新國家行政機關公文格式簡要介紹
一、新《格式》的幾個主要特點
1.改變了名稱，確定了適用範圍
原《公文格式》（98版）稱為《國家機關公文格式》，而新《公文格式》（99版）名稱改為《國家行政機關公文格式》。確定了《國家行政機關公文格式》的適用範圍，保證了公文的統一性。名稱的變化不影響非國家機關的單位和部門采用該標準。
2.改變了公文用紙幅麵尺寸
公文用紙的幅百尺寸是這次修訂主要調整的內容。原標準中，用紙采用16開型（260mm×184mm）。新修訂的標準中規定一般采用A4型（297mm×210mm）。這是公文新標準的最大特點。
3.實行了新的定位方法
在新修訂的標準中，為使公文製作者能夠比較方便清楚地掌握標準。采用了比較通俗易懂的形式來確定公文中各要素的定位，即采用了“字”和“行”的概念，然後按定義的字和行確定公文中各要素的具體位置。同時，新標準將公文分為眉頭、主題、版記三部分，並把各要素進行了歸類。
4.縮小了圖文區
新修訂的標準時，將左右白邊增加19mm，天頭地角增加了45mm。這樣的版心製作公文一方麵為領導閱示發文留有相對寬餘的批示空間，另一方麵也使公文更加美觀。
5.增加了內容
新修訂的標準在原標準的基礎土增加了一些內容，主要有：公文的排版規格、印刷要求、裝訂要求、公文中表格的處理。還增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、會議紀要格式。增加新內容的出發點就是從開始製作到最後形成公文的全過程能夠有統一的依據，使公文製作的水平和質量有較大提高。
6.提高了公文的防偽性
公文具有法定效力，目前社會上偽造公文招搖撞騙的犯罪活動時有發生。新標準對公文防偽性做了一些硬性規定。例如：不得出現空白印章；不得再使用“此頁無正文”、空白頁不標識頁碼，等等。這樣不給別有用心的人偽造公文的可乘之機，從格式上維護了公文的法律地位，是新標準最顯著的特點之一，也是掌握和執行新標準時需特別注意的一個重點。
7.有利於計算機的處理
新標準主要目的有兩個，一個是行政機關公文格式達到規範和統一，提高公文製作的水平和質量，二是有利於辦公自動化的實現。
二、“文件式”公文的格式變化
1.尺寸的變化
上行文：凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，也就是說發文機關紅頭上邊緣至上頁邊為37十80=117mm。
下行文：凡用於平行文或下行文的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是說發文機關紅頭上邊緣至上頁邊為37+25=62mm。
2.各標識中部分要素變化
發文字號：凡是上報的公文，發文字號一律在紅線上方左側，左空1個字，簽發人右空1個字，發文字號與簽發人同處在紅反線上同一行。
3.增加的要素標識
（1）新標準中增加了發文的保密期限，按照國家保密局的要求，在密級後標注保密期限，中間用“實心五角星”隔開。如“絕密★6個月”。根據國家機密保密期限規定，如不標識保密期限，就等同於“絕密”為三十年，“機密”為二十年，“秘密”為十年。
（2）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名，其中“請示”性公文在“附注”處注明聯係人姓名和電話。
4.公文格式中應注意的幾個問題
（1）上行文的標識位置及文頭。
（2）上報公文必須注明簽發人或會簽人姓名。
（3）除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外都應加蓋印章。
（4）聯合上報公文，主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。
（5）除兩個以上機關聯合行文外，任何公文的落款處不落發文機關名稱，下發的公文標題一般冠發文機關名稱。
（6）公文中不得出現空白印章（指三個以上聯合行文）。
（7）印章要與正文同處一版麵，如不處在同正文一麵，應采用縮短或加寬行距、字距辦法解決，不得使用“此頁無正文”字樣。
（8）公文如有空白頁，不標頁碼。
三、特定公文的格式變化
1.信函式公文格式
發文機關標識用全稱，但不加“文件”二字，發文機關名稱上邊緣距頁邊的距離為30mm，用紅色小標宋體字（20mm×14mm），發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處，為一條文武紅（上細下粗），兩條線均為170mm，每頁排22行，每行居中排28個字，首頁不顯頁碼。其他各要素的標識方法均同“文件式”公文格式標識（發文文號、秘密等級和緊急程度標識在紅線下右或左頂格標識）。
2.命令格式
發文機關名稱加“令”組成，不能用簡稱，用紅色標識。命令標識上邊緣距版心邊緣為20mm，下邊緣空2行居中標識令號（用黑體字）。令號下空2行標識正文。正文下空1行、右空4字標識簽發人簽名章，簽名章右空2字標識簽發人職務。簽發人簽名章下空1行、右空2字標識成文日期。其他要素均同“文件式”公文格式相同。
3.會議紀要格式發文機關用紅色小標宋體字，位置用“文件式”發文機關標識方法一樣，即距版心上邊緣25mm，不加蓋印章。