公文是黨和國家行政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務的工具，是應用文中最重要、用途最廣泛的一種文體，它具有以下幾個方麵的作用，並且這些作用不是孤立的，而是相互聯係的，是一個不可分割的整體。
一、規範與約束作用
黨和國家各個行政機關所使用的公文中，大部分是用來頒布行政法規、發布各種命令、製定法律的。公文的這種特點決定了它具有了一定的規範與約束作用，它規範和約束著人民群眾的行動，人們對它的決定是必須要堅決執行的，是具有強製性的，黨和國家通過強製手段保證公文的執行，維護它的權威性，使之真正起到規範與約束的作用。
二、領導與指導作用
公文的主要職責是代表黨和國家行政機關、企事業單位、社會團體在特定的範圍內進行組織管理行政事務、交流合作、處理公務、進行商務活動等。在各種各樣的公文中，它們的共同點都是體現著黨和國家的意誌，是黨和國家進行管理的工具。因此，公文就具有了領導與指揮的職責與作用，是黨和國家行政機關意誌的代表，也是廣大人民群眾利益的代表。公文一經擬定與下發，無論是各個行政機關還是企業事業，這些下級機關單位必須嚴格執行公文規定，如果脫離了公文的這種作用，管理工作很可能就會無章可循，變得混亂不堪。
三、宣傳與教育作用
要想使黨和國家的路線、方針政策順利及時的進行貫徹實施，除了黨和國家製定的路線、方針正確，符合廣大人民群眾的利益外，還要以某種形式進行宣傳，因此，黨和國家的各級機關會製定一部分可以對廣大幹部群眾進行思想教育的公文，用來提高人們的認識，啟發人們的覺悟，增強人們建設中國特色社會主義的信心以及調動建設中國特色社會主義的積極性。
四、協調作用
協調，顧名思義就是調節與調整之意，而公文的協調作用也是此意。公文的協調作用是指調整與改善各個行政機關、各個部門以及各個社會團體之間的關係，使之協調、有序，使各項工作得以順利開展，使各種管理工作有條不紊地進行。 比如，我們可以製定某些決議、決定來規範協調人們的活動，可以頒布某些法令來糾正不良的行為，還可以製定某些條例、規定來約束調節人們的行為規範等等。通過公文的這種協調作用，黨和國家、企事單位以及某些社會團體的工作才能順利開展，做到步調一致，避免貽誤工作。
五、頒布法規作用
公文是各級行政部門及各個單位依法行政和進行公務處理活動的重要工具，而這種工具要以一定的形式表現出來，這就形成了各種法規，例如行政公文有國家的憲法、刑法、民法、訴訟法等各種法律法規，還有各種辦理具體事務的規定、辦法等，這些法規在擬定後，都要以行政公文的形式進行頒布與實施。黨的公文也是如此，例如用來發布黨內行為規範和規章製度的條例、規定等也要以公文的形式發布實施。這些行政法規一旦發布，就具有了法律效力，是神聖不可侵犯的，任何機關單位、任何人都不能違反。
六、交流作用
公文的另一個重要作用是交流信息的作用，它在諸多不相隸屬的機關或者平級機關單位之間起著橋梁與紐帶的作用。公告、通告、通知、通報、報告、請示、函等公文都具有交流信息的作用。交流信息，可以加強各個機關單位之間的聯係，起到很好的溝通功能，既方便上情的下達，也方便了下情的上達，再者友鄰單位之間也得到了很好的溝通與交流。有了公文這種交流與溝通的橋梁，黨和國家的行政機關、企事業單位、社會團體都有可能做到互相溝通、互相了解，更好地進行配合協作，有利於各項工作的開展。
七、組織作用
公文是黨和國家製定的計劃和決策進行實施的載體，這些計劃和決策依附公文而化為具體的執行過程。由此可見，公文是黨和國家進行各種組織活動的重要工具，是組織各種機關單位進行活動、實施計劃與決策的工具。例如，可以通過命令、意見、決議等形式對下級的工作進行組織並提出具體實施要求，也可以通過請示、報告對下級的工作進程做深入了解與掌握，並對其活動進行組織與督促。
八、憑證與記載作用
公文具有一定的時效性，它的時效的開始與喪失都是有時間限製的。公文是進行各種公務活動的依據，它負責公務活動的記錄，是公務活動的憑證。不僅如此，公文在完成了它的使命之後，就要進行整理歸檔，以便對今後的各項工作起到記載、憑證與參考的作用。
(本章完)