第二,在眾人麵前下命令。如此下屬便能拒絕其他的任務,或者先完成你交代的任務。
第三,表情嚴肅,威嚴地下命令。這並不代表逞威風,你必須讓下屬感受到你的鬥誌,如 “對於這件工作我很認真。絕不會原諒那些企圖違抗命令,或者渾水摸魚的家夥。”
若能如此大刀闊斧地下命令,相信一切事情皆能如你所願。
給員工精確地下達指示
命令是管人最常見的表現形式,它可以以文件的形式間接下達,也可以口述的形式直接下達。發布命令不僅是一張紙而己,而且要懂得一些技巧才行。因為到處是命令,等於沒有命令,隻有最恰當的命令,最正確的命令,才是最有效的命令。這是常理,作為領導者更應精通此道。領導者要精確地下達指示,讓員工完全明白你要他做什麼,否則無法完成你的要求。
詹森為了參加一個老友的葬禮,匆匆駕車來到一個小鎮,這個鎮雖然小,但是殯儀館卻不容易找。最後他隻好停車間一個小男孩。
“到殯儀館嗎?先生,”小男孩慢吞吞地回答,“一直往前開,開到一個交叉路口,你會看到一隻乳牛在右邊吃草。往左轉再開一、兩百碼,前麵樹林裏有一棟古老的小木屋,越過小木屋繼續開,你會看到一株被雷電擊倒的古樹。這時候往左轉,過不了多久,會看到一條泥巴路,路旁停著史密斯農場的拖拉機,越過那輛拖拉機繼續往前直走,就會找到殯儀館。如果拖拉機不在那兒,回頭再找我,我會給你更多指示。”
結果可想而知,詹森趕不及參加朋友的葬禮,因為小男孩的指示太不著邊際,含混到無法照著他的指示去做。
許多領導者都有下麵的毛病:下達一些“不著邊際的指示”,反而奇怪員工沒有執行他的指示。很多領導者心想:“雇用這個人的時候,他看起來很有能力,怎麼辦起事情來這麼差勁!”事實上該檢討的是這些領導者。再有能力的人,如果弄不清楚上司究竟要他做什麼,當然無法完成任務。
管理中,經常還出現這種情況:領導者自認為已經下達了詳盡的指示,提供了完成任務的所有技術資料。
“到底什麼地方出了差錯?”領導者百思莫解。
“他能力出眾,一向值得信賴,是個無可挑剔的員工,怎麼會出這種紕漏?”
上述問題往往不在員工,而在領導者。如果領導者照照鏡子檢討自己,就會發現,鏡子中以為沒有問題的家夥犯了大錯:下達的指示不清楚。
有這樣一個小故事:
哥倫布動物園發生過下麵的趣事。
照顧動物的員工請示領班:“這隻天鵝老是啄遊客,你看怎麼辦?”
領班正忙昏了頭,便打趣他說:“宰了喂豹子吧!”
這個不懂風趣的員工真的將價值三百美元的天鵝宰了喂豹子。
問題就在不清楚的指示。它象瘟疫,危害你的員工、客戶、學生或子女,往往使他們做出不是你期望他們做的事情。
那麼,領導者應該如何糾正這些問題呢?很簡單,精確下達你的指示。當你要某人做某件事時,要確定你已經清楚傳達了你的指示:究竟你要他做什麼?怎麼去做,花多長的時間,和誰聯絡,為什麼要這麼做,經費若幹等等都應一一交代清楚。
給員工下達命令時告訴他們做什麼是一種需要技巧和專長的微妙藝術。如果你想要在你所選定的領域中獲得高度的成功,你就必須知道如何通過你的命令指揮控製別人的行為,因為你不能一味靠著蠻力強迫員工去做你讓他們做的工作,你必須學會如何運用特殊的領導手段讓他們心甘情願地為你效力,使他們既尊重你又服從你。
給員工發布命令的技巧是:
1.命令要重點突出,不要麵麵俱到。如果把你的命令講得過於詳細和冗長,那隻會製造誤解和混亂。
2.指令敘述得要中肯。為了使指令敘述得簡要中肯,要強調結果,不要強調方法。為了達到這個目的,可采用任務式的命令。一種任務式的命令是告訴一個人你要他做什麼和什麼時候做,而不告訴他如何去做。“如何做”那是留給他去考慮的問題。任務式的命令為那些替代工作的人敞開了可以調動他們的想像力、主觀能動性和獨創性的大門。不管你的策略是什麼,這種命令的方式都會把人引導到做事的最佳道路上去。如果你是在為你自己做生意,改善了方式和方法就意味著增加利潤。
3.分散權威,有效監督。當人們準確地知道你需要的結果是什麼的時候,當他們準確地知道他們的工作是什麼的時候,你就可以分散權威和更有效的監督他們的工作。如果你是經營商業或企業,或者在搞銷售,甚至你可能在軍隊中服務,當你能確保人們準確地知道他們的工作任務時,至少你會享受到減輕你的工作壓力和更有效地監督員工的這兩種具體的好處。
4.命令不要太複雜,要盡量簡單。當發布使人容易明白的簡潔而清楚的命令時,人們就會知道你想做什麼,他們也就會馬上開始去做。他們沒有必要一次一次地回到你那裏隻是為了弄清楚你說的話。在多數情況下,一個人沒有為你做好工作的主要原因就是他或者她沒有真正弄明白你要做什麼。如果你希望別人絲毫不走樣地執行你的命令,那麼命令的簡單扼要是絕對必要的。這是你必須要遵從的一個規則。
在軍隊中也使用同樣的原則,簡單是戰爭的一個準則。最好的計劃應該是在製定、表達和執行上都不複雜的計劃。這樣的計劃也更便於大家理解。一個簡單的計劃也會減少錯誤的機會,其簡潔性也會加快執行的速度。
掌握了以上的4種技巧,你下達命令時便會胸有成竹,你的員工除非故意冒犯,否則找不出任何不貫徹執行你的命令的理由。
不要讓自己的指令成為一紙空文
作為一名領導,你的主要工作就是領導下屬、管理組織。這裏有一個問題是領導者務必緊握不放的,那就是一定要做到令必行、禁必止。這樣,你的主導思想才能迅速化為下屬的具體行動,你才能管出效率、管出成績。
在這個問題上有以下幾點需要注意:
(1)保證發出的指令正確有效。領導者可以通過“號令”進行有效指揮。發出一個指令是容易的,但要正確且有效地發出指令則是困難的。管人的基本要求是發出的指令要正確,要能有效地執行。發出正確有效的指令,其要點是指令要明確、要相對穩定。隻有發出的指令是明確清楚的,才能使下屬對同一指令產生相同的理解,員工才會有一致的行動。要使指令明確,在發出指令時就要使用準確的詞語,多用數據,減少中性詞彙和模糊語。指令應當包括時間、地點、任務要求、協作關係、考核指標和考核方式等內容。指令還應當簡明扼要,一目了然。
如果指令或太多變化太快,缺乏穩定性,下屬就會形成一種采取短期化行為的傾向,以便撈取好處。或者下屬根本不信任領導者發出的指令,這就會難以管理和控製。因此,在發出指令前要仔細審查指令的可行性,在執行中可能遇到的阻力,以及處理的方式。向下屬解釋清楚指令的內容和要求執行的原因,以統一全員的認識。如在執行過程中發現指令有不切實際的地方,應因事因時而異,區別情況采取不同的補救措施,立即更正發現的原則性錯誤。
再正確有效的指令如果得不到落實,就等於沒有指令。當然,抓落實也不意味著要“一竿子插到底”,使領導者陷於瑣碎的日常事務之中。抓指令的落實,主要是通過定期和不定期的檢查來進行,以檢查的結果或抽查的結果來判斷下級的執行情況,這樣下級在執行時就不敢懈怠。
艾柯卡在福特汽車公司總經理和克萊斯勒公司總裁職位上時,采取了“季檢查製度”來實行控製。每隔3個月,領導人與直屬下級坐下來麵談一次,檢查上一季度的成績及目標完成情況,並訂出下季度的目標。彼此同意後,下級就要寫出目標,領導者在其上簽名。艾柯卡認為,這種方法雖然簡單卻很有效。
對計劃、指令的執行情況進行檢查之後,就要采取強化措施。執行得好的要給予獎勵和表彰,鼓勵他們再創佳績;執行得不理想的,要加以批評。還要區分不同的情況,采取不同的糾正偏差的措施。
若是指令本身存在不合理的地方,影響了下屬的執行效果,那麼糾正方法應是調整指令,使其更加合理和切實可行。
若是指令本身沒有問題,主要是下級執行不力或方式不當導致執行效果不佳,則一方麵要給予處罰,另一方麵進行適當的指導。
(2)讓你的命令迅速被執行。沒有被執行的命令是毫無作用的,因此高級領導者應當注意讓命令被有效執行的方法。命令並不足向下屬發布之後就沒事了,信任下屬當然有必要,但你的監督也必不可少。
切記,即使在你日理萬機、分身無術的情況下,也不要放棄監督的權力!
為什麼有許多命令或指示下達後總是受阻呢?就是因為領導者沒有監督自己的命令執行情況。
你發布一條命令,大家聽明白了,你笑了,你感到心滿意足,你認為自己做了一件很棒的事。你回到你的辦公室,端起茶水看早報,一切順利,天下太平。
這期間,事情進行得很順利。你的命令被執行得適當而迅速,你可以高枕無憂地去釣魚,事情能是這樣嗎?不會的,絕對不會的。為什麼呢?因為一個沒有檢查監督的命令就不成其為命令,這隻是一種美好的想法。
要保證工作順利進行,你的命令就必須得到認真地貫徹,你必須親自去檢查工作,因為下級不敢忽視上級的檢查。換句話說就是:“不檢查總會有疏忽!”
領導在向下屬發布命令時,一定要做到心中有數,不亂發布命令,不用狂傲的態度發布命令,發布命令要替下屬著想。發布命令之後還要隔一段時間就去了解一下命令被執行的情況。因此,切忌讓你的下屬對命令。打折扣。沒有命令,下屬就會一盤散沙,企業就會失去控製和方向,因此,命令是使企業上下一致、同心協力的規範措施,理當重視,不可視為平常;否則,你就是把玩命令、自慚形穢、易失去領導者的權威。命令就是權威,權威服務於管理,管人者一定要明白這一點。
(3)力爭實現指揮科學性和藝術性的統一。有成效的領導者進行指揮時,既不像將帥統率軍隊打仗那樣發號施令,也不像樂隊指揮那麼嚴格,有板有眼。他結合了二者的長處,實現了科學性和藝術性的統一。指揮就是通過命令、指示、要求和指導、說服、示範等方式,使組織中的各部門及其成員積極而協調地實現既定的目標任務的過程。成功的指揮者要學會下達指示、進行授權和委派任務。
領導者下達的指示要有10項要素:什麼問題;什麼標準(數量、質量的要求);什麼人執行;什麼時間執行;什麼地點執行;什麼方式完成;什麼手段完成;什麼目的;什麼注意事項;什麼方法考核、評估執行任務的最終成果。由於第一個字都是“什”,所以可稱為IOS要素。其中“什麼方式完成”指在執行任務中采用的方法、方式、措施,而“什麼手段”指所使用的工具、機器、設備和物資及所需經費。
下達指示要合乎法規、政策,合乎組織目標,合乎職權範圍,合乎實際情況,合乎下級正當意願,合乎明晰、準確的要求。
指揮方式對於指揮的效果有不同的影響。采用激勵說服型的指揮方式,員工會熱情接受並取得卓著的業績,指揮效果最好。一般指示型的指揮方式隻會使員工接受工作,取得一般的業績,指揮效果還可以。而簡單粗暴型的指揮方式隻會導致消極接受,取得的業績較差,指揮效果不好。領導者一般應采用激勵說服型的指揮方式,並輔以嚴肅的指示。
總之,領導的個人指令與已經公布的規則、製度一樣,必須得到切實的貫徹執行。如果你總是朝令夕改,讓自己的指令成為一紙空文,遲早會出現“管不住人”的局麵。無疑,這會讓領導者在上司、下屬眼裏都是一個無可救藥的失敗者。
下達指令也要“多商量”
說到命令,人們可能會想到在戰爭故事中“軍令如山”,領導下了命令,下級不得不趕緊執行,於是認為以命令方式去指揮下屬辦事效率最高。但在實際生活中卻不盡如此。