應用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類：
開頭用語
用於說明發文緣由，包括意義、根據，或介紹背景材料及情況等。如：為、為了；根據、按照、遵照、依照；鑒於、關於、由於；目前、當前；茲（指現在）、茲有、茲將、茲介紹、茲派、茲聘。
承啟用語
用於連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據……決定，根據……特通告如下，依據……公告如下；為了……現決定，為……通報如下，現就……問題請示如下；現將情況）報告如下，現就……問題提出如下意見，經……批準（同意）將有關事項通知如下；擬采取如下措施；經……研究，答複如下。
引述用語
用於批複或複函引述來文作為依據的用語。如：悉（知道），收悉，電悉，文悉，敬悉，欣悉。
批轉用語
用於批轉、轉發、印發通知時的用語。如：批示，閱批，審批，批轉，轉發，印發。
稱謂用語
對各機關稱謂的簡稱。如。我（部），貴（局），你（省），本（部門），該（處）。
經辦用語
表明工作處理過程或情況。如：經，業經，茲經，未經；擬，擬辦，擬定；施行，暫行，試行，可行，執行，參照執行，貫徹執行，研究執行；審定，審議，審發，審批；會議聽取了，會議討論了，會議認為，會議指出，會議強調指出，會議通過了，會議決定，會議希望，會議號召，會議要求，會議懇切呼籲。
表態用語
用於表態的語言。如：不同意，原則同意，同意；不可，可辦，照辦；批準，原則批準。
結尾用語
（1）用於請示。如：當否，請批示；如無不妥，請批轉各地執行；妥否，請批複。
（2）用於函。如：請研究函複；盼複；請予複函；不知尊意如何，盼函告；望協助辦理，並盡快見複。
（3）用於報告。如：請指正；請審閱。
（4）用於批複、複函。如：此複；特此專複；特函複。
（5）用於知照性公文。如：特此公告。
第二章 行政類文書寫作