真情傾訴
南茜是某公司總經理助理。在召開跨國公司技術交流大會前，由於時間緊迫，南茜來不及核實與會者人數，就按照自己的估計先把人數確定下來。結果，在會議簽到的時候，發現與會者人數大大超過了原先的估算，不得不更換會議室。
由於是臨時更換會議室，找了好幾個大的會議室都發現正被使用中，最後，花了好長時間才聯係到一個合適的，這影響了會議的準時召開。
在會議召開期間，需要用到一些重要資料，南茜又是臨時匆匆去拿，這使會議進程又耽誤了約20分鍾。最後，會議結束時間嚴重超過了預計時間，與會者表現出不滿情緒。
事後，總經理狠狠批評了南茜，但南茜自己卻覺得很委屈，她覺得之所以出現這麼多紕漏完全是時間不夠所導致的啊，如果有充裕的時間，這個會議完全不會是這個樣子的。
冷靜思索
南茜的失誤可能確實有時間太緊張的原因，但絕對不是主要原因。
由於時間的緊迫，南茜自己大概估計了與會者的人數，但她隻備了一個會議室，沒有料想到她估計的人數有可能會多或者少。
身為總經理助理，她應該對會議室的管理了如指掌，如果之前做好功課，就不至於在臨時的換場中耽誤那麼多時間。
最致命的是，會議已經開始，她竟然遺忘了重要資料，匆忙去取也花了近20分鍾，是來回的路程太遠？還是不知道資料放在什麼地方了？
不管理由是什麼，結果是耽誤了別人寶貴的時間。
南茜最後還很委屈，其實，如果沒有認真細致的準備，不管給你多少時間，終究還會覺得是時間給得不夠。
我來支招
“凡事預則立，不預則廢”，這是個千古以來婦孺皆知的道理，千萬事實也證明了它的正確。
沒有充分的會前準備就沒有必要召開會議。對一個人而言，無論做什麼事，如果事前沒有做好充分的準備，那麼等待他的也必然是失敗。
南茜在估計與會者人數的時候如果能靈活機動的準備幾個大小不同的會議室，就不至於在換會議室時花費那麼久的時間。
明知道是一個重要的會議，事前更應該做好準備工作。該帶的資料都帶到會場；一些重要的、可能用到的資料也要隨身備著，以防不時之需；再將一些不太重要但可能會用到的相關資料放在你所了解的地方，如果會議中需要時，就可直接派人送過來，而不必將時間花費在無謂的往返及尋找中。
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劉俊成 編譯
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