例如：
來電者：“我是戴夫，我想向老張拿一下上個月的費用清單，順便我想問一下，下周五在北京郊區的老總會議，他要不要和我一起去？”
秘書：“您好，張總正在忙，不過王小姐也可以提供您所要的資料。請您稍等，讓我確定下她在不在座位上。至於會議，據我所知，張先生下周要去美國出差，所以我想他不會跟您一起去的。”
再如：
秘書：“邱先生來電，他想問您關於婁氏項目的費用合計是多少？”
經理：“請告訴他我正忙著，需要再過20分鍾才能回電答複他所要的數字。順便請你把婁氏項目的檔案找出來給我。”
2.事後回複電話
這種辦法具有以下三種好處。
第一，外來電話可以累積下來一起回複，這樣有助於時間的節省。
第二，管理者可獲得充分時間做有關回複電話的準備工作。
第三，管理者可選擇最適當的時間回複電話。例如，在午飯前或下班前的時間回複，可令對方長話短說，速戰速決。
不過，有些管理者卻擔心采取事後回複的方式會破壞既有的良好人際關係。但若秘書先讓來電者了解管理者正在忙碌之中，希望他能讓管理者事後回複，然後再請教他的尊姓大名，則來電者將不致產生被歧視的感受（秘書切忌先問姓名再提議管理者事後回複）。
3.打出去的電話應由秘書代撥
除非為了表示特別尊重受話者（如長輩或上司），否則先讓秘書代撥電話。親自撥電話常會遭遇線路不通或受話者不在等情況，這類時間的浪費是無可彌補的。
4.盡量將需要打出去的電話集中在一起
這樣做可節省時間。但是對每一個電話所要傳遞的信息重點，則應事先記下，以免通話後突然想起漏了某些項目而須重撥電話。
5.設置不接聽電話（緊急事件除外）
這些不得幹擾的時段可用來做最優先重要的工作，如麵談、完成重要建議案等。
例如：
秘書：“她在一個半小時內不會有空，但是可以在11點到11點半之間，或下午3點到3點半之間回您電話。不知道哪個時間段回電對您是否方便？”
6.避免以題外話做開場白
除非你當時時間空閑，想和對方閑話家常，否則不應以“您好嗎？好久不見了”或“最近在哪個俱樂部打高爾夫”之類的話語做開端，因為這些話語最容易引起無休止的談論。最好是以禮貌的方式開門見山地道出原意。例如，“張兄，如您現在時間容許，能否答複我兩個問題？第一……第二……謝謝。”
7.及時打斷浪費你時間的來電
當然，即便是打斷別人的談話，也要注意自己的態度，要保持禮貌。
例如：
經理：“（打斷對方）王兄，真不好意思我不能再和你講了，有人正在等我，不能讓他們再等下去。也許我們待會兒可以再聊，抱歉。”
總之，對於有效的時間管理而言，電話同時具有極大的助力和破壞性。當你利用電話與對方聯絡時，它就是助力；當接到不速的電話時，它就成了妨礙。但如果你能巧妙利用電話，掌握好電話時間管理的秘訣，你就能成為電話的主人。
記錄一天工作，工作日誌不可少
在日常工作中，我們每天都渴望進步，從而提升自己事業發展的空間，但前提是我們要學會管理工作和時間，總結就能幫助我們提高和進步。在每天的工作中，即使你完成了很多任務，但如果你沒有將這些工作及時地記錄下來，數日後或許你就會忘記哪些工作做得不夠還存在問題，哪些工作需要及時改進和提高，哪些重要工作需抓緊落實……如果以工作日誌的形式記錄下每天的工作事項，清楚自己每天的工作進展情況，就能做到有備無患。同時把好的經驗借鑒到今後的工作中去，分析工作中的失誤及不足之處，找出解決方案，便於下一步開展工作。
舉個例子：在今天一天的工作當中，你一共打電話給了10個客戶，以確定你的工作意向，電話打完後，你不妨嚐試著記錄下這10通電話的溝通情況。很快，你就能發現，在和客戶溝通的時候，不同的客戶會對你的產品或者工作提出不同的問題和疑問。如有的客戶說價錢貴，有的客戶說政策操作麻煩，控價體係不完善，等等。當你第二次再給客戶打電話的時候，就可以提前把客戶的所有問題或疑惑都打消，這樣就可以為你跟客戶順利合作打下良好的基礎。
不難發現，工作日誌對我們今後的工作大有幫助。
1.培養了嚴謹的工作作風
嚴謹的工作作風是在點滴之間培養起來的。隻有把工作中的點點滴滴都做到了、做好了，才能把工作做好。由點及麵、由細到深，在這一點上做銷售工作的人可能是最有感受的。怎樣才能不遺忘或漏掉這些“點點滴滴”呢？那就要靠良好的工作習慣——工作日誌來解決這個問題了。隻有在工作當中多記、多想才不會疏漏這些小點滴、小事情。因此說工作日誌培養了嚴謹的工作作風。
2.梳理了工作條理，增強了思維的邏輯性
在寫工作日誌的時候，當你把記憶中的東西轉變成書麵文字的過程當中，必定要對已完成的工作在大腦中進行一番整理，從而保證了大腦的清晰性，使工作內容更加透明，梳理了工作條理，增強了思維的邏輯性，使你更自信、更勤奮、更積極地麵對每天繁重的業務和激烈的市場競爭的挑戰。
因此，管理專家建議，每個職場人士都要養成寫工作日誌的習慣。
那麼，我們又該怎樣寫工作日誌，它包括哪幾個部分呢？
1.每天工作事項的記錄
剛開始可以簡單地記錄下每天的工作事項，在記錄的過程中你逐漸會發現，每天隻記做完的工作，那麼沒做完的工作怎麼辦呢？我每天怎麼老是完不成工作計劃，我明天一定要完成，從而樹立了堅強的意誌，激勵自己。或者我記錄下了每天的工作事項，較輕鬆地完成了工作計劃，工作當中還有富餘的時間，我還有精力或能力去做更多的事情，又何嚐不去多做些事情呢？進而開發了潛能。
2.每天遇到工作問題的記錄
開始寫工作日誌的時候，可能是簡單的問題記錄，俗話說，熟能生巧，隻要和你每天麵對的問題見麵的次數多了、熟了，就能找到解決的好辦法。對問題處理得好的情況，可以借鑒，應用到以後類似問題的處理上；對處理得不好的問題通過記錄、分析，找出更好的解決方法，揚長避短。
3.工作心得的記錄
在每天寫工作日誌的時候，你會發現自己的思維清晰了，邏輯性加強了，進而個人的工作心得和看法也增加了，對待問題和挫折的時候，自己的處理能力也有了。清楚地了解自己的個性定位，對個人今後的人生發展有百利而無一害。
4.羅列能預想的第二天的工作內容
把自己能預想到的第二天應該完成的工作和處理的問題簡單列出來，使自己在第二天的第一時間解決掉這些事情，形成嚴謹的工作作風，培養自己有計劃、有目的的工作習慣和能力，使自己看得更遠、想得更深、飛得更高。
總之，樹立正確的寫作理念來完成工作日誌是一個好的工作習慣，向往美好的東西和追求美好的事物是每個人的心願。那麼對於這麼一個對我們的工作有幫助、有意義的好習慣（寫工作日誌），為什麼不去積極地培養呢？因此要強製樹立正確的寫作理念，對自己寫工作日誌充滿信心，久而久之，你便能養成這種好習慣了。
報告文件寫重點，化繁為簡省時間
工作中，每個領導都不希望員工跳出自己的視線之外，他們都希望全程掌握員工的工作狀況，但日理萬機的他們，不可能做到事無巨細，這就是員工要寫工作報告的原因。在大多數人看來，報告寫得越長，越能表明我們認真的工作態度，然而，事實正好相反，任何一名領導的時間都是有限的，他們更願意看到的是一份精簡的報告，這不但是提高工作效率的方法，更能看出我們對報告所傾注的精力。
因此，寫工作報告，切忌“施脂太赤，施粉太白”，要力求做到字字珠璣，最好能把報告凝縮在一頁之內。
寶潔公司是世界知名企業，他的前任總裁名叫理查德，他是個行動迅速、工作起來效率極高的人，他最看重的就是時間。在他出任寶潔總裁的這段時間內，他一直有一個習慣，那就是：從來不接受超過一頁的報告。
理查德常常將下屬交給他的報告退回去，然後在這份報告的封麵上加上一句：“請把它精簡成我想要的東西。”原因是這份報告太冗長了，他毫不客氣地對這些下屬說：“我不理解複雜的，隻理解簡單的，我工作的一部分就是教會你如何把複雜的東西簡單化，隻有這樣，我們才會更好地進行下一步工作。”
已經熟悉寫報告流程的你可能感到驚訝，把報告精簡在一頁之內，這怎麼可能做到？不是需要15頁左右嗎？但是寶潔公司做到了。這確實引起了很多人的興趣，為此，一些人對這個問題進行了調查研究，結果發現，理查德所接受的報告都是有大量的數據支持和事實證明的。
不難理解為什麼理查德隻接受這樣簡短的報告。因為這樣做能減少領導者以及其他人在閱讀報告時所需的時間。事實上，這也是寶潔公司管理層高效工作的秘密所在。
為什麼要將報告濃縮成一頁呢？它至少有以下三大好處：節省了大量的、不必要的閱讀時間上的浪費；要點鮮明集中，避免產生誤解；隻有少量的問題有待討論，審核的速度加快了，工作效率也提高了。
不錯，一份冗長的報告也許寫的時候不會太難，但是若要將它縮減成一頁紙，那麼難度就很大了。如何才能做到這一點呢？
1.要有重點，不可眉毛胡子一把抓
寫報告的目的，有時是一件事，有時是幾件事一起做彙報，但無論彙報什麼，都應該把握重點，而不能眉毛胡子一把抓，更不可重複囉唆。領導的時間是寶貴的，隻有有重點、有條理地寫報告，才能為領導節約時間，還能體現自己幹練的工作風格。
2.條理要清晰
分一二三四點地寫報告，能讓領導清晰地領悟報告的內容。
3.把握領導傾向性意見
有時一件事隻有一種解決辦法，有時有多種。因此，在寫報告前，你要考慮好領導更傾向於哪一種方法，對於這種方法你就要分析得清晰一點，然後再把其他建議一並寫進報告中，供領導決策參考。
4.多提解決的方法
寫報告最重要的是提出解決問題的方案而不是簡單地提出問題。要記住，彙報問題的實質是求得領導對你的方案的批準，而不是問你的領導如何解決這個問題，否則事事領導拿主意，要下屬還有什麼意義呢？我們去找領導彙報工作時要預備多套方案，並對它的利弊了然於胸，必要時向領導闡述明白，並提出自己的主張，然後爭取領導批準你的主張，這是報告的最標準版本。假如你交給領導的是這樣的報告，相信你離獲得晉升已經不遙遠了。
可見，為了提高自己和領導的工作效率，在工作中應采取最簡單可行的方法以節約時間，“一頁報告”就是一種行之有效的良好方法。它既可以減輕員工的負擔，又可以促成管理結構的簡化，還可以使上下級之間高質量、快速地溝通。