一般來說，網上小組座談會的參加者隻需知道相應的網頁地址就可以進入。步驟一般是：參加者接到網頁地址以及如何參加的指導、討論前幾分鍾參加者進入網址看到座談會首頁（信息頁）、首頁告訴參加者討論的內容以及如何參加討論、首頁要求參加者輸入其姓名和地址以便討論會後聯係寄獎品、參加者點擊連接進入新的調查頁、每人選一個外號或名字進入小組討論、在討論過程中討論窗口會顯示參加者及其外號。當然小組座談會的組織者需要使用特殊的網上會議軟件，例如Mann and Stewart（2000）在一個“青年和健康風險研究”項目中使用了名為“一級會議”（Firstclass Conferencing）的軟件包。每位參加者需要一個用戶名和密碼才能進入。該項目共計給出了49個用戶名和密碼，其中48個是給參加者的，1個是給主持人或服務商（facilitator）的，該項目在網上同時有4個聊天區域（分別叫紅區、藍區、綠區和黃區）用作4個實時的小組座談會；還有4個子目錄（紅會、藍會、綠會和黃會）用作非實時的會議區域。這些區域相互之間是排斥的，各自獨立的，但是座談會是可以同時進行的。選擇座談會所用的軟件時，主要考慮的因素是隱私保護和價格問題。
對於傳統的麵對麵的小組座談會而言，集合地點和環境是十分重要的，一般要求容易尋找、沒有幹擾、放鬆、非正式、安靜等。有些研究者認為地點應該是“中立”（neutral）的（Morgan，1988），而另一些認為“自然性”（naturalness）才是最重要的（Lindlof，1995）。但是對於網上座談會來說，參加者可以來自既自然又中立的地點。例如，參加者所使用的計算機是在家中或在其他熟悉的環境中，因而可以認為是自然的；中立性更是可以保證的，因為參加者不太可能知道其他參加者所在地的性質和環境。重要的是，要讓參加者知道他們的評論是很受歡迎的、很有價值的，而且他們的積極參與將會得到鼓勵；同時，整個小組的情緒和心理氣氛也是很重要的。網上座談會氛圍的營造隻能靠文字上的交流，聲音、肢體語言等是無濟於事的。不過主持人或服務商也需要起到一個正麵的積極作用，以建立一個隨意的和友好的氣氛。例如開始的歡迎詞就十分重要，一般包括：歡迎、主持人自我介紹、項目介紹、座談的參與方法等。關鍵是要使參加者放鬆、從而進入比較隨意的狀態。例如主持人在歡迎詞中可以事先說明：“有時候屏幕上會出現我的名字，我會進入你們的聊天室。不過請不要管我，我不是來檢查你們的，我隻是要核對一下情況是否正常，我不會幹擾你們的討論。”也許還可以提醒一下參加者：“請大家友好地相處。如果你不同意別人，就說出你的意見，但一定要客氣地說。希望大家能分享到討論的樂趣，記住，這不是考試。”歡迎詞中最好包括鼓勵參加者相互進行簡短自我介紹的內容，以使參加者感到與他人相處的放鬆和愉快。
對於網上小組座談會參加者的要求與傳統麵對麵座談會的情況沒有什麼不同，一般希望是來自各個階層的非專家型的人員，同一組的參加者最好具有相對的同質性，例如經曆或生活狀況比較相似等。但是征募參加者的方法則可能有所不同。常規的征募方法有：①如果小組座談是某個大項目中的子項目，則有可能從先前完成問卷的那些被訪者中選取參加者；②采用滾雪球的方法征募；③從各種名冊或名單（會員名單、消費者郵寄名單、校友名錄、會議出席者名單等等）隨機地抽取；此外還有一些利用互聯網資源來接觸和征募的方法，例如：①根據研究的性質，邀請碰巧在到相關網站“衝浪”（surf）或“潛伏”（lurk）的網民參加；②在話題範圍比較窄的情況下，有可能從事先存在的相關內容的網上聊天室、會議小組、管理郵件清單的程序中選取適當的參加者。不過網上小組座談會的參加者的真實身份一般是難於完全確定的，對於同質性要求很高的研究，這可能是一個需要特別對待的問題。但是也有研究者認為，成功的小組座談會的關鍵在於參加者是否“積極地”和能夠“很容易地”參加所感興趣的話題的討論。如果小組座談會的答案是很容易地可以給出的，那麼參加者的準確身份的確認就不那麼重要了。因此按照Morgan的定義，“成功的”座談會並不一定要依賴於參加者的同質性。此外，組織實時小組座談會時人數問題特別重要，不能同時太多的人參加，否則對於非實時的小組座談會，參加者的數目幾乎是不需要限製的，關鍵是要鼓勵參加者反複地回到小組裏發表意見；不過也需要考慮一些問題，例如：是否可以製止過量的參加者進入、何時關閉及如何關閉小組座談會、參加者過多時會有什麼後果等等。