打開郵件後，屏幕顯示“電子郵件閱讀”窗口。可以在該窗口中閱讀當前電子郵件。“電子郵件閱讀”窗口分為兩部分，上麵是郵件標題窗口，顯示發件人、日期、收件人、主題和附件信息，下麵是郵件的正文窗口，顯示電子郵件的文本和格式內容等信息。
查看附件內容。如果收到的郵件包含附件，則在郵件正文窗口下麵打開一個包含附件的窗口，顯示附件的圖標、名稱和附件的大小。
發送電子郵件時，可以在電子郵件中插入附件，這是發送和接收非文本格式電子郵件的有效方法之一。插入的附件可以是文本文件和非文本文件，如Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ、ＧＩＦ以及ＭＰＥＧ多媒體文件等，也可以是壓縮打包的一組文件。可以隨一封電子郵件發送一個附件，也可以發送多個附件。閱讀郵件時，這些附件並排顯示在預覽窗口下麵的附件窗口內。
查看附件的方法（以非文本文件為例）為：雙擊附件窗口中的附件圖表，程序自動運行與該附件關聯的應用程序，顯示附件的內容。如果沒有關聯的應用程序，可先將附件保存到相應的目錄中，然後再進行處理。例如，對於壓縮打包的文件，應在解壓後再根據文件類型進行相應的處理。
對於有保存價值的郵件，可以將其保存。操作方法為：在菜單上選擇“文件→另存為”選項，彈出“另存為”窗口，輸入保存文件的路徑和文件名，單擊“保存”按鈕即可。保存附件的操作方法為：選定附件，在菜單上選擇“文件→保存附件”選項，或用鼠標右鍵單擊附件圖標，彈出快捷菜單，從中選擇“另存為”選項。在彈出的“附件另存為”對話框中輸入文件名及其路徑，單擊“保存”按鈕將附件保存。
打印郵件的方法為：選擇要打印的郵件，在菜單上選擇“文件→打印”選項，彈出“打印”對話框，根據需要設置參數後，單擊“確定”按鈕，即可打印選定的郵件。
刪除郵件的方法為：選擇要刪除的郵件，在菜單上選擇“編輯／刪除”選項，或在工具欄上單擊“刪除”按鈕；還可以用鼠標右鍵單擊該文件，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”選項，選中的郵件即可從當前文件夾中刪除。這種刪除實際上是將選中郵件從當前文件夾中移到“已刪除郵件”文件夾中，需要恢複時可以將其移到原來的文件夾中。
提示：在“已刪除郵件”文件夾中進行刪除郵件的操作，被選中的郵件將從“已刪除郵件”文件夾中徹底刪除。
（四）發送電子郵件
在ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ主窗口工具欄上單擊“新郵件”按鈕，或在菜單欄中選擇“郵件／新郵件”，打開“新郵件”窗口。
１.發送電子郵件
在郵件標題窗口（工具欄下麵）中輸入以下內容。
（１）“收件人”欄收件人的電子郵件地址和姓名；若發給多人，各收件人的地址之間用“；”分隔。
（２）“抄送”欄抄送對象（即收到郵件副本的聯係人）的電子郵件地址或姓名；若發給多人，各收件人的地址之間用“；”分隔。
（３）“主題”欄輸入電子郵件的摘要。
（４）在正文窗口中輸入郵件正文如果用戶在脫機狀態下寫好郵件，可在菜單欄上選擇“插入→文件中的文本”選項，選擇所要插入的文本，將已寫好的文本插入到新郵件的正文中。
（５）格式欄設置在格式欄（如果郵件是純文本格式，則該欄不顯示）上可進行郵件的格式設置，內容包括字體、字號、修飾、顏色、項目符號、對齊方式等。
（６）發送郵件郵件編輯完成後，可在“新郵件”窗口工具欄上單擊“發送”按鈕。
若通過郵件賬號而不是默認賬號發送文件，可在“新郵件”窗口中選擇“文件→發送郵件”選項，在彈出的對話框中選擇所需要的郵件賬號。
若線路不通，發送的郵件保存到“發件箱”中。可以在“新郵件”窗口選擇“工具→發送與接收”選項，將“發件箱”中的郵件發送出去。
若在脫機狀態下，可在“新郵件”窗口中選擇“文件／以後發送”選項，將郵件保存在“發件箱”中。聯機後，可以在“新郵件”窗口中選擇“工具→發送與接收”選項，將郵件發送出去。這時“發件箱”中的所有郵件將通過調製解調器或局域網發送到收件人所在的郵件服務器，然後清空“發件箱”中的文件夾。
２.退出ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ
退出ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ，如果在“發件箱”中還有未發送的電子郵件，係統將提示“發件箱”中有未發送的郵件，是否現在發送。若單擊“是”按鈕，則發送所有郵件；若單擊“否”按鈕，則本次不再發送，待以後再發送。
（五）回複和轉發電子郵件
１.回複電子郵件
在收到電子郵件時，若需要給對方回信，可采用回複電子郵件功能。此時，ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ自動把對方的地址和回信的標題填好。在回複郵件中包含原始文本，並放在回信正文的下方，以“＞”字符縮進的形式顯示。其操作步驟如下。
選擇要回複的電子郵件。在菜單欄上選擇“郵件→答複發件人”選項，或在工具欄上單擊“回複作者”按鈕，彈出標題“Ｒｅ：主題”窗口。按照發送郵件相同的步驟，完成回複郵件的發送操作。
２.轉發電子郵件
轉發郵件可將收到的電子郵件轉發給第三人，實現信息共享。操作步驟如下：選擇要轉發的電子郵件。在菜單欄上選擇“郵件→轉發”選項，或在工具欄上單擊“轉發”按鈕。填寫收件人及抄送地址等內容，按照發送郵件相同的步驟，完成轉發郵件的發送操作。
（六）在郵件中插入鏈接、圖片或附件
如果要在郵件中插入鏈接、圖片或附件，可先在郵件中指定放置圖片或文件的位置，或者選定需要鏈接到文件或萬維網頁中的文本，然後執行如下操作。
插入鏈接：在“新郵件”窗口的菜單欄上選擇“插入→超級鏈接”選項，選擇類型，鍵入鏈接的位置或地址。
插入圖片：在“新郵件”窗口的菜單欄上選擇“插入→圖片”選項，通過“瀏覽”按鈕查找圖片文件，然後雙擊該文件名。
插入附件：在“新郵件”窗口的菜單欄上選擇“插入→文件附件”選項，然後雙擊要發送的文件。
單擊“發送”按鈕，將郵件發送到“發件箱”文件夾，在工具欄上單擊“發送和接收”按鈕，將郵件發送到收件人所在的電子郵件服務器，並清空“發件箱”文件夾。
提示：發送時，可隨一封電子郵件發送一個附件，也可以發送多個附件。若有多個附件，這些附件將並排顯示在附件窗口中。
（七）收發電子郵件的應用技巧
１.選擇發件地址
ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５提供了郵件發件地址的選擇功能，也就是說當用戶設置了幾個不同的郵件賬號之後，ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５將允許用戶選擇其中任意一個作為發件地址，這就極大地方便了用戶的使用。因此，我們隻需先在ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５中設置幾個不同的郵件賬號，然後啟動新郵件撰寫功能，這時係統就會在新郵件撰寫窗口上方增加一個“發件人”下拉列表框，它會將用戶所有的郵件賬號全部顯示出來，我們隻需從中選擇一個合適的郵件賬號即可實現以該郵件賬號的名義發送郵件的目的。需要說明的是，新郵件撰寫窗口中的“發件人”下拉列表框隻有在用戶設置了兩個或兩個以上的郵件賬號時才會顯示出來，用戶隻有一個郵件賬號時該下拉列表框不會出現。
２.一次添加多個附件
使用常規方法在ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ的新郵件撰寫窗口中添加附件時一次隻能添加一個附件文件，用戶若需同時添加多個附件，就必須重複多次添加附件的步驟。其實，利用拖拽功能可非常容易地解決這一問題，同時打開“資源管理器”（或“我的電腦”）及ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５的新郵件撰寫窗口，然後在“資源管理器”（或“我的電腦”）中同時選擇多個需要添加的附件文件，並將它們拖拽到ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５的新郵件撰寫窗口即可。
３.檢查收件人地址
ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５具有自動檢查收件人地址是否正確的功能，我們隻需在新郵件撰寫窗口中執行“工具”菜單中的“檢查姓名”命令，係統就會自動對照通訊簿檢查收件人的電子郵件地址，如果找到相關的地址，ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５就會將其名稱轉換為通訊簿中指定的顯示名稱。