（二）每一段的內容盤算好了再寫，不能想了上一句，就沒有下一句 如果一句一句地往出擠，就會重複囉嗦，前言不搭後語，作者的思想、見解、情感，就難表述清楚。
（三）詳略適當 該說的一定要說清楚，說充分；不該說的，就一定不說。“下筆千言，離題萬裏”，“誇誇其談，言不及義”，以及枝蔓橫生，畫蛇添足等等，都是當止而不能止的表現。
（四）不必耽於“小節”寫初稿時，如果發現枝節上有問題，有的可順手修改、處理，有的若拿不準、費時間，可在旁邊做上記號，待修改時加以解決。切不可時時停下查找、思索，用過多的時間去咬文嚼字。否則就會拖長時間，中斷思路，影響全篇脈絡的貫通。
反複修改。
古人曰：“善作不如善改”，“文章不厭百回改”。好文章是經過千錘百煉改出來的。我們想要對曲折複雜的客觀事物有個全麵、正確的認識，並且還要以文章的形式把它恰當地反映出來，那的確不是一下子就可以完成的，必須經過反複研究，不斷修改，才能臻於完美。
修改的內容：寫作的意圖是否表達清楚？文章的觀點是否闡述明白？材料用的是否妥當？布局是否科學、合理，是否完整、統一？觀點的論證是否合乎邏輯？觀點與材料是否吻合？段落、層次是否分明、連貫？內容與標題是否相符？離題了沒有？詞語、句子是否完整、準確，是否合乎語法要求？標點是否準確？有無錯別字？
實用文是要應用的，必須寫好，做到內容正確，形式完美。寫完了初稿一定要反複修改。有的可小修小改，有的則大修大改，重要的是精修細改。修改的方法有兩種：一是朗讀，有時自己寫的東西，光看是看不出毛病的，可是用口一讀，不上口，用耳一聽，不順耳，於是毛病就找出來了。二是擱一擱再改，過一段時間再改，擬稿人可以冷靜下來，換個角度進行修改，要表述的內容就會更完善、準確。
定稿謄請。
經過反複修改，最後通篇閱讀、檢查，在定稿後再規規正正地謄清。謄清的文稿要合乎文麵（書寫、標點、行款格式）要求。謝覺哉同誌提出：“字，寫得清楚，人家容易看；寫得美，人家喜歡看。”有人說，漢字寫得如何，從某種意義上說，也反映一個人的文化修養。
實用文的書寫，如果字跡工整、秀美，既便於識認又給人以美感，對盡快理解公文內容是不無益處的。反之，字跡潦草，文麵雜亂，錯字迭出，讓人見而生厭，讀而心煩。這即所謂因“形”而害“意”，往往延時誤事，貽害工作，甚至造成極大的損失。
據《曆史大觀園》（1994年第10期）載：1930年5月初，蔣介石與馮玉祥、閻錫山在河南南部進行了一百多萬兵力的大戰。戰前，馮、閻商定率軍在河南北部的沁陽會師，集中兵力一舉殲滅駐守在河南的蔣軍。但是，馮的一位作戰參謀在擬定作戰命令時，誤把“沁陽”寫成了“泌陽”，碰巧河南確有個泌陽，該地與沁陽相距數百裏。這樣一來，就使得馮的軍隊誤入泌陽，貽誤了聚殲蔣軍的有力時機，讓蔣軍奪取了主動權。這因一撇之差而發出的錯誤文件，不僅使馮閻聯軍損失重大，還為蔣介石建立政治軍事獨裁創造了條件，甚至影響了中國的政局。