寫文章是有規律性的，其過程大致分以下五個階段：
搜集、占有資料。
實用文必須言之有物。作者應根據所要寫的實用文的具體目的、要求，去搜集信息、資料、數據。信息材料的來源，一是直接材料，即作者日常工作、生活中的經驗，這是從觀察、體驗、感受、實驗、試驗中得到的；二是間接材料，即從文件、文獻、書刊及其他信息資料中取得的；三是直接通過專門的調查得到的；四是對大量原始材料經過整理、分析、加工後得到的。
材料要絕對真實，但不能把一大堆真實的材料堆砌在一起，不加分析、選擇地使用。正確的做法，一是按照事物的本來麵目去認識、說明事物，要從實際出發；二是用辯證唯物主義和曆史唯物主義觀點進行全麵分析，得出正確結論；三是正確看待主流與支流、整體與局部、成績與缺點；四是材料要具有代表性、典型性和新穎性。
居委會幹部平日工作要自覺地、有意識地搜集資料，做到凡是和自己工作有關的材料，見到就要搜集，聽到就要記錄，不了解的就要調查。眼睛要多看，耳朵要多聽，腦子要多想，手要多記。材料要長期、辛勤、細心地積累。積累材料要有一種大旱望雨、雪中求炭、久渴想水、望眼欲穿的勁頭，要做到多、廣、全。多，就是量大，數多；廣，就是麵廣，無論是組織內部、外部，還是曆史的、現實的，或是報刊、書籍，都要搜集；全，就是正反、美醜、好壞、主次都不嫌棄，一並搜集。隻有有了豐富的資料儲備，使用時才能隨口說出，隨手找到，信筆寫來。
意在筆前。
在未寫文章前，要進行構思，也就是對寫文章的醞釀過程。作者在思考的基礎上，可以與別人探討，征求他人的意見，聽聽上級領導的看法。構思包括對文章的主題、材料、結構、語言、風格等，都要有一個通盤考慮。
考慮時要注意兩點：一是周密性，即盡量做到細密、周嚴、無懈可擊，能從事物的諸方麵去思考、去認識。在考慮成績與問題、主要與次要、客觀與主觀、正麵與反麵的時候，要堅持實事求是的原則，堅持看本質、看主流的原則。二是連貫性，要前後想周到。事物的發展總是有先有後，有因有果。考慮問題要有條不紊，有主有次，有重有輕，既不能割斷曆史，隻想現在，不考慮未來，也不能不顧因果關係，隻想結果，忘了原因，不考慮造成結果的環境條件。
在明確了寫文章的目的、要求、對象、範圍、作用、基本觀點和材料的基礎上，考慮全文的輪廓：分幾部分，每部分寫什麼，開頭、正文、結尾都怎麼寫，在什麼地方用什麼材料，用哪些關鍵的詞語、句式。
考慮輪廓即列文章的提綱。文章的提綱實質上是由序碼和文字組成的一種邏輯圖表，是文章的藍圖。列提綱也稱謀篇布局。通過謀篇布局，使全文組成一個緊密的、統一的、有機的整體。文章的線索、脈胳要清楚、連貫；層次和段落要分明；內容要有條理。提綱要視文章的長短，可粗可細。如果文章較長，頭緒又較多，提綱則盡量詳細些。除了格局間架之外，每層的主要觀點、材料甚至約有多少字數，都應列出來。
列提綱的好處，一是幫助作者組織材料；二是可以幫助作者把要寫的內容想周到；三是免得想到哪裏就寫到哪裏，前後不連貫。想好了再寫，列出提綱，成竹在胸，寫出的文章就文理通達、周密嚴謹。
動筆行文。
動筆行文是把無形的思想變成有形的文章，也就是寫初稿。此時強調以下幾點：
（一）集中時間一氣嗬成 這可使寫的內容文脈貫通、思路順暢，使文章的段落、層次之間，環環相扣，絲絲相連，前後一致。有的人提出：“疾書莫間斷”。如果中間一停頓，去幹其他事情，過一段時間再寫，原來的思路可能被打斷，思想火花可能飛跑，想好的妙語、警句會忘卻，原來的設想可能會消失。思想再重新進入寫作“角色”，還需費一番時間。