溝通按照主體的不同,可分為人際溝通、群體溝通、組織溝通、跨文化溝通等不同類型。組織溝通是涉及組織特質的各種類型的溝通,它不同於人際溝通,但包括組織內的人際溝通,是以人際溝通為基礎的。一般來說,組織溝通可以分為組織內部溝通和組織外部溝通兩大類。
組織內部溝通渠道所謂溝通渠道,指信息在溝通時流動的通道,這些流動的通道可以分為兩種:正式通道和非正式通道。正式渠道是通過組織正式結構或層次係統運行,非正式通道則是通過正式係統以外的途徑來進行的。在組織中,這兩種渠道是同時存在的,管理者應該有效地利用這兩種通道來提高組織溝通的效率。
◎正式溝通渠道
正式溝通指由組織內部明確的規章製度所規定的溝通方式,它和組織的結構息息相關,主要包括按正式組織係統發布的命令、指示、文件,組織召開的正式會議,組織正式頒布的法令、規章、手冊、簡報、通知、公告,組織內部上下級之間和同事之間因工作需要而進行的正式接觸。正式溝通是否暢通直接影響到一個組織的工作效率,在企業中直接關係到企業的和諧目標和經濟效益。按照信息的流向可以分為上行、下行和平行溝通三種形式。
1.上行溝通
這是組織中信息從較低的層次流向較高的層次的一種溝通。主要是下屬依照規定向上級所提出的正式書麵或口頭報告。除此之外,許多機構還采取某些措施以鼓勵向上溝通,例如態度調查、征求意見座談會、意見箱等等。如果沒有上行溝通,管理者就不可能了解職工的需要,也可能不知道自己下達的指示或命令正確與否,因此上行溝通十分重要。
2.下行溝通
這是組織中信息從較高的層次流向較低層次的一種溝通。許多人認為下行溝通就是從管理人員流向操作工人的溝通,其實不然,很多下行溝通都是發生在管理層內部的。下行溝通是傳統組織中最主要的溝通流向。一般以命令方式傳達上級組織或其上級所決定的政策、計劃、規劃之類的信息。例如生產副總經理可能指示車間經理加緊製造一種新產品,依次地,車間經理向主管發出詳細指示,主管以此為根據指示生產工人。
3.平行溝通
和斜向溝通所謂平行溝通,是指在組織中同一層次不同部門之間的溝通。而所謂斜向溝通,是指信息在不同層次之間的不同部門之間流動時的溝通。不少管理心理學家認為,對於管理者來說,運用橫向溝通和斜向溝通是錯誤的,因為這樣會破壞統一的指揮。但在現實中,各種組織仍廣泛地存在橫向溝通和斜向溝通,因為事實證明它們有助於提高效率。這兩種溝通都跨越了不同部門、脫離了正式的指揮係統,但隻要在進行溝通前先得到直接領導者的允許,並在溝通後把任何值得肯定的結果及時向直接領導彙報,這種溝通便值得積極提倡。
◎非正式溝通渠道
正式溝通的優點是溝通效果好,比較嚴肅而且約束力強,易於保密,可以使信息溝通保持權威性。以重要消息和文件來傳遞組織的決策等一般都采取這種形式。正式溝通的缺點是溝通速度慢,很刻板,易於使信息失真,因此組織為順利進行工作,必須依賴非正式溝通以補充正式溝通的不足。
非正式溝通是一類以社會關係為基礎,與組織內部明確的規章製度無關的溝通方式。它的溝通對象、時間及內容等各方麵都是未經計劃和難辨別的。因為非正式組織是由於組織成員的感情和動機上的需要而形成的,所以其溝通渠道是通過組織內的各種社會關係,這種社會關係超越了部門、單位及層次。非正式渠道不是由管理者建立的,所以管理者往往很難控製。非正式渠道無所謂好壞,主要在於管理者如何運用。在相當程度上,非正式溝通是形成良好組織氛圍的必要條件,相比較而言這種渠道有較大的彈性,可以是橫向的和斜向的,而且速度很快。
在很多情況下來自非正式溝通的信息反而易於獲得接收者的重視。因為這種溝通一般是采取口頭方式,不留證據、不負責任,有許多在正式溝通中不便於傳遞的信息卻可以在非正式溝通中透露。
非正式溝通往往起源於人類愛好閑聊的特性,閑聊時的信息稱為傳聞或小道消息(並非謠言)。根據專家的研究,組織中80%的小道消息是正確的。但組織並不能過分地依賴這種非正式溝通途徑,因為這種信息遭到歪曲或發生錯誤的可能性較大,而且往往無從考證,尤其是與職工個人問題緊密相連時(如晉升、待遇、改組等),常常會發生所謂的“謠言”,這種謠言的散布往往會對組織造成較大的麻煩。
非正式溝通往往具有如下一些特征:
(1)非正式溝通的信息往往不是完整的,有些是牽強附會的,因此無規律可循;(2)非正式溝通主要是有關感情或情緒的問題,雖然有些也和工作有關,但常常也會帶上感情的色彩;(3)非正式溝通的表現形式具有多變性和動態性,因此它傳遞的信息不但隨個體的差異而變化,而且也會隨環境的變化而變化;(4)非正式溝通並不需要遵循組織結構原則,因此傳遞有時較快,而且一旦這種信息與其本人或親朋好友有關,則傳遞得更快;(5)非正式溝通大多數在無意中進行,其傳遞信息的內容也無限定,在任何時間和任何地點都可發生。