（4）計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批準後可進行采購，以保證需用。
4物資驗收入庫
（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收；
（2）倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收，驗收完後要在發票上簽名或發給驗收單，然後需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。
5報銷及付款
（1）付款。
◎采購員采購的大宗物資的付款要經財務主管審核，經確認批準後方可付款；
◎支票結賬一般由出納根據采購員提供的準確數字或單據填製支票，若由采購員領空白支票與對方結賬，金額必須限製在一定的範圍內；
◎按餐飲店財務製度規定，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款，30元以下者可支付現款；
◎超過30元要求付現金者，必須經財務部經理或財務主管審查批準後方可付款，但現金必須控製在一定的範圍內。
（2）報銷。
◎采購員報銷必須憑驗收員簽字的發票或連同驗收單，經出納審核是否經批準或在計劃預算內，核準後方可給予報銷；
◎采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證明並簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務主管批準後方可給予報銷。
二、采購部業務操作製度
（1）按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表；
（2）向主管呈報調查表，彙報詢價情況，經審核後確定最佳采購方案；
（3）在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；
（4）按餐廳與本部門製定的工作程序，完成現貨采購和期貨采購；
（5）貨物驗收時出現的各種問題，應及時查清原因，並向主管彙報；
（6）貨物驗收後，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續；
（7）將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請單或經銷合同；
（8）將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合同一並交財務部校對審核，並辦理報銷或結算手續。
三、倉庫管理製度
1物品驗收製度
（1）倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，並做到：
◎發票與實物的名稱、規格、型號、數量等不相符時不驗收；
◎發票上的數量與實物數量不相符，但名稱、規格、型號相符可按實際驗收；
◎對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收；
◎對購進的物品已損壞的不驗收。
（2）驗收後，要根據發票上列明的物品名稱、規格、型號、單價、單位、數量和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計。
2入庫存放製度
（1）驗收後的物資，除直撥的外，一律要進倉保管；
（2）進倉的物品一律按固定的位置堆放；
（3）堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上；
（4）凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，卡片固定在物品正前方，物品進倉時在卡片上按數加上，發出時按數減出，結出餘數。
3保管與抽查製度
（1）對庫存物品要勤於檢查，防蟲蛀、鼠咬，防黴爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。
（2）抽查：
◎倉管員要經常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對；
◎材料會計或有關管理人員也要經常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
4領發物資製度
（1）領用物品計劃或報告：
◎凡領用物品，根據規定須提前做計劃，報庫存部門準備；
◎倉管員將報來的計劃按每天發貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以便取貨人領取。
（2）發貨與領貨製度：
◎各部門各單位的領貨一般要求專人負責。
◎領料員要填好領料單（含日期、名稱、規格、型號、數量、單價、用途等）並簽名，倉管員憑單發貨。
◎領料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；材料會計一份，憑單記明細賬。
◎發貨時倉管員要注意物品先進的先發、後進的後發。
（3）貨物計價製度：
◎貨物一般按進價發出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價發出；
◎需調出餐廳以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續費和管理費調出。
5盤點製度
（1）倉庫物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終徹底盤點；
（2）將盤點結果列明細表報財務部審核；