一 采購失誤的防範
采購作業失誤源之於疏忽和過失，其原因有兩種：有心過失和無心過失。
前者是種不道德的行為，要視其責任大小而負刑事責任和民事責任；後者是一種辦事能力的不足，要負行政或道義上的責任。我們這裏要探討的失誤，是屬於有心過失。
采購失誤，除外來因素外，大都以內部人的因素居多。這些十有八九屬於有心過失，是采購最常見的弊端形態之一。
上段提到，采購弊端的發生，主要是人的因素居多。
首先是在實際采購作業階段下手。然後，利用外來因素造成形勢，推卸責任。通常具有豐富經驗的采購負責人，定會時時刻刻注意屬下的品性、行為，隨時隨地檢查采購作業的得失，同時密切注意往來供應商的動態和履約情況，隨時注意各種變數對本采購作業和本企業可能發生的不利影響。
一個組織裏，若有這樣一個賢明的采購部經理，許許多多弊端自然可以防患於未然。從一般組織與管理上的形態，也可看出采購管理中存在的問題和不足，分析如下：
（1）管理的原因
主要在采購製度不健全，采購員素質不高所造成的疏忽和過失。
——製度因素
企業的采購製度製定不合理、訂購單及合同格式不標準、或明知有缺陷、有漏洞而不修訂。
——人為因素
采購員素質不佳，缺乏實際操作經驗，加上采購知識欠缺，往往會造成錯誤的決定。
（2）設計上的原因
主要是采購計劃偏差，而造成錯購、超購的失誤。
——超購。采購計劃偏差造成呆料。
——錯購。開列規格、條款錯誤所引起的錯購。
——不當的緊急采購。計劃脫節造成倉促采購。
——條款開列不當導致不良後果。
（3）執行上的原因
例如圍標、廢標、錯購、報價失效等，除外來因素外，大部分是由於執行方法偏差所造成的結果。
——發生圍標事件。
——廢標、重標、停標是由於采購條件開得不當所造成的。
——在報價的有效期內，遇到物價上漲，喪失商機，造成高價購入的損失。
——簽約技術不當，引起不良後果。
——延遲付款。
——催貸不積極，發生供應中斷。
——提貸遲延。
——執行不公與偏差引起疏失。
——采購條件未談好，先行決標。
——外彙未有著落，國際貸款未談好，先行開標、違反規定無法決標。
在采購管理上，如何防止弊端，是一個棘手的問題。我們從實際經驗觀察，發現采購的弊端，大都是由於管理製度不良，及用人不當造成。與其事後補救，不如事前預防較為合適。
預防弊端，人的因素固然十分重要，但是仍然需要建立良好的製度，這才是根本。現將預防對策分述如下：
——樹立采購流程的審查製度。
——采購方式的適當選擇。
——審慎指定廠牌采購，防範抬價。
——審慎運用采購專業知識，合理訂立標單條款。
——謹慎迅速審標。
——改進決標技術製度。
有了上述六點預防對策，再加上采購良才，則企業經營就可以走到減低成本、增加利潤的良性循環的軌道上。
采購與監管，有著密不可分的關係，采購監管的重心在管理與控製，而物料采購是否經濟有效，更有賴於物料的嚴密管製，及時提供正確存量資料，來作為進料決策的參考。
二 采購監管要點
物料的采購事務，必須由采購部門負責采購的人員專責辦理。
各部門需要購入時，均應填具購貨申請，經主管簽字核準，送采購部門做出訂貨單向供應商訂購。
供應商的選擇，要以貨物質量最適當，價格最便宜為選擇的標準。采購人員所訂的價格，要得到采購部門主管的核準。如果采購的物料數量巨大時，最好能用公開投標的方式。
每一訂貨單，必須詳細列出型號、日期、定購物料的品級、數量及價格、及其他條件等。並一式多份，分送采購部門、財務部門、倉儲部門留存備查。
物料的驗收，應由獨立於采購部門以外的專職收貨員負責驗收，並將實收的品質及數量做出收貨報告，由收貨員及驗貨員簽字證明。
進貨部或采辦貨品的人員，就用這個報告，與訂貨單副本及供應商送來的發票相核對。核對結果相符就將發票簽字證明無誤後，送到財務部門登賬。
發出的貨物或各部領用物品時，須製成發貨單，或由領用部門填寫領物申請單，均須經主管簽字。
關於商品及其他物品，均須有輔助總賬，分別記載其收支詳情。
貨物送來時，根據收貨報告單，做收入的記賬；發出貨物或付用時，根據發貨單或領物申請單而做支出的記賬。並須隨時檢查存貨的實際數量，以與存貨總賬的餘額相核對。
所購物品，因故退回供應商時，應做出退貨單一式二份，填記日期、數量、價格及供應商名稱等，經主管人員簽字後，正本隨貨品送交供應商，副本連同供應商收到的退貨憑證送交財務部門，作為記賬的根據。
三 采購內部監管
采購管理就是以不同的方法力求達到的采購目標控製。采購的內部監管是其中的一種方法，這種控製較為簡單，它隻涉及經常性的決策問題。即便是一次決策失誤還不致構成大害，隻有長時間累積的失誤現象才會造成大害。因此，需要利用適當的監管方法才能走向正軌。
生產的投入產生直接成本，這些成本的總和，即構成經營成本的大部分。而材料與人力是兩種基本的投入。所以采購部門在公司中屬於舉足輕重的部門，企業通過采購，對生產而言也是一個顧客。
采購部門從供應商那裏采購到所需的物料，因此易受供應商市場策略的影響。企業日益依賴物料供應商，企業的采購部門的作用日漸重要，因此采購監管也備受重視。
與供應商的關係主要取決於企業營業的性質。一般企業存貨可分成兩大類：生產用的物料和維護廠房及設備的物料。
對企業而言，要想到達有效的采購目標，內部控製實為不可或缺的方法。很多人認為采購的內部監管是為防止采購人員舞弊而采取的措施。實際上，內部監管的範圍不隻如此，內部監管製度是一個完整的係統，這個係統的作用是：
——防止資源被浪費、丟失或無效運用。
——提高財務記錄的正確性和可靠性。
——檢查和評估企業的政策是否被遵照執行。
——部門的績效評估。
許多企業都對采購監管製訂了大同小異的規章製度，盡管各個行業采用的內部監管的方法不盡相同。下麵是某個加工製造行業的內部監管製定的要點：
●監督企業采購製度的執行情況
●采購的集中辦理情況監督
●采購的各級審核流程監管
●采購訂單製度的監管
●采購價格確定程序的監管
●采購驗收情況的監管
●特殊情況處理程序的監管
●采購過程程序連續性的監管
●采購索賠程序、結果的監管
●采購票據管理、采購訂單、收貨報告的資料歸檔的監管
對物料采購的內部控製，除了和其他部門進行有關存量控製、采購、倉儲、運輸等情況相互協調、配合外，還需要與設計、生產、財務、銷售、行政等部門密切溝通，適時搭配。企業的采購作業有很多牽製因素，隻有這樣，才形成完整的內部控製係統。控製係統的控製內容見下圖。
物料采購的兩項關鍵性工作是采購與驗收，因此，有關的控製部門不論在作業程序或內部監管方麵，都應妥善計劃，認真執行。
尤其是規模較大的企業，物料項目繁多、數量龐大，一旦因疏忽發生問題就可能造成很大的損害。因此，這類企業更應該注意內部控製問題。特別是采購作業中申請依據的審查：
用料單位的申請
物料單位調撥結算及購料通告
對於用料單位的申請，由於多為新生項目或緊急用料，監管部門要查證生產計劃。對於用料單位調撥結算，監管部門要查證安全存量控製或生產計劃。
對於緊急或特殊用料，可以不考慮經濟批量或其他降低成本技巧，隻求如何在合理價格條件下，以盡快速度獲得合用的物料，這時監管部門要抽查存量控製，分析采購時機及最經濟的批量，調查市場行情，核算合理價格等。
此外，采購方式的選擇，合同的條款，驗收交貨檢驗儲運等，均須加以核查。否則由於采購階段的考慮欠周，將使驗收階段造成困難，監管人員要對全盤處理過程進行監管。也就是說采購單位在采購籌劃階段，應將有關資料或處理方式事先通知監管部門複核同意後，才可以正式進入實質采購作業。實際處理時也應通知監管部門派代表監視，簽訂合同時也應由監管人員在場。
四 采購內部監管方式
采購內部作業，到底采用一貫製度或者是分段製，並沒有強行規定，完全是由采購組織的複雜程度而定。分段作業比較接近於科學分工合作的原則，采購業務管理趨勢，以分段作業為好。
1.一貫作業製度
（1）優點
——工作由一個人負責辦理，如發生差錯，責任易於查明。
——每一項采購由一個人負責辦理，對外聯係方便，不致發生工作脫節問題。
（2）缺點
——分工不集中，較浪費人力及時間，無法形成專業化效果。
——作業的步驟及標準會因人產生差異，有悖於集中采購原則。
——經辦人事務繁重，無法顧及把握總體。
——不能發揮製衡功能。
——上級難以有效監管，問題處理會不及時。采購沒有結束時，資料堆積、時有丟失。
——當事人容易隱瞞問題真相，難以發現及追查。
2.分段作業製度
（1）優點
——分工合作，處理標準劃一，符合集中采購作業原則。
——可以發揮內部牽製作用，避免積壓公文。
——各段工作可按事務性與技術性劃分，依其專門學識、技能，調配人手，減少錯誤，提高效率。