一、概念解說
專用書信是在特定的範圍內因公務活動的需要而專門擬製並使用的書信，其用途十分廣泛。機關和團體、企業事業單位之間相互聯係工作、傳遞某種意見要求，開展友誼競賽以及對單位或個人提出表揚或批評時，常常需要以相應的專用書信為載體來得以實現。
專用書信是一個較為龐大的公文組群，其種類很多，主要包括介紹信、證明信、邀請信、賀電（信）、谘詢信、表揚信、感謝信、慰問信（電）、公開信、保證書、倡議書、建議書、申請書、聘書等，這些文種在實踐中的使用頻率都很高。
二、寫作格式
各種專用書信除介紹信、證明信、聘書等各單位均有鉛印好的固定格式式樣以外，其他幾種專用信件的寫法是：
1.開頭
寫稱呼，加冒號，頂格寫。
2.正文
即書信的主體部分，一般包括以下兩個方麵：
（1）說明慰問、表揚、感謝、賀喜的背景、原因。例如慰問信一般是通過“正當……你們取得了（突然遇到了）……”的句子來加以引出。 表揚、感謝兩種信件，是通過簡單扼要敘述對方的好品德、好作風等事跡來加以說明。喜報和賀信，一般是通過交代賀喜的原因來展開。
（2）以熱情飽滿、親切誠懇的語言進行慰問、表揚、感謝與祝賀，表明寫作者的態度和心情。例如慰問信要用樸實懇切的言語，致以親切的慰問，並表明上級機關的關心和態度。 表揚信、感謝信要在第一部分敘述事實的基礎上，加以熱情的讚揚和鼓勵。賀信或喜信要用熱烈的詞語表示祝賀、讚頌，寫出賀喜者的心情和態度。
3.結尾
慰問信、表揚信和賀信、喜信的結尾，主要是提出希望和號召。感謝信的結尾要表示向對方學習。除上述外，有的還寫上一句祝願之類的話，如“此致，敬禮”、“祝同誌們節日愉快”、“謹表謝意”、“向你學習”、“特此賀喜”等。
三、文種特征
與其他公務文書相比，其突出特點表現為專、短、快、多、活等五個方麵，即用途專一，範圍特定，篇幅短小精悍，成文方便，傳遞及時，數量繁多，用途靈活，對上、對下，對組織、對個人均可使用。正因為如此，就使得各種專用書信在長期的公務活動實踐中越來越受到人們的重視，是公務文書家族中的“輕騎兵”。
四、範例參考
例文一：
表揚信
市第二中學：
貴校 保衛科高科長，於今年11月18日在乘大巴返回縣，途徑××路段時，隻身與6名手持器械的攔車歹徒英勇搏鬥，身負重傷，後在車上其他乘客齊心幫助下，武警將這6名歹徒一舉捕獲。為此，我公司寫信給貴校 表揚高同誌並願承擔高同誌住院治療的一切費用。他這種見義勇為、不畏強暴的行為應得到社會的尊重、人民的愛戴。同時，我們要學習他這種精神，愛崗敬業，做好本職工作，為社會主義市場經濟建設多作一份貢獻。
此致
敬禮
地區交通運輸總公司
例文二：
感謝信
孫中山致倫敦各報主筆謝報界主持正義
各報主筆先生：
望能借重貴報的版麵，為英國政府致力於使我自中國使館獲釋而表示深切的謝忱。對報界的及時幫助和同情，亦謹表謝意。最近幾天中所發生的實際行動，使我對棄溢於英國的寬大的公德心和英國人民所崇尚的正義，確信無疑。
我對立憲政府和文明國民意義的認識和感受愈加堅定，促使我更積極地投身於我那可愛而受壓迫之祖國的進步、教育和文明事業。
忠實於你的孫逸仙
一八九六年十月二十四日於波德學區覃文省街四十六號
例文三：
致民警家屬的一封公開信
尊敬的家屬同誌們：
您們好！在全黨和全國人民深入學習全麵貫徹黨的十六大精神熱潮中，公安部於1月22日頒布實施了《公安部“五條禁令”》，即一、嚴禁違反槍支管理使用規定，違者予以紀律處分。造成嚴重後果的，予以辭退或者開除。二、嚴禁攜帶槍支飲酒，違者予以辭退。造成嚴重後果的，予以開除。三、嚴禁酒後駕駛機動車，違者予以辭退。造成嚴重後果的，予以開除。四、嚴禁在工作時間飲酒，違者予以紀律處分。造成嚴重後果的，予以辭退或者開除。五、嚴禁參與賭博，違者予以辭退。情節嚴重的，予以開除。
這“五條禁令”的頒布實施，是加強公安隊伍紀律作風建設，堅決製止少數民警涉槍、酒、車、賭重大惡性案件的發生，進一步純潔公安隊伍的迫切需要，是深入貫徹黨的十六大精神，從“三個代表”的高度，加大依法從嚴治警力度，促進公安機關履行鞏固黨的執政地位，維護國家長治久安，保障人民安居樂業神聖使命的重大舉措。為搞好“五條禁令”的貫徹落實，並通過您們做好民警執行遵守“五條禁令”的工作，使自己的親人做到“學習禁令、牢記禁令、執行禁令、不犯禁令”，防止民警違規“觸電”，給家庭帶來不幸和痛苦，我們致信懇請家屬同誌們監督並做好以下工作：