（8）主旨要一致
一篇公文自始至終表明一個意思，不枝不蔓，“沒有閑事雜物來亂意”，也就是一事一旨，前後一致，不能中途轉移。同時，一個部門、機關的公文，既是黨和國家路線、方針、政策的具體化，又是部門之間各項政策規定的聯係和延續，因此，公文主旨還必須具有政策的連續性。涉及到其他部門職能的公文，要事先進行會商，協調一致方可行文。
2.正確表達主旨
在公文寫作過程中，主旨一經確立，即對材料的組織、結構的布局、語言的運用以及表達方式等起到製約和調控作用。因此，正確地確立主旨，使它合乎要求，是寫好公務文書的關鍵。
在公務文書寫作中，要將主旨直截了當、毫不隱諱、明明白白地寫出來，必須注意講究方法。公務文書寫作實踐表明，要恰切表現主旨，可從如下幾方麵進行：
（1）開門見山法
即起句立意，落筆入題，將公務文書的主旨展現於篇首。既可以直接交代行文的目的、依據及總的要求，也可以單刀直入，直接闡明意義、主張和基本觀點。這種顯旨方法便於閱讀者準確、迅速地把握全文的精髓。這就是要求公文的開頭必須直來直去，明確交代全文的主旨。在公務文書寫作實踐中，這種顯旨方法極為多見，也最值得提倡。指令性、法規性公務文書通常采用此法。
（2）標題顯旨法
這是公務文書主旨直接顯露的特點的重要體現。公文的標題是透視公務文書主旨的“窗口”，多數公務文書的標題，特別是法定公務文書中的完全式標題（即“發文機關——事由——文種”式），其主旨往往凸現醒目，讓人一看即明。這種標題中的“事由”，一般即是該文的主旨。
公務文書寫作中，采用標題顯旨法，一般要由開頭部分作補充，或者標題設問，開頭作答，或者標題點旨，開頭進解等，兩者互為補充，相得益彰。
如《公安部關於加強公安法製建設的決定》（2000年6月3日），其標題即已點明主旨——“加強公安法製建設”，又在開篇對其作了進一步補充：
改革開放以來，公安法製建設緊隨國家民主法製建設的步伐，取得了顯著的成績。公安法製工作越來越受到重視，公安法規體係基本形成，公安工作的主要方麵已經做到了有法可依，廣大民警的法製觀念和法律素質普遍增強，執法監督機製日益完善，公安隊伍的整體執法水平明顯提高。隨著社會主義市場經濟的全麵發展，公安機關維護社會政治穩定和治安穩定的任務日趨繁重，一些新製定和修改的法律、法規對公安機關行使職權做出了更為具體、明確的規定，來自各方麵的監督越來越多，特別是依法治國方略的實施，對公安機關和廣大民警的執法活動提出了更高、更嚴格的要求。為了深入貫徹依法治國方略，全麵提高公安隊伍的整體執法水平，保障嚴格公正文明執法，必須全麵加強公安法製建設。
這一開頭進一步深化了該決定的主旨。
（3）段前撮要法
“撮要”即摘取要點，將其置於公務文書某一層次或段落之首，它一般適用於內容複雜、篇幅較長的公務文書。其表現形態或是撮要標目（分條列項），或者分列小標題（分題），它是全文主旨的一部分。
（4）首尾呼應法
這種顯旨方法適用於那些內容比較複雜的決定、決議、報告、意見、講話稿等公務文書。它們一般文字較長，內容繁多，既有總的闡述，又有細致說明；既涉及大政方針，又牽扯具體的方法步驟。在主旨表達上通常在開頭部分率先提出一個令人關注的問題，而後在結尾部分作出明確回答。或者在開篇對某一情況或問題作出多種解釋，而在結尾處得出正確結論等等。
例如毛澤東同誌的《中國社會各階級的分析》一文，即在開篇提出問題：“誰是我們的敵人？誰是我們的朋友？這個問題是革命的首要問題。”中間經過精辟有力地分析、論證，最後在結尾部分得出正確結論：“綜上所述，可知一切勾結帝國主義的軍閥、官僚、買辦階級、大地主階級以及附屬於他們的一部分反動知識界，是我們的敵人。工業無產階級是我們革命的領導力量。一切半無產階級，小資產階級，是我們最接近的朋友。那動搖不定的中產階級，其右翼可能是我們的敵人，其左翼可能是我們的朋友——但我們要時常提防他們，不要讓他們擾亂了我們的陣線。”這種顯旨方法，首尾呼應，圓合縝密，鮮明而有力地烘托出全文的中心內容。
（5）緣由引發法
這是請求性、指令性公務文書主旨表達的基本方法。即在公務文書開端處率先陳述製發文件的緣由，點透背景，然後順流而下，引出全文的主旨。
例如由毛澤東同誌起草，以毛澤東和朱德名義發布的《向全國進軍的命令》，即采用此種方法。首先交代緣由：“由中國共產黨的代表團和南京國民黨政府的代表團經過長時間的談判所擬定的國內和平協定，已被南京國民黨政府所拒絕。”這樣，就把發布向全國進軍的命令的根本原因一語道出。其次追溯了南京國民黨政府拒絕協定的原因，指出南京國民黨政府拒絕國內和平協定是完全沒有道理的。這樣就揭露了國民黨反動派假和平、真內戰的要害，明確地表達了發出向全國進軍的命令的必要性和緊迫性，從而使中國人民解放軍指戰員按照命令，向未解放的廣大地區，以摧枯拉朽之勢，發動規模空前的進軍。
四、正確運用簡稱
簡稱又稱縮略語，是現代漢語中詞組的基本結構形式之一。它是事物的名稱或固定詞組簡化了的稱謂。簡稱不單純是全稱在數量上的減少，而是全稱的科學概括和濃縮。使用簡稱以後，絲毫不影響全稱的特定含義。在公文寫作中，為使語言表達簡潔凝煉，更富於概括性和表現力，往往要使用簡稱。特別是那些內容複雜、篇幅較長的公文，諸如會議紀要、工作報告、工作總結、綜合性簡報等，更應如此。
公文寫作中使用的簡稱，其構成形式主要有以下幾種：
1.標數概括
這種簡稱具有多種表現形式，其總的特點是由數詞加名詞或名詞化的詞、詞組這樣兩部分組成，如“講學習、講政治、講正氣”簡稱為“三講”，“堅持社會主義道路，堅持人民民主專政，堅持黨的領導，堅持馬列主義、毛澤東思想”簡稱為“四項基本原則”等。在這一總的特點之下又可將其劃分為如下三種類型：一是單重式。這種標數概括簡稱通常由一個數詞加名詞或名詞化的詞、詞組構成。二是雙重式，即由兩個數詞加名詞或名詞化的詞、詞組構成，如“雙增雙減”、“一個中心，兩個基本點”。三是多重式，即由三個或三個以上的數詞加名詞或名詞性的詞組構成，如“五講四美三熱愛”等。
2.取前舍後
如“蹲點調查”簡稱為“蹲點”。
3.舍前取後
如“中國人民解放軍”簡稱為“解放軍”等。
4.選取全稱中有代表性的語素或詞
如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”，“全國人民代表大會”簡稱為“全國人大”，“非典型肺炎”簡稱“非典”等。
5.合並相同成份
即省略兩個詞中的一個相同的語素，如“工業、農業”簡稱“工農業”，“離休、退休幹部”簡稱為“離退休幹部”，“複員軍人、轉業軍人、退伍軍人”簡稱為“複轉退軍人”，“病害、蟲害”簡稱為“病蟲害”等。
6.標義概括
例如1987年公安部頒發的《公安機關辦理刑事案件程序規定》簡稱為“一百二十條”，它沒有從表麵上將其簡稱為“規定”，而是根據該法規的條款數目（共計120條）而進行歸納，此即所謂“標義概括”。
7.取全稱首尾
即將全稱的首字和尾字保留，省略其餘的內容，如“中華人民共和國”簡稱“中國”，“掃除文盲”簡稱“掃盲”，“歸國華僑”簡稱“歸僑”，“微型計算機”簡稱“微機”等。
8.舍全稱首尾
例如“快速記錄”簡稱“速記”，“曆史地理”簡稱“史地”，“人民警察”簡稱“民警”等。
公文中運用簡稱，應主要注意以下幾個方麵：
第一，要有可接受性。即所使用的簡稱必須是已經約定俗成或者為公眾所認可的，否則不宜使用。
第二，對於新創或較少使用的簡稱，應力求表意明確、清晰，力避含混隱約，生僻晦澀，令人難解其義。例如“整辦”，究竟指“整黨辦公室”，還是“整頓市容辦公室”，令人費解。據報載，“文革”時期，哈爾濱市一機構的門前掛有“三兩辦”的牌子，“三兩辦”所指究竟為何，讓人莫名其妙。後經詢查，方知是“兩個階級、兩條道路，兩種思想鬥爭辦公室”。這種含混模糊的簡稱，還是以不用為好。
第三，使用簡稱，尤其是新創或較少使用的簡稱，除“知名度”較高者如“一國兩製”、“四項基本原則”、“一個中心，兩個基本點”等外，必須先用全稱，並用括號標注說明。對此，《國家行政機關公文處理辦法》第二十八條第六項已作出明確規定。如不予標注說明，就會給人以突兀之感，不知所指。
第四，要盡量避免使人產生歧義。例如將“上海市測繪研究所”簡稱“上測所”，應當堅決加以避免。
五、正確編製發文字號
發文字號簡稱文號，又稱公文編號，這是同一年度公文排列的順序號，它一般包括發文機關代字、發文年份和文件順序號三項內容，如做什麼、怎麼做、什麼時間完成等。
編製發文字號的原則，《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨機關公文處理條例》中明確規定：“發文字號，包括機關代字、年份、序號。聯合發文，隻標明主辦機關的發文字號。”其具體要求是：
1.發文字號三個構成要素的排列，應首先是機關代字，其次是年份（書寫時兩麵加六角括號），最後是發文順序號，序號不編虛位（即1不編為001，不加“第”字）。
2.黨政機關的發文字號以分開為宜。
3.機關代字中應明確發文的含義，如“中發”、“國發”、“中辦發”、“津黨發”、“津塘黨發”等。
4.幾個單位聯合行文時，不應一文多號，而隻標主辦機關的發文字號。
5.在同一地區，當有些機關發文字號的機關代字容易造成重複時（如某縣的政府、政協、政法委三機關的代字都會編成“政發”），要力求避免。
6.在機關代字中，要不要注明承辦部門的代字，可視具體情況而定，例如大的單位可考慮這樣做，一般的中、小單位則不必要。
7.發文字號的標注位置，應以置於版頭之下正中位置為宜，上報的公文，應置於版頭“發文機關標識”的左下側。
8.發文字號采用3號仿宋體字標識。
(本章完)