任何信息，人們都可根據需要對其進行加工、整理、轉換成另一種形態，如自然信息和人工信息，人們都可根據需要對其進行加工、整理、轉換成另一種形態，如自然信息可轉換為語言、文字和圖像等形態，也可轉換為電磁波信號或計算機代碼。人工信息可以由一種載體轉換成另一種載體。
三、信息的作用
(一)認識的基礎
信息是人類認識客觀世界及其發展規律的基礎。信息的基本功能主要表現為信息的認識功能，它是辯證唯物主義認識論的基礎，是揭示客觀事物發展規律的重要途徑。信息是客觀事物及其運動狀態的反映，客觀世界裏到處充滿著各種形式和內容的信息，人類的認識器官，包括感覺器官和思維器官，對各種渠道的信息進行接收，並通過思維器官將已收集到的大量信息進行鑒別、篩選、歸納、提煉、存儲而形成不同層次的感性認識和理性認識。在這一認識過程中，人類是認識論的主體，信息是認識論的客體。
(二)科研的條件
信息是科學研究的必要條件。人類的知識具有繼承性和共享性。任何人在從事科學研究時，都不能不借鑒前人的成果和依靠同時代其他人的幫助，因此，信息交流就十分必要。
(三)決策的依據
信息是管理和決策的主要參考依據。任何管理係統都是一個信息輸入、變換、輸出的信息與信息反饋係統。管理者首先要知道被管理對象的一些基本情況，在一定程度上消除對管理對象認識的不確定性後，製定相應的對策，進而實施管理。正確的決策與多種因素有關，如決策體製、決策方法、領導者的能力和素質等，但決定性的因素還是取決於對客觀實際的了解，對未來行動及其後果的正確判斷，而正確的判斷又主要依賴於全麵、及時和準確的信息。
(四)發展的支撐
為國民經濟的建設和發展服務。信息作為一種資源，可以創造財富，通過直接或間接參與生產經營活動，為國家經濟建設的各個方麵發揮出重要的作用。信息的價值是無法直接計算的，但它的經濟效益卻是實實在在的。
四、信息檢索的定義
（一）通信形式論
“信息檢索”一詞由莫爾斯(Calvin W．Mooers)於1949年首次提出，並且把它定義為一種“誕生性通信形式”，“在時間上從一個時刻通往一個較晚的時刻，而在空間上可能還在同一點”，這種看法的出發點是從整體上把人類的信息傳遞看成是一種通信形式，即發生在當代人之間或者當代人與後代人之間的一種思想、文化、科學上的交流。而信息檢索是實現信息傳遞的一個重要環節，它本身就意味著人類的“通信”。在某種程度上，信息檢索可以和通信理論相比較。所以，從本質上來看，信息檢索就是一種通信。
（二）信息處理論
有人從信息處理的角度來理解信息檢索。認為信息檢索主要是圍繞信息檢索係統如何處理信息和信息結構這一基本問題，來探討數據庫管理係統、聯機檢索係統等所需的硬件和軟件技術，以及信息檢索在各個方麵的應用等問題的。這種觀點把信息檢索看成是計算機科學的一個分支，認為信息檢索已經超出了一般意義上的文獻檢索的範圍，還包括銀行、醫院、國民經濟等部門中的管理信息，甚至包括經過分析和重新組織的各學科專家的知識。
（三）文獻查找論
有人僅從文獻信息查找的角度來表述信息檢索的定義。他們研究記錄下來的知識(文獻)如何進行組織，才能使之有針對性地被信息用戶查詢和利用，認為信息檢索是從大量的文獻中查找與信息提問中所指定的課題(對象)有關的文獻的過程。在查找過程中，計算機信息處理隻是實現機械化與自動化檢索係統的一種手段。根據這種觀點，他們把信息檢索定義為：信息檢索(Information Retrieval)是指將信息按一定的方式組織和存儲起來，並根據信息用戶的需要找出有關的信息的過程和技術，所以，它的全稱應該為“信息存儲與檢索”(Information Storage and Retrieval)。信息存儲與檢索是廣義的信息檢索，它包括信息彙集、存儲與信息檢索兩個過程，而狹義的信息檢索則僅指有序化信息的檢索查找，換句話說，就是在浩瀚的信息海洋中，有的放矢，查找所需要的、有價值的或能夠幫助解決問題的知識，即是從眾多信息中查尋並獲取所需資料信息的過程和方法，相當於人們常說的信息查詢(Information Search)。
信息檢索是經濟生活和科學研究的一個組成部分，信息檢索方法與技能在人才培養、管理和科研、生產與建設、經濟技術和科學知識創新等活動中有著重要的作用。