談判具有一定的階段性。談判人員要想把握住整個談判，就必須了解談判的各個階段，以便能各有重點，充分把握各種時機，高效率地進行談判。
談判開始，每個談判者進入自己的角色，就步入談判的第一階段——導入階段，即談判雙方進入具體交易內容討論之前，見麵、介紹、寒暄以及就談判內容以外的話題進行交談的那段時間。
導入階段雖然隻占整個談判過程的一個很小的部分，而且似乎與整個談判的主題無關或關係不大，但事實上它卻非常重要，一個真正的談判高手能在這段短短的時間裏為整個談判奠定良好的基礎。
由於談判即將進行，雙方都會感到有點緊張，因而，需要一段時間來調整與對方的關係。這段時間要持續多久呢？專家建議，應占整個談判時間的5％。也就是說，如果洽談準備1個小時，導入時間為3分鍾；如果談判準備持續幾天，最好在開始談生意前的某個晚上，一起吃一頓飯。
如果是以小組而不是個人為單位進行洽談，那麼，掌握好建立談判氣氛的時間，其意義更為重大。一般而言，在人數較少的時候，才能建立起較為積極的氣氛。例如分別由四個成員組成的兩個小組，第一次會麵時，大家首先忙於互做介紹和握手，此時可能顯得十分混亂，不會有什麼真正的言談交流。幾秒鍾之後，由於相互之間不熟悉，除了雙方主談者偶爾發出的聲音以外，其他人一般都會選擇沉默，結果是大家十分尷尬地站在那裏無所事事。
在這種情況下，最好把八個人分為二到三個小組，每個小組都有雙方的人。在比較小的範圍內，人們可能也的確可能立刻開始小聲交談。這種友好的交談聲是這八個人共同發出的，因而會立即使人感覺到熱烈的氣氛。
建立一個良好的談判氣氛是導入階段的根本目的。當然，談判的氣氛不僅受最初幾秒鍾內發生的事情所影響，而且還受到雙方見麵之前的交往情形，以及洽談中彼此接觸情緒的影響。但是，開始見麵形成的印象，比相見前形成的印象強烈得多，甚至會很快地取代以前的印象。
在研究影響談判氣氛的方法之前，必須先確定到底需要建立怎樣的一種談判氣氛。心理學告訴我們，氣氛能夠影響人的情緒，而情緒具有兩極性，其中一種表現是激動或平靜。當我們與人交流思想的時候，必須把上述問題作為一個前提來考慮。在對方憤怒、反感、焦慮、狂熱的時候，首要的任務是讓他安靜下來，即從激怒狀態回複到安靜的情緒狀態中，那才可以使對方的理智能夠持續地活動。所以，如果碰到對方心境不好時，決不能與他談實質性的話題，而要改換一些能使對方心境恢複平靜的話題。在此情形下，佯裝不知對方心境，拉拉家常，說些讚美話，就是非常明智的策略了。
上世紀30年代，美國費城電氣公司的威伯為到一個州的鄉村去推銷用電，他到了一所富有的農家，開門的是個老夫人，一見是電氣公司的代表，就猛得把門關上。威伯再次叫門，門勉強開了一條縫。威伯說：“很抱歉打擾了您，我也知道你們對用電不感興趣。但我這次並不是來推銷電，而是來買幾個雞蛋。”
老夫人消除了一些戒意，把門開大了一點，懷疑的探出頭來望著威伯。威伯繼續說：“我看見你喂的道明尼克雞種很漂亮，想買一打新鮮的雞蛋回城。”聽到他這樣說，老夫人把門開得更大一些，並問道：“你為什麼不用城裏賣的雞蛋？”“因為”，威伯充滿誠意地說，“城裏賣的蛋是白色的，做起蛋糕不好看，我的太太希望我能買些棕色的蛋。”
老夫人走了門口，態度溫和了許多，並和威伯聊起雞蛋來。威伯指著農場裏的牛欄說：“夫人，我敢打賭，你丈夫養牛賺的錢一定比不上你養雞賺錢多。”老夫人被說得心花怒放，她告訴威伯，長期以來，她丈夫總不承認這個事實。她立即把威伯視為知己，並帶他到雞舍參觀。威伯邊參觀，邊向老夫人請教養雞的經驗，然後不經意的說到，如果能用電燈照射，雞產的蛋會更多。老夫人似乎不那麼反感了，反而問威伯，用電是否合算。當然，她得到了完滿的解答。兩個星期後，威伯收到了這位老夫人交來的用電申請書。
良好的導入、融洽的氣氛是談判順利進行的基礎。談判氣氛往往在雙方開始會談的一瞬間就形成了。形成談判氣氛的關鍵時間是短促的，甚至是極為短暫的，可能隻有幾秒鍾，最多也不超過幾分鍾。實際上，當雙方準備一起洽談時，氣氛就已經形成了，而且將會延續下去，以後便很難改變。因為此時，熱烈或冷漠、合作或猜疑、友好或防範等情緒已經出現了，所表現的行動不是輕鬆便是拘謹；談判的形式也已經確定：誰發言、說多少，雙方的策略已經明晰，甚至已逐漸達到知己知彼的程度。