眾多文件的零亂不堪也會導你工作壓力增大，下麵我們再介紹幾條清理文件的規則。
（1）建立可長期存放文件的卷宗夾
已經處理過的文件要及時從活動文件櫃中清理出去，因為這裏的空間是極其寶貴的。那些需要長期保留的文件不要放在活動文件櫃中，而應放在一個卷宗夾裏。所以每個活動文件夾至少要配一個相應主題的卷宗夾。沒有保留價值的東西就扔進廢紙簍。“完整的檔案櫃”總是最重要的！
（2）建立特殊文件存放處
一些不適於放進文件夾的東西，例如特別厚的文件，可以另外存放到一個立櫃中。而在相應的文件夾中您可貼一個特殊的標簽，或者把這些另外存放的文件的題目複製下來放在文件夾中，以提醒自己不要忘記那些放在別處的文件。
（3）記錄在日程表中
我們已經在前麵講過，為了提醒自己，應該把要處理的文件寫進自己的備忘錄或日程安排中。
（4）起個一目了然的名字
應該為每個文件夾起一個響亮的名字（例如“展台”、“研究部”——“商務旅行”等）。而避免用些什麼“加急”、“特辦”之類的詞語。通常情況下，那些沒有醒目標簽的文件夾就成了埋葬重要文件的墳墓。在給文件夾起名時千萬不要使用那些官方語言，如“待辦”、“待答複”、“發票”、“欠款”、“外事日程”等等，而應使用一些富有幽默感、使人輕鬆的語言。
（5）不斷有所變化
您應該花點功夫，讓自己的活動檔案櫃保持活力。您不要擔心文件夾經常變化的名字.它就應該是生氣勃勃的。例如：一位電視台的記者為每篇電影報導都建立了一個文件夾。如果這篇報導已經播完了，它就必須被存進一個卷宗夾裏。這個舊的文件夾就應該有一個新的電影報導的名字。為此您多準備一些可以寫字用的標簽，特別是為那些您最近就要放進活動文件櫃的文件夾。
（6）快速反映
事實證明，如果您能把一些需盡快答複的信件和傳真都放在一個優先處理的文件夾中，隨時待辦，您就能把很多事情一次性辦完。
（7）堅持利用
請檢查一下，那些長期放在辦公桌上的文件都屬於哪些類型。如果是因為文件夾中沒有適合它們的分類，那就為它們準備一個新的文件夾。因此就可能產生一個“孩子”（裏麵有出席家長會的邀請函、課程表、保險單）或者是“體育協會”（如果您是某個組織的成員），或者是其他什麼內容的專門文件夾。
準備一個新的公務旅行文件夾，把一切有關旅行的資料都放進去（車票、旅行計劃、城市交通圖、旅店名址、邀請函、旅行社的宣傳資料等一切具有重要信息的紙張）。每次旅行的資料部存在一個透明的文件袋裏.動身前取出一個相應的文件袋，這樣可以保證不會遺漏重要的資料。旅行期間，您需要保存的所有資料，尤其是回來後報帳的單據都放進這個袋子裏。因為您已經把所有的東西都準備好了。所以在返回的途中您就可以開始結賬了。
結完賬後，你的這次旅行就算結束了。您可以找張特別醒目的紙放在透明文件袋所有資料的最上麵，然後把它存入寫著“已經過去的旅行”的卷宗夾裏。這種簡單而安全的辦法保證不會丟失任何東西。
（8）利用文件夾的封麵
把與文件夾內容有關的電話號碼、姓名、地址、日程、會員號，以及其他有關數據都寫在文件夾的封麵上。當您拿出文件夾時，所有重要數據都在眼前。
（9）新奇獨特
一般情況下，隻要您足夠熟練，就可以把文件櫃管理得很好。但要想有一些獨創性，對它就不僅僅是利用，還要熱愛（讓您在其他人麵前感到驕傲）。例如：一個喜歡用鋼筆寫字的朋友在您這裏找到了一個存有吸墨紙的文件夾，而這正是他尋找了很久卻沒有得到的東西；一位留在家裏照顧孩子的父親驚異地為他的孩子找到了一紙袋東西（粘貼畫、從雜誌上剪裁下來的猜謎遊戲、一小袋橡皮熊）。
（10）定期清理
如果文件櫃太滿了，就要為它減減肥。在每個文件夾裏都有些早已處理完的事情，過期資料之多，超出想像。經過十幾分鍾的淘汰處理，您的文件夾又可以正常發揮作用了。
麵對滿滿登登的文件夾，您可不想再來一次“大掃除”行動，盡管那樣一切都會整理得井井有條。最好不要采取這樣的行動，您寧願小步快走。