隨著信息技術的發展和國內信息技術應用水平的提高，在辦公過程中，傳統的工作方式和審批模式已經難以滿足新的需求，實現辦公自動化已經是提高政府機關和企事業單位辦公效率、規範化管理的必然趨勢。辦公自動化（OA）係統是指利用計算機和信息技術，以及現代辦公設備構成的處理係統，以輔助管理人員進行各種辦公活動。機構、人員、設備、網絡環境、辦公信息等幾個基本要素構成了常用的辦公自動化係統。辦公自動化已經發展成為一門新興的學科，它涉及計算機與通信技術科學、管理與行為科學、係統工程與人機工程學等學科，是當今IT技術應用的一個非常活躍的領域。
6.1辦公自動化的概念
王總是一家集團公司的首席執行官（CEO），由於公司規模的不斷擴大、人員不斷增多，對人員出勤、請銷假的管理越發困難了。後來根據人事部門的建議，王總果斷將原有的普通打卡機升級為指紋考勤係統，並將考勤模塊納入到人力資源和績效考核軟件平台中去。這樣，管理人員可通過計算機網絡與軟件就能很方便地知道各個員工的出勤情況，一切統計與計算都由計算機代為管理，大大降低了管理人員的工作量，提高了工作效率，原來複雜而枯燥的工作變得簡單而輕鬆了。這就是辦公自動化在現實中的生動案例。
辦公自動化（OA），就是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型辦公方式，它通過計算機與互聯網使辦公活動物化於現代化辦公設備中，由人與技術設備結合構成服務於某種辦公目的的人—機信息處理係統。這種係統應用在行政機關中就是電子政務，而應用於企事業單位就是OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化可以優化管理組織結構、調整管理體製、提高辦公效率、增加組織的協同能力、強化決策一致性，從而實現提高決策效能、提高企業運營水平的目的。
在行政機關、企事業單位工作中，利用互聯網技術，采用一係列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全麵、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高工作效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其現代化管理水平的標準。
6.2辦公自動化軟件的特點
作為信息科學最重要的載體，計算機在辦公自動化中扮演了重要角色，但僅有計算機是不行的，還要有相應的辦公應用軟件。辦公軟件的作用就是使辦公更加便捷方便，從而提高效率。辦公軟件具有五個特性，即易用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。
6.2.1易用性
管理“落地”必須麵向全體員工，所以軟件也必須能夠被全體員工所接受，被全體員工所喜愛。如果沒有全麵的應用做基礎，易用性不強，製度落地就隻能是空談。上網幾乎人人都會，而任何OA軟件都是需要培訓的，所以就支撐OA的軟件而言，走網頁風格可能是最佳的選擇。
6.2.2健壯性
OA必須具備超大用戶、高並發應用的穩定性。支撐OA的軟件也必須能保證全體員工應用的穩定性，尤其是針對集團型企業的OA軟件。否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為決定應用並發數的並不是軟件平台本身，而是硬件和網絡速度。
6.2.3開放性
OA必須能夠與其他軟件係統完成必要的關聯性整合應用。現實中，沒有哪一套軟件能夠獨立地完成所有方麵的管理需求。支撐OA的軟件必須具備全麵而廣泛的整合性，能夠從其他軟件係統中自動獲取相關信息，並完成必要的關聯性整合應用。OA軟件必須預留大量接口，為整合其他係統提供充分的技術保障。同時，整合應用不光涉及技術層麵，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目等實際操作技能要求。
6.2.4嚴密性
OA必須同時實現信息數據上大集中與小獨立的和諧統一。企業，尤其是集團型企業，從OA現實需求來看，一方麵必須有統一的信息平台，另一方麵，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、權限+數據”的四維管控，具備全麵的門戶功能。
6.2.5實用性
軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則“藥不對症”，反而可能有副作用。OA還必須能適應企業管理發展的要求。一方麵，企業需要軟件盡最大可能地滿足現有需求；另一方麵，管理本身也是個不斷發展的過程。所以企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。麵對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，即項目化、產品化和平台化。
6.3辦公自動化係統的設計
設計出一套好的OA係統遠非增加幾個特色功能這麼簡單，它需遵循如下幾個設計原則。
6.3.1可行性和適應性
可行性，是指OA應該能夠滿足組織辦公的核心需要，滿足其必須實現的主要功能，而不是超越當前的技術水平。
適應性，是指OA產品的實施條件適應組織當前的環境，超越環境的設計注定產生失敗的產品。
6.3.2前瞻性和實用性
OA係統的開發設計，既要考慮到最大限度地增加係統的價值，最大限度地符合各應用者的需求，充分考慮係統今後的擴展和延伸，實施過程應始終貫徹麵向應用，圍繞應用，依靠應用部門，注重實效的方針，同時又要兼顧到成本控製、項目周期控製等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。
6.3.3先進性和成熟性
先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長係統的生命周期，但同時，任何創新都如小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟件係統、硬件設備、開發工具、軟件產品是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。
6.3.4開放性和標準性
OA係統的開放性和標準性，是指OA軟件係統的底層應支持各個層次的多種協議，支持與業務係統的互通、互聯，應用係統采用標準的數據交換方式，保證數據共享。在當前和未來，OA係統需要輕鬆地與各種操作係統、中間件、數據庫、業務係統及工具軟件進行平滑對接，當前OA的主流廠商都在這方麵做了充分的考量。
6.3.5可靠性和穩定性
OA係統裏流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起係統的崩潰。當係統出現問題後應能在較短的時間內恢複，而且係統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。
6.3.6安全性和保密性
OA係統必須具有對信息的保護和隔離功能，因此係統應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環境和不同的存儲設備，采取不同的措施，包括係統安全機製、數據存取的權限控製等，以確保係統的安全性。
6.3.7可擴展性和易維護性
OA係統要適應技術和社會的發展。為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟件係統的擴展和維護擴展。因此，在OA係統的開發設計中，需要考慮到應用及係統不斷擴展的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體係結構。未來業務的擴展隻需在現有機製的基礎上，增加新的應用與服務模塊。一方麵，當新的技術和產品出現進行升級時，係統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方麵，產品有新的功能增加時，可以通過插件和模塊定製平台的方式，輕鬆實現業務的擴展。
在設備選擇及網絡方案上堅持開放性原則，使係統對各種硬件設備的互聯互通；在軟件上支持跨平台和開放數據接口，便於與其他係統軟件互相集成，未來支持與業務係統、門戶等係統的單點登錄集成，在可獲得相應係統的數據結構情況下，實現與這些係統的應用、門戶、數據等各層麵上無縫連接。利用係統提供的工具，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定製界麵數據項的顯示；同時在網絡或係統出現問題時能及時、快速地恢複係統的正常運行，保證係統的可恢複性，具有較高網絡係統的抗幹擾能力。
6.3.8美觀性和易用性
作為全員應用係統，易用性和用戶體驗是OA項目成敗的關鍵要素。OA產品應可以采用電腦、手機等各種方式登錄，采用圖形化編輯器等各種新技術做到易讀、易理解、易操作，用戶界麵簡潔、美觀、友好，易為用戶掌握、操作和使用；係統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。嚴格遵循易用性原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用；提供統一的訪問地址，便於用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以後快速訪問係統；具備風格一致的友好的用戶界麵，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化。
6.3.9大並發能力支撐
作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟件係統的開發設計，應該支持應用和數據庫等多重負載均衡能力，支持附件服務器和數據庫服務器分離技術，從而支持數萬用戶同時在線和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長而導致係統響應能力下降。
6.4辦公自動化係統的常用設備
我們若要把辦公室武裝成為高效的辦公場所，首先得配備以下辦公用設備。
6.4.1計算機
隨著科技的發展，計算機大量進入辦公室，並有大量文字處理、數據庫處理軟件問世，大大地促進了辦公自動化的發展。
微型計算機發明於1946年，簡稱PC機。如今，PC機已成為實現自動化的首要工具，是各種辦公自動化設備中最為重要的設備。計算機硬件係統由主機、顯示器、鍵盤、鼠標等組成。主機通常由主機板、軟盤驅動器（軟驅，現在多被淘汰）、硬盤驅動器、光盤驅動器，以及各種附屬板卡如聲卡、多功能卡、視卡、網絡卡、解壓卡等構成。主機板包括了計算機的主要電路，以及中央處理器（CPU）、內存儲器等單元。主機板上最主要的部分是CPU，亦稱微處理器。CPU的性能決定了整個微機的基本性能。