在對談判目標、談判時間、談判地點、談判班子等談判基本事項進行了較詳細、全麵的安排和策劃之後，應該撰寫一個總的談判方案，將所有上述事項統一納入這一書麵形式中，並由對該談判項目負完全責任的主管領導批準。
談判方案的形式多種多樣，文字可長可短，可以是長達幾十頁的正式文件，也可以是簡短的一紙備忘錄。一般說來，談判方案應簡明、具體而又有彈性，以便洽談人員記住其主要內容，使方案的主要內容與基本原則能夠清晰地印在他們的大腦裏，進而使他們能得心應手地與對方周旋，而且能隨時與方案進行對照應用。
在實際工作中，談判人員要搜集許多情況，閱讀檔案中相關的大量文件，同時盡量與這次談判有關的人員交換意見，他們的見解往往會各不相同。
一、集中思考
集中思考的目的是迅速地歸納有關問題。同時理出自己的思路。集中思考階段分兩個步驟：第一步把與談判有關的想法寫在紙上；第二步是用另一張紙記下自己對於對方的判斷和了解，包括他們在幹什麼？他們在哪裏？他們的外貌如何？我們了解了哪些有關他個人的情況？目前所知道他們在談判中期望的是什麼？預測他的期望是什麼，以及我們還需要掌握什麼情況等。同樣地，把這些有關對方的一些問題的想法及時記載下來。在集中思考階段，如果管理者把有關談判的臨時主意和有關對方情況的估計與猜測，列成兩張表寫在紙上，管理者的頭腦就清楚了，把它們放在一邊，會對談判產生重要作用，可供以後的談判準備工作參考。
二、確定談判方向
“談判方向”是指談判者希望通過談判所要表達的“方向目標”。它是談判者談判的主導思想。但它有時會與經過雙方共同協商製定的洽談目標略有出入。談判方麵的備忘摘要文字表達要力求簡潔，最多15至20個字，要是太冗長，就證明洽談人員腦子裏對於為什麼來進行談判，沒有一個很清晰的概念。因此，談判人員的頭腦要清楚。如果用了20幾個字都難以表達清楚，那他就必須整理一下思緒了，要對原來的談判方向進行刪減和修改，直到最多用20個字就能完全表達出來為止。
三、確定談判目標
談判的“目標”通常可以用一句話表達。比如“我們認為談判目標是——”或者說：“我們聲明談判目標是——”有時候，目標不見得要和談判方向完全一致。而準備工作的實際程序是：首先，經過開拓思路階段想出各種應對辦法，然後逐步地製定出己方的談判方向，最後製定談判議程表。值得注意的是，談判議程表最多不要超過四個。如果必要，可把其他問題作為附屬列在主題下。準備階段的最大目的是為談判人員提供一份在談判大廳裏放在他們麵前的文件。要求文字簡潔、易記，能對談判人員起提示的作用，使他們在全部精力投入談判的同時，能夠把握住談判進程。