為了戰勝同樣強大的對手，一個人可以克服巨大的困難.煥發無窮的力量，發明出複雜的技術。但是，對手總是一個接著一個。如果他不知道首先應該做些什麼，就會喪失勇氣，就會增加幾倍的心理負擔，這個道理適用於我們的一切活動。如果您不知道從哪裏開始，就不要去做；如果您不知道辦公場所哪些地方應該清理，就不要浪費時間去尋找，以免自己腦子裏出現混亂。
如果您看到自己的辦公桌上已經蘊藏著危機，那裏的混亂已經使您不堪忍受，就應該馬上嚐試一下這裏向您推薦的方法。作為一種減輕辦公室工作壓力的措施它非常有效。
另外。如果您認為沒有那麼多時間用於清理辦公桌，那您就大錯特錯了。您隻需花費兩、三個小時（據我們估計，很少有超過這些時間的），而投入這些時間絕對值得。事後您的頭腦會變得更加清醒，感覺會好得多，“損失的時間”一定會奪回來。
“四分法”這一方法被看作是多位美國總統的工作秘密，並作為一項“鐵腕方法”流行起來。這是一種針對緊急情況的簡單方法：
在一張空桌子（不是您正在用的桌子，而是另外找一張）或者是地板上，按順時針方向劃分出四塊地方。然後果斷地清理幹淨您的辦公桌，一張紙都不讓它留下！您的態度要堅定，注意力不能分散，並且要相信，在經過了“萬事開頭難”的階段之後，您一定會得到創造的快樂和充沛的精力。
現在詳細介紹“四分法”的用途：
1.丟棄
在第一個四分之一的地方存放您準備丟棄的東西.最好能夠準備一個大箱子。這裏挑選出來的資料應該是些多餘的、用不著您今後再處理的：
（1）廢棄的草稿紙；
（2）一個星期前的舊報紙；
（3）一年之前的舊目錄；
（4）已經沒有您需要的文章的舊雜誌；
（5）不能用的舊圓珠筆；
（6）過期的、或者是三年前的舊地圖，以及您在兩年內不會去的國家或地區的地圖：
（7）中學或大學時代的資料；
（8）舊的聖誕卡；
（9）孩提時代的圖畫中的一半（特別好的除外，它們的價值還會提升）；
（10）去年的掛曆；
（11）您從來都沒有使用過的烹調用書；
（12）您已經扔掉的電器的使用說明書；
（13）過期的或已經沒用的保修證書。
您一定很驚訝有這麼多沒用的東西。
2.可交給別人處理的資料
第二個四分之一的地方容納您可以轉給別人去處理的文件。如果您是美國總統並有白宮的工作人員可以使用，當然這時會倍感方便。也許在您的辦公桌上有許多您不願麻煩別人，而想自己能夠很快處理的“小事”。在清理工作中您必須改變自己的這個習慣，實行嚴密的工作分工。您應該利用一切可以利用的人——同事、家人、做小時工的大學生，也可以找個專門提供辦公室服務的公司幫忙。
3.重要資料
在第三個四分之一的地方存放最近必須由您親自處理的文件。隻有您自己最清楚，下一步與這些文件有關的問題該怎樣處理。這堆文件需要您特別關注。
4.奇效
第四個四分之一的地方有些特殊，這裏隻存放那些您在清理過程中馬上就可以通過下述方式處理的文件：
（1）打電話。您可以馬上通過電話解決問題，盡管這些事情本來是通過文字方式解決的。如果電話打不通，則把相應的文件放入需要待處理的重要文件之中（第三個四分之一的地方）。
（2）發傳真。在原來的文件上加以批示後再傳回給發件人（如果對方沒有傳真就發信）。
（3）存檔。立刻將文件放到它應該放進的文件夾中，或者活動文件櫃的相應格層中。
5.“鐵腕方法”的使用規則
如果能夠嚴格遵守下述簡單的規則，“四分法”會百試不爽：
不搞一個過渡的文件堆；
每份文件隻處理一次；
不搞第五、第六個或更多的地方堆文件。
經過了這樣的“首次幫助行動”之後，您就可以自由地采取新的行動了。您有了一個自由的辦公場地.曾經占據在那裏的大堆文件、資料被清走了。現在您有精力來對付那些以“堆積”這種最糟糕的方法來管理的其他物品了。