（五）重點突出。一株樹綠葉很茂盛，但若有一朵鮮豔的紅花，就更能給賞花者一種突出的美的感覺。一個企業的事情非常多，如果寫總結，就不能事無巨細，麵麵俱到，而應當抓住重點，把主要經驗、教訓分析透徹，說明清楚，這會對以後的工作有指導意義。如果不論大事、小事，眉毛胡子一把抓，就會使人感到是一筆糊塗帳。
（六）層次清楚。要把意思表達清楚，要把錯綜複雜的事物理出頭緒來，就要有步驟地一層一層地寫，一層意思就是文章的一個層次。段落是反映層次的，有“換行錯格”的明顯標誌。有時候一層意思寫成一段，有時候一層意思又分成幾小段。分層、分段的目的，是使別人閱讀起來感到有條有理，清楚明白，能更深刻地理解和體會文章的中心思想，更好地掌握住要領。在文章的布局上常常出現如下的毛病：綱目不明，枝節旁生；次序顛倒，層次不清；各自為政，前後不連；一說再說，彼此重複。所有這些，都要注意避免。
（七）句子通順、簡明。通順，就是合乎事理，合乎大家說話的習慣；簡明，就是既簡短，又明白，不羅唆也不含糊。應把話寫得自自然然，不要寫得生硬、呆板，文縐縐的。應當盡量用最少的文字，表達最豐富、最複雜的內容，把要說的話進行提煉、概括，將可有可無的字、詞、句、段刪去，務求做到言簡意賅。行文要掌握要點，將事情的來龍去脈交待清楚，不宜憑借誇張、婉曲、倒反等修辭手法，一般也不需要描寫和抒情。隻要讓事實說話，以事實感動人；再依據事實加以分析，以理服人。最好把句子寫得短些。短句結構簡明，枝葉不蔓，讀起來順口，聽起來悅耳。多用短句，是漢語用句的主要傳統之一。句子太長，容易使閱讀的人迷失路途，抓不住整個句子的線索，念起來也吃力。
（八）用詞準確。寫計劃、總結等應用文具有很強的政策性和實踐性，這就要求在用詞時，經過仔細推敲，不能馬馬兜虎；要掌握分寸，不能粗枝大葉；要合情合理，不能詞不達意；要確切明白，不能模棱兩可，含糊不清；要前後照應，不能自相矛盾；書寫要規正、清楚，不能出現錯別字、掉字。解釋政策，說明情況，總結經驗教訓，往往有時間、範圍、數量、條件、主次、等級、大小等方麵的區別，這就要經過認真思索，選擇適當的詞語，去準確地反映表達客觀事物。過與不及，都是不正確的。用詞不準常常是因為：對事物的情況沒有認識清楚，概念、判斷不準確；不從所表達的對象出發，尋求適當的詞語；對詞的含義和用法了解得不確切。
（九）標點正確。標點符號是書麵語言裏不可缺少的輔助工具，它可幫助讀者分清結構，辨明語氣，正確了解文章的思想內容。郭沫若同誌說：“標點一定要恰當。標點好象一個人的五官，不能因為它不是字就看得無足輕重。標點錯了，意義也就變了。”葉聖陶同誌說：“標點很要緊。一個人標點不大會用，說明他語言不夠清楚。”這些話說得很中肯，我們應該花一點攻夫學會正確使用標點符號。
（十）符合文體本身的格式要求。應用文在人們長期使用的過程中，為了清晰醒目，應用方便，逐漸形成了一定的格式和習慣用語。如標題如何寫法，正文如何把事情闡述清楚，又如何開頭、結尾等等，都有不同的格式要求。因此，我們寫應用文要遵循一定的格式並使用習慣用語。寫“總結”的格式，方法比較自由，但也有一定的要求和範圍，一般應包括基本情況，成績收獲、存在的缺點和問題、經驗體會和努力方向等內容。