正文 第50章 管理的組織與控製(5)(1 / 3)

(六)按控製源分有以下三種:1.正式組織控製,如組織通過規範來約束其成員的活動,通過預算來控製支出,通過審計來檢查其成員或部門是否按規定執行,通過規章製度規範其成員的行為等。2.自我控製,指個人有意識地去按某一行為規範進行活動,如一個人具有誠實、廉潔的品質,就不願把公家的東西據為己有。自我控製能力取決於個人本身的素質。3.群體控製,指非正式組織的控製。非正式組織一般有一套(沒有什麼文字規定)行為規範,如果其成員違反,可能遭到諷刺、排擠,如要求一個新來的職工把產量限製在一個群體可接受的水平上。群體控製在某種程度上左右著職工的行為。上述三種控製,有時是一致的,有時又是互相抵觸的。有效的管理者應綜合利用它們,使之和諧,防止它們互相衝突。

(七)按控製對象分為以下五種:1.人力控製,如對每一個人安排適當工作,明確工作目標,並對其進行考核。2.生產控製,指控製產品生產或研製工作的時間和工作的路線。3.質量控製,全麵質量管理是質量控製的基本方法,一方麵控製工程質量或產品質量;另一方麵控製工作質量。4.物資控製,其目的是既要保證生產和工作連續性,又做到經濟性,盡量節約。5.成本控製,如通過“標準成本”、“預算控製”、“目標成本”等辦法對成本進行控製。6.資金控製,目的是合理而節約使用資金。資金過少,難於開展正常的經濟活動;如果過多,則周轉慢,不利於提高經濟效益。

控製的基本過程

任何控製活動,都離不開下述三個步驟:

(一)確立標準。標準是控製的前提條件,是控製過程中計量、鑒定、對照的基礎。控製的標準可能是原計劃規定的標準,也可能對原計劃標準或指標的細分化。標準是應該可考核的,可以是常數,也可以是變量,應根據具體的控製要求來定。標準主要有四種:時間標準,如工作進度、完成日期等;數量標準,如產品數量、每百元產值能耗等;質量標準,如工作質量和實物質量在定性、定量上的要求;價值標準,如產品成本、資金利潤率等。標準既不能過高,讓人們高不可攀;又不能太低,不利於發揮人們的潛力,應該具有先進性、可行性。

(二)衡量成效。就是將工作實績與控製標準進行比較,進而對工作成效做出客觀評價。主管人員不能完全依賴事後得出的會計核算、統計核算和業務核算的數據進行控製,而隻有當他們能夠對於即將出現的偏差有所預見並及時采取措施時,才能進行有效地控製。這也是“向前看”的控製,可以利用能得到的最新信息進行預測,發現什麼差異征兆,可急速采取預防性的措施,及時糾正。主管人員要特別注意抓重點,抓“兩頭”,對於較大的差異,如特別優良和特別不良的情況,要高度重視,這會提高控製的效果,而精力又不過於分散。

(三)糾正偏差。即針對那些偏離標準的誤差,進行及時有力地糾正。首先,要分析原因。一般有三種原因,一是執行部門或工作人員的責任;二是外部條件發生了變化;三是原來的計劃可能不科學甚至有失誤。第二,有的放矢地采取措施。當外部環境發生變化時,可采取補救性、應急性的措施加以適應;當需要消除變量的實際狀態與要求量的偏差時,可采取平衡偏差的方式來糾正偏差;當需要消除某種障礙時,可采取排除幹擾的方式來糾正偏差。根據發生偏差的具體原因,有時可改進技術,有時可改進組織工作;如果原計劃有問題,還可調整、修正原有計劃。第三,糾正偏差的效率要高。糾正偏差的活動,要經過發現偏差,分析原因,采取措施,實施修正等幾道環節,其中任何一個環節的延遲,都會影響工作的順利進行,甚至帶來不良的後果。

對工作過程的實時控製

對工作過程的實時控製可采用網絡技術與線性規劃的方法。下麵簡要介紹一下這兩種方法。

(一)網絡技術。它又稱“計劃評審技術”、“關鍵線路法”。網絡技術是應用網絡圖的形式,來反映和表達一項計劃中各種工作內容(如任務、活動過程、工序、費用等)的先後順序和相互關係以及進度安排,通過計算確定關鍵路線,並選出最優的方案。