◎指示與彙報
(1)指示是上級指導下級工作、傳達上級決策經常采用的一種下行溝通方式,它可以使一個項目啟動、更改或終止。彙報則是下級在總結工作、反映情況、提出建議等而進行的一種上行溝通方式。
指示一般是通過正式渠道進行溝通的,具有權威性、強製性等特點。指示可以具體分為書麵指示和口頭指示,一般指示和具體指示,正式指示和非正式指示等。在決定指示是書麵的還是口頭的時候,應考慮的問題是:上下級之間關係的信任程度和持久,以及避免指示的重複性等。如果上下級之間信任程度較高,持久性好,則采用口頭指示和通知即可。對於重要的決議或命令,為了避免司法上的爭執和增加其權威程度,或是為了對所有有關人員宣布一項特定的任務,則應該用書麵指示。
(2)彙報則多是下級向上反映情況、提出設想、彙報思想而經常采用的一種溝通方式。彙報也可分為書麵彙報、口頭彙報、專題彙報或一般性彙報、非常正規的彙報或較為隨意的彙報。有些彙報不僅僅要用書麵的形式,而且還要加上口頭的方式,如政府的工作報告等。有些彙報則隻需要書麵或口頭的。不同的組織,其對於彙報方式的規定是不同的。
◎會議與個別交流
組織內部溝通的本質是組織成員間交流思想、情感或交換信息。而采取開會的方式,就是提供交流的場所和機會。個別交談則是指組織成員之間采用正式或非正式的形式,進行個別交談,以交流思想和情感,或征詢談話對象對組織中存在問題和缺陷提出他自己的看法,或對其他員工的看法和意見等。相比較而言,會議這種溝通方式具有如下一些特點:
(1)會議可以集思廣益,與會者在意見的交流過程中可以獲得一種滿足,在意見交流後,也會產生一種共同的見解、價值觀念和行動指南,而且還可以密切相互之間的關係;(2)會議可以使人們了解決策的過程,從而更加竭盡全力地執行會議的決議;(3)通過會議,可能發現人們所未曾注意到的問題,並加以認真研究和解決。
而個別交談則具有無拘無束,雙方都感到親切並且相互信任的優點。這對雙方統一思想,認清目標,體會各自的責任和義務都有很大的好處,而且個別交談中,人們往往願意表露真實思想,提出有些不便於在會議場所提出的問題和意見,從而使溝通雙方在認識、見解等方麵更加容易取得一致。
◎內部刊物與宣傳告示欄
(1)對於許多規模較龐大的組織,各成員間很難坐到一起召開會議,也難以通過個別交談法進行溝通,那麼內部刊物就是一種較好的替代方式。一般的組織都有內部刊物。內部刊物主要是反映組織最近的動向、重大事情以及一些提醒成員、激勵成員的內容。不同的組織,內部刊物的形式、周期、反映的內容差異很大,所以溝通的效果也就千差萬別了。
(2)宣傳告示欄則是另外一種類型的溝通方式,我們可以發現,許多組織在其公眾場合都有海報欄、信息欄。這是一種非常有效的組織溝通方式。它具有成本低、溝通麵廣、溝通較為準確和迅速的優點。
隨著信息技術的飛速發展,公共宣傳告示欄已向無形化轉變,如BBS 公告牌等。
而且內部刊物也在向這種無形化的方麵轉變,其類似的方式有組織內的有線電視,組織內的網絡通告等。
◎意見箱與投訴站
當組織內部溝通出現障礙時,下層員工的各種設想、意見很難反映到上層。即使組織溝通係統正常,也會因為溝通過程中信息的“過濾”、“扭曲”等原因而使員工的思想傳遞受阻,所以一般組織中都設有意見箱,以便高層領導能夠直接收到下層傳達來的信息。當下級的正當權益得不到有效的保護,而通過溝通來解決又失敗後,往往可以通過企業內部的投訴站來加以協調。
◎領導見麵會與群眾座談會
在組織中還有一種比較重要的溝通方式,便是定期的領導見麵會和不定期的群眾座談會。領導見麵會是讓那些有思想有建議的員工有機會直接與主管領導溝通,一般情況下,是由於員工的意見經過多次正常途徑的溝通未得到有效回複。群眾座談會則是在管理者覺得有必要獲得第一手的關於員工真實思想、情感的資料時,而又擔心通過中間渠道會使信息失真而采取的一種領導與員工直接溝通的方法。與領導見麵會相比,群眾座談會是由上級發起的,上級領導是溝通的主動方,而領導見麵會則是應下層的要求而進行的溝通。
除了這裏所列示的幾種溝通方式之外,組織內部溝通方式還有許多種,如講座、郊遊、聯誼會、聚餐等各種正式或非正式的溝通方式,這裏不再一一詳談了。