位製作任何公文都是為了解決實際工作，尤其是當前中心工作中存在的問題。公文的顯著而重要的特點之一，就是具有鮮明的現實針對性和對於實際工作的明確指導性。領導交辦製作公文，不可能是無的放矢，如果公文撰寫者對現實的中心工作狀況不了解，不把現實中心工作中存在的問題與領導的意圖結合起來考慮，就不可能正確領會領導意圖產生的直接動因及整個意圖的精神實質。再次，要結合黨和國家現行的方針、政策和法規精神去領會領導的意圖。這樣，不僅可以在公務文書寫作中為表達領導的意圖找到更充分的理論依據，而且可以針對已有的方針、政策，更好地把握闡述領導意圖的角度、重心和詳略。因此，隻有結合現實的社會背景、正在進行的中心工作、現行的方針政策，經過艱苦的、精心的、周密的思考，將領導的意圖轉化為自己的思想，這樣才能為動筆行文，進而正確體現領導的意圖，奠定紮實可靠的基矗