關於計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。
待辦單：將每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，盡可能做到今日事今日畢，幹一件了一件。
待辦單主要包括的內容有：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。
待辦單的使用須注意：每天在固定時間製訂待辦單（一上班就做），隻製訂一張待辦單，完成一項工作劃掉一項，待辦單要為應付緊急情況留出時間，最關鍵的一項是每天堅持。
每年年末做出下一年度工作規劃；每季季末做出下季度工作規劃；每月月末做出下月工作計劃；每周周末做出下周工作計劃。
2.將不確定性因素考慮在內
在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留出時間。
為了應對不確定因素，可采取以下三種方法。
一是為每件計劃都留有多餘的預備時間。
二是努力使自己在不留餘地又不受幹擾的情況下，完成預計的工作。這並非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。
三是另準備一套應變計劃。
考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作盡快解決。
基層管理者，要做到事事落實到位
在企業，基層主管是個官不大但權不小的職位，他們直接或間接管理著員工，他們是產品質量的把關者，是服務標準的最後一道防線。所以做好一名基層管理者是件不容易的事。每天上班開班前會，檢查員工的儀容儀表，安排一天的工作，檢查員工的工作情況，應對麻煩的客人等都讓基層管理者忙得不亦樂乎。麵對這些煩瑣而又不得不處理的工作，基層管理者該如何管理好時間呢？答案就是將工作落實到位。
具體來說，這些工作包括以下幾項。
第一，給員工安排工作。
基層管理者就是與員工打交道的，給員工安排工作也就是最普遍的工作。工作完成的好壞與管理者的安排有一定的關係。管理者需要注意的是，對於不同的員工，可以分配其不同的工作。
例如，安排會場管理人員，需要安排那些細致有耐心的員工，一個活潑好動的員工可能不是很適合。對於那些重要的工作，還是安排經驗豐富的老員工比較好，新手更容易出岔子。在一些大型的接待工作中要強調團隊的協調統一，不要過分地依賴或強調個人。
第二，耐心聆聽基層員工的聲音，找出問題的根源。
隻有“聽”才能找出問題的根源，問題通常埋在事實以下，不會自己暴露出來。不斷地聽，不斷地問，才能水落石出，找到問題真正的關鍵所在。
第三，做好向上級領導彙報的工作。
對於基層工作中出現的問題、工作業績等，基層管理者都有義務反映給上級，大部分基層管理者喜歡用口頭陳述的方法，其實，除了口頭報告之外，更重要的是用書麵報告，也就是要有每日記錄、每周報告的習慣。因為頂頭上司還有其他重要的工作，所以用書麵報告的形式將問題彙報給他，使他隨時了解進度和問題所在，才是真正的重點。
第四，發現基層工作中的問題立即尋找解決的辦法，自己無法解決則向上級領導說明情況。
這裏的問題是指立刻需要有答案的問題。例如，有顧客投訴，要求賠償；又如工作現場發生狀況，停工待料；或是同仁鬧事、權益糾紛。這一類的事，不能拖延，以防止事態擴大，所以就得快速提呈上級領導，以便找到解決之道。
第五，將上級領導的命令傳達給基層員工。
這裏，基層管理者需要明白一個傳達的準則——“忠實傳達”。“傳達”並不是一件簡單的事，大部分的人都喜歡加油添醋，把自己的意見和想法加入原有的命令裏，這是一種極不正確的舉動。可惜很多管理者習慣用自己的意思解釋上級的命令，使得上情不能下達，或者上情被嚴重曲解了，如果穿鑿附會，那就更糟。
第六，避免雜亂無章的工作環境，耽誤工作上的時機。
基層管理者在自己的工作環境裏，必須以身作則，使得環境有秩序、整潔。許多上班族會把上班地點當作自己家一樣，東西隨處亂放，都要靠基層管理者糾正及指導。空間及時間是一體之兩麵，都是成本，雜亂無章使得效率降低，沒有回轉的空間，就不會有時間。
第七，絕不拖延問題，以免造成更大的危機。
“拖延”是一種習慣，往往在拖延下造成危機。拖延的原因很多，一般而言都是上級沒有指示，下級不知如何是好，或者時間緊迫，無法妥善處理，幹脆不做，這是工作中不可避免的，也是基層管理者必須克服的，基層管理者一方麵要鍥而不舍地向上級說明事情的嚴重性，另一方麵要謀求解決的方法。
第八，處理日常例行性工作盡量遵守時間管理的原則。
例如，電話管理，文件、檔案管理，溝通與時間管理等，乃是基本功。處理日常行政工作，隻有靠紮實的基礎功夫，處理問題時才能得心應手。
第九，充分利用等候時間，完成日常拖延的事。
總之，對於基層管理者來說，將工作落實到位是一個好的習慣，因為我們每天要麵對很多紛亂複雜的小事，事情雖小，但不及時處理就會越積越多，難以下手。
會議時間專注認真，避免隨意
身處職場，對於大部分人來說，想必都要開會，無論是例會還是日常的會議，很多人一聽到開會就傷腦筋，因為大把的時間都浪費在了開會上。可能你曾有過這樣的體會：周五這天上午，你又作為一個旁聽者參加了公司的一個戰略級別的會議，從9點侃到11點，結束之後你發現似乎你聽明白了什麼，卻好像又沒聽明白，本來安排由你做會議記錄的，到頭來你什麼都沒記住，似乎一個重點都沒發現，你為此很頭疼。
那麼，為什麼會出現這樣的開會效果呢？管理人士提出，造成會議問題的常見原因有：議程不明確、沒有起止時間、領導者隨意、記錄不規範、會議目標不堅定等，這些問題也造成我們浪費了大量的時間。
為了節省時間，不少人使用電話視頻會議，用電話會議這種形式時，在場者發言前應自報姓名，否則會造成電話那頭的與會者一頭霧水。例如：“我是老包。我認為……”雖然電話會議及視頻會議既經濟又方便，但是有些重要的會議仍然需要傳統式麵對麵的溝通會談。例如，認識一位新客戶，或推動一個新項目，等等。
那麼，到底如何做好會議時間管理，讓會議變得高效呢？不難發現，一些好的時間管理者總是在會議中尋求共識，他們得出的要訣是避免開會太隨意。
1.控製會議時間
有很多會議太冗長了，甚至導致一些會議參與者在會議上昏昏欲睡，或者玩手機、上網等。在人們的觀念裏，開會的時間多半是30分鍾、1小時甚至更長，但又有誰規定這個時間呢？這樣的會議時間是不是有數據支撐？當然沒有。30分鍾或者60分鍾這點時間要是留給每個人去闡述、辯論自己的觀點顯然不夠，平均每個人需要1小時才能把思路厘清。實際上隻要我們在會議前將思路厘清，將會議進程計劃好，那麼，我們是能控製好會議時間的，會議的效率也會因此提升。
2.有一個基於目標的議程
開會的目的是什麼？要達到什麼樣的效果？這是必須要讓會議參與人知曉的，也有助於會議達到真正的效果。可以考慮在白板上寫出議程的內容，同時加粗相應的關鍵點，由此提醒大家這個會議需要達到什麼樣的目標。
3.提前邀請
匆匆忙忙開會，通常讓那些參會者手忙腳亂、不明就裏，他們會把會議的大部分時間花在熟悉文檔上。當然，這個任務應該是由會議組織者承擔的。
4.準時開始
準時開始的會議到底有多少？答案是幾乎沒有。部分情況可能是因為Outlook等程序沒有設置多個會議時間間隔的功能。為了償還每天的會議時間債務，把時間控製在短時間內可以讓與會者有足夠的時間來緩衝和休息。
5.站著開會
站著開會可以提醒大家不要讓會議變得複雜或者引導到另外一個目標上去。發表你的觀點或需求，否則就保持安靜。如果會上產生分歧，可以將分歧留到會後進行處理。
6.不要帶筆記本電腦，隻要一個主持人和會議記錄者
如果你能保證會議在22分鍾內搞定，那麼就不需要帶任何無關的東西進去，你需要做的是專心聆聽。會議中隻需一個人主持、一個人記錄即可。
7.沒有電話以及其他
要想控製會議時間，開會時也不要撥打或接聽電話。總之，與會議無直接相關的物品，都不要帶。
8.注意會議重點
如果有議程，會議主持人就要讓所有參會者遵守議程。如果議程已經確定，那麼開會的時候要避免會議討論離議題太遠。
9.盡可能快地發送會議記錄
如果會議控製在了22分鍾以內，那麼就需要在第二次會議前盡快地將會議內容和決議發出來。
10.做會議總結
在你向大家宣布“會議結束”之前，請務必將會議的決議事項做一個總結。
最好的方法之一是很快地將決議之行動事項複述一遍。例如：“若記錄無誤的話，那麼就請琳達負責專案報告；小蘇負責聯絡在舊金山的廠商；May將分發安德生一案的相關資料給大家……”這樣，會議參與者也都了解了自己的職責。最有效的方法是將行動項目列在另一頁，或是在原有記錄上做特別的標示，兩者皆可行，白紙黑字、清清楚楚地列下行動項目與要求標準。
可見，要想避免被會議牽著鼻子走，要想高效地組織會議，我們就一定要做好規劃，避免隨意。
接聽電話幹脆、高效
不得不承認，通信行業的發展給人們的工作帶來很大的便捷，其中就包括電話。然而，電話在普遍使用後卻成為浪費時間的重要來源。這是極具諷刺性的一件事。管理者不難發現，有些管理者不但不能支配電話，反而為電話所支配。
仔細分析，不外乎幾點原因：第一，管理者什麼事都親力親為，每通電話都接聽；第二，太過客套，語言煩瑣；第三，缺乏談話技巧；第四，對外來電話沒有過濾。當然，針對這些問題，有些可以由秘書或助理解決，但有些問題需要我們做到自律。這裏，有以下幾條建議。
1.加強授權，外來電話秘書接聽
先將外來電話進行分類，大致有以下四類。
第一類為誤撥的電話，也就是說，可能是本該打進其他部門的電話，這類電話可由秘書直接攔截。
第二類為涉及公司業務，但可由秘書或助理代為處理的電話。
第三類為不緊急電話。例如，此時的你正在從事其他工作，而電話打進來，秘書可以這樣回複對方：“可不可以請他一有空就給您回複？”
第四類為難以分辨重要性的電話。秘書接到這一類電話時可用“他正忙著，您是否要請他接聽”之類的話語來分辨電話的重要性及采取適當的對策。
作為管理者來說，讓秘書為你接聽電話，不但可以訓練秘書處理來電或將它授權給部門中可以處理的人員的能力，還能適時地為來電者服務。