2.正文
報告的正文一般由開頭、主體和結語三個部分構成。
（1）開頭。
開頭主要交代報告的緣由，概括說明報告的目的、意義或根據，然後用“現將××情況報告如下”的過渡方式轉入下文。
（2）主體。
主體是報告的核心部分，用來說明報告的具體事項。它一般包括兩部分內容：一是工作情況及問題；二是進一步開展工作的意見。不同類型的報告中，正文中報告事項的內容有不同的側重。比如：建議報告的重點放在建議的內容上，也可以采用標序列述的方法；工作報告在總結情況的基礎上，重點提出下一步工作安排意見，一般使用序號、小標題區分層次；答複報告則根據真實、全麵的情況，按照上級機關的詢問和要求回答問題，陳述理由；遞送報告隻需要寫清楚報送的材料（文件、物件）的名稱、數量即可。
（3）結語。
根據報告種類的不同，報告結語一般都有不同的程式化用語，一般在主體下方另起一段來寫。建議報告常用“以上報告，如無不妥，請批轉××執行”；工作報告和情況報告的結束語常用“特此報告”；答複報告多用“專此報告”；遞送報告則用“請審閱”、“請收閱”等。
3.落款
一般情況下，要求在正文右下方署上機關單位或主要負責人姓名，並於其下寫清楚年、月、日，加蓋單位公章或主要負責人印章。如果標題中有發文機關名稱，這裏可以不再署名。
語體的特點
報告的語體特點主要是表現書麵語體特征的彙報性、陳述性、嚴謹性等，但有的報告是有關機關領導人在某些會議上做出的以政論性為主的講話文稿，因而又具有表達口語語體特征的通俗性、形象性、簡潔性等。換句話說，報告的語體特征是兼具書麵語體和口語語體、應用語體和政論語體等多重風格語體特征的。
首先，語體準確規範，具有嚴謹性，又富有鮮明的時代氣息。報告是對過去工作的總結敘述，所以要寫得十分明確，句詞穩妥，讓行文對象，即上級機關不折不扣地了解下級機關說的是什麼。由於報告中又多是政論性語言，因此要體現出當下時代的特色，符合國家的大政方針和政策。
其次，報告的結構要精巧，布局要獨特。特別是工作報告，頭緒繁多，內容龐雜，既要總結過去一段時間內的工作得失，又要部署接下來的工作計劃，而且工作中可能涉及的方方麵麵的事項都不可或缺。這就要求報告結構精巧、詳略得當、布局獨特；既要表達全麵，又要適可而止，不能就某一方麵的工作無休止地長篇大論；既要體現宏觀的總體部署，又要體現微觀的具體措施。
遣詞造句技巧
報告作為詳細向上級機關彙報工作情況或者答複詢問的文種，在詞語運用上要求準確、明白、形象、有表現力，同時又要簡潔。
寫作報告時選用詞語講究分寸恰當。“監督”與“監管”、“查處”與“懲治”、“整治”與“整頓”、“加強”與“強化”等都是利用同義關係的詞語中細微的區別來準確規範地表達不同的含義的。如 “監督”是指察看並督促，而“監管”指監督並加以管理；“加強”是指使之更堅強或更有效，“強化”則是指使之更堅持鞏固；“整頓”僅指使紊亂的變為整齊，使無序的成為有序，而“整治”則是指整頓並加以管束，使之規範化。上述幾組動詞，或語意輕重不同，或所指範圍各異，但如能在報告中恰當使用它們，卻可以恰如其分、各得其所、無懈可擊地表達不同的意思。報告中對諸如此類詞語的準確選用，不僅可以避免簡單重複地用詞，而且可以使語言表達富有變化，層次鮮明。
在報告中使用語言成分共用的表達方式，減縮規範化的詞語也很重要。如“有步驟地退耕還林、還草、還湖”中，成分共用的則有“有步驟地”和“退耕”兩個詞語；“過度開墾、圍墾”中“過度”一詞為共用成分，既修飾“開墾”，又限製“圍墾”。這種成分共用的表達方式不僅可以大大增強語言的表現力，而且可以使語言表達更趨簡潔精練。報告中還經常使用插說成分句，可以增強語言表達的準確性和明確性。