有這麼三個小故事。一個是某食品商店的糕點組，每月月末盤點，連續好幾個月總是少八、九十元。他們想了許多辦法，也查不到原因。以往，從糕點廠直接送來的貨，一般不過秤驗收，一次偶然過了秤，發現短了不少份量，這才發現盤點少錢的原因。第二個是某供銷社賣的茶葉，附近的居民買去喝茶時，都感到有麻辣子味，後來發現這個供銷社在倉庫存放的茶葉與花椒靠得很近，互相串了味。第三個是1981年夏季，北京氣溫較高，持續時間又長，不少人，尤其是小孩長了痱子。某百貨商店小百貨組去倉庫提痱子粉，保管員說沒貨，但月末盤點時，發現庫存還有不少痱子粉，影響了市場銷售。
這三個故事都與商品保管業務有關。商品保管是商店業務經營過程的重要環節。零售商店的中心任務是向廣大消費者供應日用生活用品，商品保管工作做得不好，就會影響商品銷售。經理應從以下幾個方麵抓好商品保管業務的管理。
嚴格驗收商品。
商店對購進的商品，應把好入庫驗收關，其作用是：可以防止劣質商品進入商店，維護消費者的利益；可以推動生產單位改進和提高產品質量；便於劃清商店與供貨單位、承運單位等各方麵的責任；可以為商品在庫保管養護中提供必要的資料，以采取適當養護措施，確保商品安全，防止和減少商品變質、損失和差錯事故。商品驗收，原則上要求及時、準確，即在較短的時間內，準確地驗收商品數量和質量。
數量驗收：在點收大數後，檢查商品包裝、標誌與商品入庫單（或發貨票）是否相符合。包裝有否水濕、油汙、破損等異狀。開箱拆包驗收商品，一般應有兩人以上在場同時操作，以明責任。細數驗收時，應分品名、規格，等級、產地、牌號進行核對，以確保準確無誤。對有完整標準包裝的商品，可按一定的比率驗收：有附件、配件的商品，要檢查配屬件是否齊全；對鈕扣、發夾、螺絲釘等商品，一般隻能按盒、包、打、羅等數量單位驗收；對貴重商品和包裝有破損的商品，要特別注意一一清點。商店應根據不同商品特點、性能，采取不同計量單位驗收。如有的商品按件計算；有的按重量計算；有的按長度計算；有的按麵積或體積計算。驗收後要在票、單上蓋“驗訖”字樣，經手人簽名。
質量驗收：檢查商品質量是否符合購銷合同規定的要求，是否符合產品質量規定的標準。影響商品質量的因素有：原材料的成分、性質和結構；工藝過程、操作方法；商品的包裝、保管和運輸條件等。檢驗的方法可分以下兩種：
感官檢驗法，即驗收人員憑自己的商品學知識和實際業務經驗，用感覺器官來檢驗，判斷商品的質量。通過視覺觀察商品外觀質量，如色澤、透明性、特點（結構、形狀）等。屬於液體商品，要檢查包裝有無滲透痕跡。對有些商品的視覺檢查，應在正常的日光和規定的燈光下。通過聽覺檢查、鑒別商品質量有無缺陷。如玻璃、陶瓷器皿，可用小木棒輕敲，聽其發聲判斷有無破損。通過觸覺檢查商品的光滑細致程度、彈性、硬度、溫度等情況，如用手探測包裝內商品有無受潮、變質等異狀。通過嗅覺檢查商品的氣味，鑒別商品有無發生變質或串味等現象。有些商品，如茶葉、糖果、油脂、香皂、香水等商品的氣味是重要的質量指標。很多商品要綜合地通過幾種感官進行檢查。感官檢查法簡便迅速，不需要檢驗設備，但由於隻憑人的感覺、經驗，受驗收人員生理狀態和操作環境條件所局限，缺乏客觀的統一標準。
理化檢驗法，就是采用各種器械、儀器、試劑，對商品的規格、成分、技術標準等，進行物理、化學和生物的性能分析，從分析的結果來判斷商品質量是否合乎要求。這種方法需要一定的儀器設備，檢驗者要掌握一定的技術，不如感官檢驗法簡便迅速，但比較客觀，精確，能全麵揭示商品的性能、成分、強度和結構，能準確地測定商品的溫度、濕度及含水量。隨著我國科學技術的發展，這種方法將會越來越多地得到應用。
在商品驗收中，發現餘缺或殘損、質量不符時，應即刻作出驗收記錄或填製查詢表格，詳細記載差錯及質量不符的情況，應有兩人驗證簽名，然後與供貨方或承運單位聯係、商洽處理辦法。如發現多餘，應及時通知發貨單位，並妥善保管，不能作為溢餘處理；如發現短少，應按實際數量簽收，同時通知發貨單位；如發現包裝有異狀，商品殘損變質情況，應將這部分商品分開堆存，保持原狀；如發現具體規格不符，應先驗收來貨，再與發貨單位聯係。
科學的堆碼存放商品。
商品經過驗收，辦理入庫手續，就進入庫房堆碼存放。分區分類、貨位編號是保管商品的好方法。這種方法取存方便，加快出、入庫時間，減少串號和錯付現象；有利於商品儲存安全，減少損耗；有利於商品合理堆碼，提高倉容使用效率；便於保管員之間互助合作，調劑忙閑；便於對儲存的商品進行統計、盤點和監督、檢查，促進帳貨相符。這種方法即根據商品的自然屬性和倉庫設備條件，將商品分為若幹大類，倉庫劃為若幹貨區，每區又分為若幹貨位，並按次序編號；在分區分類基礎上，按號位固定儲存商品；在明顯處做出標記，以資識別。