一、概念解說
會議紀要是適用記載和表達會議主要精神和議定事項的行政公文。在比較重要的會議的主要精神和議定事項需要傳達時，一般都用會議紀要來行文。
會議紀要容易和會議記錄相混淆，其實，二者有著本質的不同，主要體現在以下三個方麵：
首先，從文體性質上看，會議紀要是正式的公文文種，而會議記錄隻是會議情況的記錄，隻是原始材料，不是正式公文。
其次，從內容上看，會議記錄無選擇性、提要性，會議上的情況都要一一記錄下來。而會議紀要有選擇性、提要性，不一定要包含會議的所有內容。
其三，從形成的過程和時間方麵看，會議記錄是隨著會議的進行過程同步產生的，而會議紀要則要在會議後期、甚至會議結束後通過選擇歸納、加工提煉之後才能形成。
會議紀要通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統一認識，在會後貫徹落實。會議紀要基本上是下行文，但與會單位不一定是召集會議機關的下屬，有時是協作單位，所以它作為下行文是相對而言的。事實上，會議紀要有時要向上級機關呈報，有時向同級機關發送，有時向下級機關下發。
二、種類
根據會議性質，會議紀要可分為辦公會議紀要和專題會議紀要兩類。
1.辦公會議紀要
辦公會議紀要是記載和傳達由機關、單位召開的行政辦公會議的紀要。它主要用來反映領導機關開會研究問題、部署工作的情況，其作用是為機關、單位工作的開展提供具體的指導和依據。
2.專題會議紀要
專題會議紀要是指各種各樣的交流會、座談會、研討會的紀要。這類紀要，有的起通報會議情況的作用，使有關人員盡快知道會議基本情況和主要精神。有的具有指導作用，其傳達的會議精神，可對有關方麵的工作予以指導。
三、寫作格式
會議紀要由標題和正文構成。它不用寫主送機關和落款，成文時間多寫在標題下方，也不用蓋章。
1.標題
會議紀要的標題一般都為“會議名稱加文種”的形式。也有的采用正副標題的形勢，如“探討新時期文學的發展——中國當代文學研究會第二次學術討論會紀要”。行政辦公會議紀要還常常把主持召開會議單位的名稱也寫在標題上，如“學院行政工作會議紀要”。
2.正文
會議紀要的正文一般由前言、主體和結尾構成。
（1）前言應簡明扼要寫出開會依據、目的、時間、名稱、參加人員的範圍和人數，出席領導、到會講話人、主持人及會議的基本議程、主要收獲。
（2）主體是會議紀要的核心部分。一般根據會議的中心議題，按主次、有重點地寫出會議的情況和成果，包括對會議工作的評價、對問題的分析、會議議定的事項、作出的決定、提出的要求等。常見的寫法有三種：
一是條文式寫法。按議定事項寫。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。
二是綜述式寫法。按問題寫。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若幹部分，每個部分談一個方麵的內容。較複雜的工作會議或經驗交流會議紀要多用這種寫法。
三是摘記式寫法。就是把與會人員的發言要點記錄下來。一般在紀錄發言人首次發言時，在其姓名後用括號注明發言人所在單位和職務。為了便於把握發言內容，有時根據會議議題，在發言人前麵冠以小標題，在小標題下寫發言人的名字。
（3）結尾比較簡短，通常用來強調意義、提出希望和號召等。
四、範例參考
例文一：
新疆自治區主席、自治區政協主席聯席會議紀要
（2003年8月12日）
2003年8月12日下午，自治區主席、自治區政協主席聯席會議在自治區人民政府召開。會議由自治區主席司馬義·鐵力瓦爾地主持。自治區政府秘書長阿尤甫·鐵依甫、自治區政協秘書長居來提·買買提明先後通報了上半年自治區經濟社會發展整體情況和自治區政協工作基本情況。自治區主席司馬義·鐵力瓦爾地和自治區政協主席艾斯海提·克裏木拜分別就進一步加強政府與政協之間的聯係與溝通，更好地為自治區改革發展穩定大局服務作了講話。會議還就進一步做好政府、政協各項工作等有關問題交換了意見。自治區副主席王金祥、庫熱西·買合蘇提、自治區政協副主席李東輝、阿不都卡德爾·乃斯爾丁參加了會議。現紀要如下：