在公文寫作中，往往采勸一文一事”的製文方式。采取一文一事，比較容易將公文的主旨突出出來，比較容易將公文的基本觀點闡述清楚，比較容易體現公文對實際工作的針對性和指導性。
為了更好地體現領導的意圖，往往采取直接敘事的表述方式。圍繞領導指示的精神實質，直敘其事，不拐彎抹角，使主旨突出，主幹鮮明。因為這種闡述方法開門見山，批閱辦理都比較迅速，領導意圖可以較快地貫徹下去。
為了更好地體現領導的意圖，還要根據發文對象的不同，選擇恰當的文種。發文對象不同，使用的文種也不同。上行文，不能使用下行文或者平行文的文種，反之亦然。不同的文種，對領導意圖的闡述語言和體現程度等也有諸多的不同。文種選擇恰當，才更有利於公文效力的發揮。
三、正確提練、表達主旨
1.正確提煉主旨
主題，是文章四要素——主題、材料、結構和語言中的第一要素。主題是作者對於文章中心事物進行總體抽象分析所產生的一個基本思想認識。人們對一個事物會有多個思想認識，主題是其中最主要的認識，其他思想認識則表達為圍繞主題的層義、段義和觀點句子。而在公文中，主旨即主題，是撰寫者通過公文的全部內容表達出來的一個中心思想認識。
主旨的地位和作用非常重要。如果說材料是血肉、結構是骨胳、語言是細胞，主旨則是公文的靈魂。換言之，主旨是公文的核心。人們還將主旨比喻為軍隊的統帥。構成公文的材料、結構和語言等因素，都受主旨製約、指揮，為主旨服務。主旨是決定公文寫作水平的最重要的因素。
公文起草之前必須首先確立主旨，正如古人所說“意在筆先”。在公文四要素中，隻有主旨是作者自己產生的。主旨是作者對公務提煉出來的整體性集中認識。其他文章要素不是這樣：材料是客觀存在的個別事物，結構是具有曆史性、規範性的公文外在形式，語言是公文形式的基本建築材料。作者對它們隻是按照需要進行選擇和運用而已。主旨確立是作者的第一步而又有整體性的工作。主旨確立後，其他要素就有了安排和使用的依據。
主旨是最為重要的公文要素，製約著全部公文。因此，必須重視主旨在公文中的表達形式。
在公文中，主旨的具體表達形式是一個邏輯判斷句。正確的主旨寫法是一個有主語（可以省略）、謂語和賓語（也可以單獨省略）的判斷句。謂語成份是一定要有的。如一篇工作報告的主旨可以是“我單位今年工作大見成效”。又如一篇調查報告的主旨是“某公司財務管理相當薄弱”。一般的行政公文，如請示、通知、通告等，主旨往往隻是簡單的公務要求意向，如“請批給某物”、“通知學習……”、“報告清理整頓工作”。
一般來說，在公文寫作的構思階段就一定要提煉出主旨來。要寫下主旨句，進一步提煉，並指導全篇公文的寫作。
在寫出的公文中，主旨表達存在著不同情況，特別是因文種而異。在以說明為主要表達方式的行政公文（如命令、請示和通知）中，主題十分簡明，常常由事由和文種部分表達出來。而在以議論為主要表達方式的公文（如報告、講話、指示、意見）中，以及在以記敘為主要表達方式的公文（如調查報告、總結）中，主旨實際上是中心論點，層次要求較高，但是作為一個判斷句的形式來說還是非常明晰的，並且往往在標題以及雙標題的正標題中直接表達出來。這裏需要指出，在這類公文中主旨在標題中往往采用詩詞的整齊形式或者藝術手法來表達，如《加強安全教育，健全安全製度——××廠開展安全生產教育活動的總結》。這就需要作者在心目中準確地把握主題，將藝術形式的標題轉換為隻能有一個主語和一個謂語的規範句式。上例就可以轉換為主題句“我們廠總結安全教育活動的要點是健全安全製度”。
在提煉領導公文主旨的過程中，一般遵循如下原則：
（1）提煉主旨要正確
公文在構思時，要注意正確地提煉主旨，行文時要注意正確地表述主旨。
公文是以公務活動為其寫作對象的，因此，主旨正確與否，直接關係到政府在人民心中的形象，關係到黨和國家事業的成敗興衰，關係到單位的直接效益。公文主旨的正確，首先是要求主旨必須與黨和國家的方針、政策、法律、法規相一致，與馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論相一致，與上級意圖相一致。其次，公文主旨的正確還要求必須是對客觀外界的準確反映、中肯認識、合理分析，公文提出的措施、意見是實事求是的、合情合理的。某些道理不錯卻不切實際也不能被認為是主題正確的公文。
提煉正確的主旨，在構思時不妨多想幾個為什麼，用懷疑、審視的眼光對待主旨，以保證製發公文出發點的正確性。經過深思熟慮，確定了主旨，提筆行文時就要堅信主旨的正確，並要千方百計地表現它。在文字表述上要注意維護主旨的這種正確性，其表述方法有兩種：一是通過直白的方式，直截了當地、毫不含糊地說明主旨的正確性。如擬寫貫徹上級指示的通知，必須首先強調上級指示的重要性和正確性，然後提出貫徹落實要求：另一種方法是采用證明主旨正確性的材料，間接維護主旨的正確性。如寫報告，為了證明某種做法的正確。可以寫效果，以效果好間接證明做法的正確。
（2）提煉主旨要著眼於全局
公文的製發分不同的層次，有的是中央和國務院製發的，有的是中央和國家機關部委製發的，有的是地方和企事業單位製發的。無論哪個層次在製發公文時都要從全局出發，體現“政出一門”。中央和國務院是最高領導機關，部門和地方都要維護其領導地位，部門和地方製發的公文不能跟中央和國務院的公文抵觸，地方和部門之間也不能相互抵觸。隻有這樣，才能保證公文的正確性，才能體現全黨全民的意誌和願望。
為了更好地從全局著眼，提煉好具體公文的主旨，要認真學習、熟悉黨和國家的方針、政策，經常從黨和國家的重要文件中，揣摩、體會其決策的戰略意向，體察政策調整方向的脈絡。這樣，在擬寫某份具體公文時，所闡述的具體觀點，就可以在全局中與總主旨恰當地吻合起來。如果胸中無全局，誇大了具體主旨的作用，就會衝擊全局性的主旨及中心工作。而具體的主旨達不到應有的高度，也就不能發揮具體政策服務於全局性工作的作用。具體主旨應該發布於後，而搶在前麵發布，就會打亂中心工作的步驟，造成全局性工作的被動。如果胸中無全局，不考慮具體主旨與全局中其他部門主旨的關係，應該聯署發布的卻單獨發布，就會造成政出多門，影響黨的總政策的實施。而過分強調具體工作主旨從屬於其他政策，也難以開創新局麵，有損於全局工作。所以，公務文書寫作在提煉主旨時，一定要將具體主旨放在大局中去衡量，使具體公務文書的主旨與黨的總政策一致起來。
（3）提煉主旨要鮮明
鮮明，就是要求公文的主旨被表現得直白顯露。公文多數是必須遵照辦事的準則，公文內容提倡什麼、反對什麼、支持什麼、禁止什麼，都必須清楚明白，其觀點、要求、傾向容不得半點含糊。否則，在實際解決問題時將會失去準確可靠的依據和尺度。
要想使主旨表達得明確，首先是作者主觀認識的明確，讚成什麼，反對什麼，為什麼要這樣做，怎樣做，都認識得清清楚楚，並且執著地去表達。要用其明確的主旨統攝所需要的材料，把材料放置到合適位置，起烘托主旨的作用。另外，運用篇首提要，即一般所說的倒懸法，也有利於主旨的明確。起句立意，寫好導語，然後再引申出具體事項，收尾時再同起句照應。
（4）提煉主旨要有預見性、超前性、發展性
製定政策的目的，是指揮和實施辦理國家的公務，其主旨如果沒有預見性、超前性、發展性，就處理不好國家事務。政策具有調整社會各方麵關係的作用，但這種調整，是促進問題的解決，推動社會向前發展，而不是讓政策成為束縛人們行為的框框。這是在提煉公文主旨時必須予以注意的。
因此，公務文書撰寫人員在平時就要十分留心掌握社會變革中出現的新情況，諸如新的社會關係、新的經濟形式、新的社會矛盾、人民群眾新的社會需求等。這樣，有了豐厚的積累，在擬寫公務文書提煉主旨時，就可以將這些新因素融入構思之中。同時，還要廣泛接觸、精心篩選，善於吸收新的觀點。這樣，才有可能在提煉公文主旨時，產生具有科學性、預測性的主旨。
（5）提煉主旨要集中
公文的主旨要單純明確、單一集中，要圍繞一個問題、一項工作，集中力量把要說的主旨說得鞭辟入裏，不能四麵出擊，麵麵俱到。有些公文，如請示等，應當一文一事，一事一中心，防止“意多亂文”。這樣便於落實、批複、貫徹執行，便於理解。主次不分，貪大求全，是公文寫作的大忌。
由於公文的主旨具有單一性的特點，因此在表述時要力求集中。全部內容要圍繞一個主要意圖，一個基本觀點去展開，即使是篇幅較長、內容豐富的報告之類的公文，事可以寫幾件，從屬觀點可以有幾個，但也要像百川歸海那樣統一於一個主旨，不能節外生枝，不能這也想說，那也想說。如果出現多主旨，勢必成為無主旨。無主旨，受文者不知所雲，也就無所適從。
（6）提煉主旨要采用比較的方法
在擬寫公務文書時，應該力求製定較為完善的政策，發布較為精辟的主旨。這就要采用比較的方法，提煉具有辯證觀點的主旨。所謂比較的方法，就是在思索問題時，能廣泛聽取各種不同的意見。對任何事物都能從多方麵分析、綜合、比較，既要看到一般性，也要看到特殊性；既能看到現象，又能看到本質；既能看到其利，又能看清其弊。在科學的比較中，經過綜合分析，從而較好地確定公務文書的主旨。
（7）提煉主旨要新穎
在實際工作中，有些公文隻是客觀現實和工作現象的反映，它們對寫作者的分析、研究要求不太高，而有些公文卻十分強調寫作者對客觀事物的分析、研究，要求寫作者不僅要如實地反映客觀事物，還要在更高的基點上對生活和工作提出合乎規律、具有可行性的目標、規劃或希望，要立足於行。從實際效果和實踐的可能性出發，對錯綜複雜、千變萬化的社會現象做出合乎客觀規律的深刻分析。
要做到公文主旨的深刻、公文的寫作者要提高自己分析問題的能力，要善於從現象中看到本質，從個別看到一般，同時要學會運用反向思維，對社會生活實際以及各種公務活動多留心、多觀察、多分析思考，以增加自己的分辨能力。