6.4.2掃描儀
掃描儀是一種計算機外部儀器設備，是一種通過捕獲圖像並將其轉換成計算機可以顯示、編輯、存儲和輸出的數字化輸入設備。照片、文本頁麵、圖紙、美術圖畫、照相底片、菲林軟片，甚至紡織品、標牌麵板、印製板樣品等三維對象，都可作為掃描儀的掃描對象。掃描儀將原始的線條、圖形、文字、照片、平麵實物轉換成可以編輯及加入文件中的文件。
6.4.3打印/複印機
打印/複印機是計算機的輸出設備。複印機是從書寫、繪製或印刷的原稿得到等倍、放大或縮小複印品的設備。複印機複印的速度快，操作簡便，無須經過其他製版等中間手段，能直接從原稿獲得複印品。打印機是將計算機中要輸出的信息，用能閱讀的圖形或符號打印在相關介質上。常用的有行式打印機、針式打印機、噴墨打印機、激光打印機等。
顯示器、打印/複印機都是標準的信息輸出設備。可擦寫光盤、U盤、硬磁盤也可作為輸出設備。輸入設備中，磁卡閱讀器也可作為輸出設備，語音輸出設備也是其中的一種。另外還有幾種常見的輸出設備，例如繪圖儀、投影設備和可擦寫光盤設備等。
6.4.4局域網網絡設備
辦公自動化係統通常使用局域網技術，即LAN技術。LAN的性能特點是有較高的數據傳輸速率和較短的傳輸距離。一個LAN段的最大長度通常在數百米。各個LAN段之間，以及在通信協議的不同層次上，需要用各種聯網設備把它們連接起來。而隨著微電子技術和網絡技術的不斷進步，聯網設備也正經曆著一個迅速的演變過程。以下為一些主要的聯網設備和有關技術的介紹。
（1）網絡線路
網絡線路常用雙絞線和同軸電纜，也可使用光纖。雙絞線連接簡單易行，價格低廉，傳輸速率可達1兆位/秒。雙絞線的缺點是抗幹擾能力差，易受無線電、電動機等的幹擾。目前一般辦公樓內的局域網係統均采用雙絞線。
（2）中繼器
它的作用主要是放大和整形數據脈衝的信號波形，以解決經過較長距離傳輸後信號的衰減和失真問題。因此，在粗纜的以太網絡中，最多隻能使用四個中繼器連接網絡段，以避免過大的積累相位失真。由於中繼器的功能較為簡單，這一作用完全可以結合在較上層的聯網設備，如網橋或路由器中實現，所以可以不單獨使用中繼器。
（3）網橋
當單個網絡段上的節點過多，使通信變得擁擠時，要使用網橋把網絡分段。用網橋連接的兩個或兩個以上的網絡在邏輯上是單個網絡，隻是在物理上把它們分成單獨的段。使用同種協議的網絡段互相連接的網橋，是最簡單的情況，稱為透明的網橋；變換協議的網橋可以用來連接使用不同通信協議的網絡段，如連接以太網絡和令牌環網絡用的網橋；能變換數據幀的封裝的網橋，能在幀的原有封裝上加一層用於其他種通信協議的封裝。這些功能一般由網橋內的軟件完成。現代的網橋能夠過濾信息，獲悉有關網絡段上設備的位置和實現初級的路由作用。這種網橋的路由算法和路由器所用的路由算法的差別在於使用它們的網絡的複雜程度。網橋的路由算法用於平坦的網絡，而路由器的路由算法用於有層次的網絡，它允許路由器更有選擇地引導通信。
（4）路由器
路由器是目前應用最為廣泛的主要聯網設備之一。它可以實現在網絡間截獲發送到遠地網絡段的報文，起轉發的作用。可以選擇合理路徑，引導通信；路由器具有對數據包在發送源地進行分拆，到達目的地後再把分散的包裝配成原有的形式。多協議的路由器具有連接使用不同通信協議的網絡段的功能，可以搭建連接不同通信協議網絡段的平台。路由器的主要任務首先是把通信引導到目的地網絡，其次是到達特定的節點站地址。後一個功能是通過網絡地址分解完成的。
例如，把網絡地址分配指定成網絡、子網和區域的一組節點，也可用來指明子網中的特別的站。分層尋址容許路由器能夠對有很多個節點站的網絡存儲尋址信息。在廣域網範圍內的路由器按其轉發報文的性能可以分為兩種類型，即中間節點路由器和邊界路由器。盡管在逐步改進的各種路由協議中，這兩類路由器所使用的名稱可能有很大的差別，但它們所起的作用是同樣的。中間接點路由器在網絡中傳輸時，提供報文的存儲和轉發。同時根據當前的路由器所保持的路由信息情況，選擇最好的路徑傳送報文。
由多個互連的LAN組成的公司或企業網絡一側與外界廣域網相連接的路由器，稱為這個企業網絡的邊界路由器。它一方麵從外部廣域網收集向本企業網絡尋址的信息，轉發到企業網絡中有關的網絡段；另一方麵集中企業網絡中各個LAN段向外部廣域網發送的報文，對相關的報文確定最好的傳輸路徑。
（5）集線器
早期的LAN使用單個的共用接線，用它連接所有的節點站，在安裝和使用上都不方便。為改進這一狀況，集線器的設想就產生了。集線器實質上是多個端口的中繼器。這樣的集線器可以提供各個網絡段之間的隔離，任何一個段出現故障，隻影響和這個網絡段相連接的計算機。從這個簡單的情況開始，集線器已迅速演變成起集中作用的聯網設備。例如，各種具有智能作用的集線器、起交換作用的集線器等。集線器甚至可以具有較高層次的網絡功能，如路由器的功能。此外，它也可以具備網絡管理功能。集線器功能的多樣化和靈活性源自它模塊化的構造。實際上智能集線器就是一台具有CPU和總線結構的專用計算機。它有三個基本的組成部分，即基座、底板和卡插件。基座提供多個可插卡的槽和集成化的電源供給、指示麵板等；底板包括CPU處理和混合傳輸各種信息的總線，它允許信息通過網絡邊界自由地流動和分配，它的演變和發展趨勢是提供功能更強的軟件、更高度的智能化和更高速率的交換，並且成為更重要的聯網組成部分；卡插件的類型體現了集線器的個性，不同的卡能夠支持不同類型、不同協議的LAN和介質，起網絡適配器的作用。集線器的另一個重要特性是它改變網絡拓撲的能力，集線器的邏輯拓撲和實際網絡的邏輯拓撲是不相同的。還可以由管理人員用軟件方法在不變動電纜接線的情況下改變網絡的布置，例如加進或者刪除某個節點設備。在集線器上做出的集中化管理，允許在某個位置（控製顯示台節點）上診斷測定網絡的故障，能夠控製和各個LAN段或者WAN相連接的每台設備。
6.5辦公自動化的常用軟件
6.5.1係統軟件MicrosoftWindows
Microsoft Windows是Microsoft公司從20世紀80年代開始開發的圖形界麵操作係統。Windows操作係統實際上是各種各樣的圖形界麵，由鼠標來對圖形標點觸發事件。即采用圖形事件驅動的方式運行原來DOS的功能，並可將各種各樣的應用程序編成Windows版本，以圖形觸發方式在Windows環境下運行。Windows還帶來許多新的功能，主要是標準窗口化，可同時運行多個窗口，可在程序之間實現信息傳輸，有較完善的幫助功能。Windows配備了許多Windows環境下的基本程序，例如Word、記事本、Write、時鍾、卡片盒等。Windows產品已成係列，Microsoft在Windows3.1後繼續開發了著名的Windows95，從Windows95開始，Windows實質上已脫離了DOS，成為新的一類圖形界麵操作係統，帶來了許多新的風格和應用，目前已經發展到了最新的Windows8操作係統。
Windows環境的主要應用：
1）文字處理：書寫器（Write）。
2）文字處理軟件：Word軟件。
3）畫圖程序：畫筆Paint brush。
4）電子表格：Excel軟件。
5）實用程序：記錄本，卡片盒，日曆，計算器，時鍾，多媒體播放，終端仿真，遊戲。
6）係統程序：文件管理，Windows設置，控製麵板，打印管理，查看剪貼板，碼表生成器，造字。
7）工具：反病毒，備份，恢複。
8）基本上包含了DOS環境的各種應用。其中Word、Excel、畫筆等對辦公自動化非常有用。另外，Windows係統本身也提供了Windows環境下的開發工具，例如Visual Basic、VisualC++、Visual Foxpro等語言。同時，開發了Windows環境下的數據庫係統，如Access、SQL Server等。
6.5.2主要應用軟件
Office（全稱為Microsoft Office）是一套由微軟公司開發的係列辦公軟件。與辦公應用程序一樣，它包括聯合的服務器和基於互聯網的服務。在Office套件中的Word用於打字、文檔處理；Excel用於表格處理，可以用來做表，如學生成績表，它可以實現表格中的數據的排序等；Access是小型數據庫軟件，可以記錄公司的一些辦公程序數據文檔，如圖書館管理係統，就需要數據庫；Powerpoint是幻燈片製作軟件，如開會、產品展示、新品發布時在人們麵前展示的幻燈片等用途。
Adobe Creative Suite軟件是Adobe公司出品的一個圖形設計、影像編輯與網絡開發的軟件產品套裝。該套裝包括圖像處理軟件AdobePhotoshop、矢量圖形編輯軟件Adobe Illustrator、音頻編輯軟件Adobe Audition、文檔創作軟件Adobe Acrobat、網頁編輯軟件Adobe Dream Weaver、二維矢量動畫創作軟件Adobe Flash、視頻特效編輯軟件Adobe After Effects、視頻剪輯軟件Adobe Premiere Pro與Web環境Air等。