王永慶在談到表格化管理的時候說，要做到表格化管理，管理者首先就要有一定的標準，什麼是好的，什麼是壞的。例如某一個單位公認為是有效率的單位，那麼它究竟好在哪裏，還有沒有可以改進的地方？這樣就可以檢討考驗一番，學習其中的有效率的管理措施，分析它產生的環境、適應的範圍。王永慶曾遇到過這種情況，台塑一個部門有20名成員，每一位都非常忙碌，但忙些什麼，忙得值不值得，身為他們的上司卻不太清楚。管理者經過兩次檢討，並在一個禮拜天請所有的人員坐下來研究一番，將所有的文件及事務流程整理好一齊擺了出來。然後花了一天時間，將流程上的每一個“點”、每一張表格、整個製度，深入檢討研究，重新設計表格，重新安排了流程。結果，20位員工和管理者都明白了以前盲目忙碌的原因，那就是雜亂無章，並且人浮於事。於是大家同意將人員減少一半，其中10位員工馬上改調其他部門。經過這次的表格化檢討，這個部門的人員雖然減少了，但工作卻比以前輕鬆了，每一位員工都在自己的崗位上發揮到了極致。
事實證明，不斷檢討表格和流程可以提高部門工作效率。所以，這種表格化管理對企業來說是非常實用的。
王永慶說，有的企業資料很多，生產的、管理的、銷售的、采購的等一應俱全，但是企業發展卻不能達到理想狀態，經常出現庫存過高、原材料斷貨現象，采購時間過長，費時費力。這樣企業的生產就很難進行，就很難合理發展。諸多的企業都犯過這樣一個毛病，那就是把許多資料當作是每月及每半年一次的盤存工作，把品名、規格、數量等記錄下來，填記一大本表格，將庫存量統計一下，然後由填表人依序呈送資材主管、廠長和經理過目。但為什麼要這樣做卻從不考慮，僅是潦潦草草看過就算了。
王永慶曾經從資材管理上談論過表格化管理的重要性。他說，資材管理的第一個先決條件是，表格的設計一定要達到管理上的要求，也就是說要達到合理化。合理化的表格至少要有如下兩個欄目：其一是材料主管的“處理對策”。比如說，東西滯存了三個月怎麼辦？如果有了這一欄，材料主管就會考慮這東西是讓它繼續滯存在倉庫，還是趕快處理掉，或是其他種種辦法，並逐條填列出來。如果沒有這一欄，材料主管就很難盡到自己的職責，發揮自己的作用，而盤存工作也就完全失去了意義。第二是“廠長或經理批示”一欄，資材主管簽注的意見如何，所擬的處理辦法又如何，廠長或經理在批示判定之前，就要從合理化管理的要求出發，采取具體的措施。一旦批示了，有沒有處理，處理得怎樣，這些都要追蹤。這樣做就能做到科學管理，但是隻有這樣並不能實現表格化管理的合理化。在日常的管理工作中，有些事情是需要靈活處理的。
比如一個員工外出辦事，首先要經管理者批準，填報到什麼地方，要怎樣去，去幹什麼，經核準後才可以乘車外出，這是一般的流程。這樣做不僅浪費時間，而且毫無意義。如果業務比較緊急，需要立刻外出洽談，這時事後補辦手續應是最好的選擇。管理者應該切記：管理的目的是效率，而不是為了用規則規範人。企業經營的目的是為了發展，能夠創造利潤，如果一味地強調規矩，就不利於工作的進行。
管理表格的優勢不僅體現在企業的內部管理上，還體現在外部事務的辦理上。
有一段時期，台灣企業都在喊進口原料在加工出口的衝退稅手續很難辦，那些沒有辦過這些事情的人就會聞風喪膽，認為這條路最好不要走。但是，王永慶並不相信。結果，他去了一次後發現，這種現象很多時候是那些前來辦理手續的企業造成的，因為那些企業本身就沒有把資料準備好，也沒有一定的表格來記錄這些事情，這樣往往要跑很多次才能辦理成功。而如果手續齊全，把所有證件都準備好，海關一般不會積壓太久，否則可以給“財政部”去函，反映海關積壓公事，這樣事情也就可以很快解決了。