3．注意保持理性，避免情緒化行為
在接受信息的時候，接收者的情緒會影響到他們對信息的理解。情緒能使我們無法進行客觀的理性的思維活動，而代之以情緒化的判斷。管理者在與下屬進行溝通時，應該盡量保持理性和克製，如果情緒出現失控，則應當暫停進一步溝通，直至回複平靜。
4．減少溝通的層級
人與人之間最常用的溝通方法是交談。交談的優點是快速傳遞和快速反饋。在這種方式下，信息可以在最短的時間內被傳遞，並得到對方回複。但是，當信息經過多人傳送時，口頭溝通的缺點就顯示出來了。在此過程中卷入的人越多，信息失真的可能性就越大。每個人都以自己的方式理解信息，當信息到達終點時，其內容常常與開始的時候大相徑庭。因此，管理者在與下屬進行溝通的時候應當盡量減少溝通的層級。越是高層的管理者越要注意與下屬直接溝通。
5．注意恰當地使用肢體語言
在傾聽他人的發言時，還應當注意通過非語言信號來表示你對對方的話的關注。比如，讚許性的點頭，恰當的麵部表情，積極的目光相配合；不要看表，翻閱文件，拿著筆亂畫亂寫。如果下屬認為你對他的話很關注，他就樂意向你提供更多的信息；否則下屬有可能把自己知道的信息也怠於向你彙報。
研究表明，在麵對麵的溝通當中，一半以上的信息不是通過詞彙來傳達的，而是通過肢體語言來傳達的。要使溝通富有成效，管理者必須注意自己的肢體語言與自己所說的話的一致性。
比如，你告訴下屬你很想知道他們在執行任務中遇到了哪些困難，並樂意提供幫助，但同時你又在瀏覽別的東西。這便是一個“言行不一”的信號。下屬會懷疑你是否真正地想幫助他。
6．對不同的人使用不同的語言
在同一個組織中，不同的下屬往往有不同的年齡、教育和文化背景，這就可能使他們對相同的話產生不同理解。另外，由於專業化分工不斷深化，不同的下屬都有不同的“行話”和技術用語。而管理者往往注意不到這種差別，以為自己說的話都能被其他人恰當地理解，從而給溝通造成了障礙。
由於語言可能會造成溝通障礙，因此管理者應該選擇下屬易於理解的詞彙，使信息更加清楚明確。在傳達重要信息的時候，為了消除語言障礙帶來的負麵影響，可以先把信息告訴不熟悉相關內容的人。比如，在正式分配任務之前，讓有可能產生誤解的下屬閱讀書麵講話稿，對他們不明白的地方先作出解答。