（三）聯合行文原則
同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。
（四）協商一致原則
部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。
（五）抄送原則
向下級機關或者本係統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。
（六）“請示”與“報告”的注意事項
1．“請示”應當一文一事，一般隻寫一個主送機關，如需同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。它包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自隻能辦理職責範圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不願牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文隻主送一個機關。請示內容是要求答複的事項，主送機關有責任研究並作出答複。相關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利於工作的開展。因此，請示事項隻能在上級機關答複或批準之後通知下級機關。
2．“報告”不得夾帶請示事項。“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用範圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關彙報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答複，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想彙報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示後麵作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。
除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。“請示”、“意見”和“報告”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知；二是這類公文到了領導同誌手裏，領導同誌左右為難，批，沒有部門的審批意見，隻能憑經驗、感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。
六、行政公文的處理
行政公文的處理可分發文辦理、收文辦理、歸檔及管理四個部分。
（一）發文辦理
發文辦理指以本機關名義製發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程序。
草擬公文應當做到：
1．符合國家的法律、法規及其他有關規定，如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明。
2．情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。
3．公文的文種應當根據行文目的、發文的職權和與主送機關的行文關係確定。
4．擬製緊急公文應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。
5．人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
6．結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”第四層為“(1)”。
7．應當使用國家法定計量單位。8．文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。9．公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。
擬製公文時，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出麵協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級機關協調或裁定。
公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的有關要求，公文格式是否符合規定等。
以本機關的名義製發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義製發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。
公文正式印製前，文秘部門應當進行複核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。經複核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序複審。
（二）收文辦理
收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規範。
經審核，對符合規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準後，可以退呈報單位並說明理由。
承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門並說明理由。
收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示後辦理。公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出麵協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。
審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
（三）公文歸檔
公文辦完後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯係、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他單位保存複製件或其他形式的公文副本。本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。歸檔範圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。擬製、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
（四）公文管理
公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關製度。上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批準後可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。公開發布的行政機關的公文，必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。公文複印件作為正式公文使用時，應該加蓋複印機關的證明章。公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別並經辦公廳（室）負責人批準後可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。機關合並時，全部公文應當隨之合並管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。
思考與練習
1．什麼是行政公文？行政公文是如何分類的？
2．行政公文有何特點與作用？
3．一份完備的公文包括哪三大部分？各部分的構成要素又有哪些？
4．行政公文的行文規則是什麼？
5．草擬公文應注意什麼？
第二節命令
一、命令的概念
命令（令）是國家政權中特定機關發布的有強製性、領導性、指揮性的下行文，主要適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強製性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
二、命令的分類和特點
（一）命令的分類
按照內容性質的不同，命令（令）一般可分為公布令、行政令、嘉獎令、任免令四種類型。
1．公布令。又稱發布令。行政機關用於公布法律、行政法規和規章等，如國家主席根據全國人民代表大會和它的常設機構全國人民代表大會常務委員會的決定公布法律。在公布令的後麵，常常附上法律、法規、條例、製度、規定、辦法等的全文。
2．行政令。主要用於宣布施行重大強製性行政措施。中華人民共和國主席根據全國人民代表大會的決定或全國人民代表大會常務委員會的決定，采取重大強製性措施，發布特敕令、戒嚴令、動員令等。國務院根據憲法和法律可以規定重大行政措施，決定省、自治區、直轄市的範圍內部分地區的戒嚴，發布戒嚴令。
3．嘉獎令。主要用於嘉獎有關單位及人員。省級以下行政單位多用表揚性通報。
4．任免令。主要用於國務院或國家主席任免國家高級領導幹部和其它重要工作人員。任免中下層領導幹部和一般工作人員，通常由單位領導班子研究決定，然後由人事部門發任免通知。
（二）命令的特點
1．權威性。命令（令）是一種使用權限受到嚴格限製的文種。根據《中華人民共和國憲法》的規定，隻有中華人民共和國主席、國務院總理、國務院各部部長、各委員會主任以及縣以上各級地方人民政府才可以發布命令。其它任何單位和個人均不得發布命令。在實際使用中，各級地方人民政府很少使用這種文體，國家最高領導機關和領導人以及軍事文書中才經常使用。
2．強製性。命令一經發出，有關機關或人員必須無條件地服從和執行。違抗或延誤，都會追究責任和受到嚴肅處理。
3．嚴肅性。命令（令）是國家權力機關和部門依照憲法發布的，具有一定的法律效力。命令發出後，不可朝令夕改，使受令者無所適從。
三、命令的結構和寫法
命令（令）的結構分標題、發文字號（令號）、正文和落款四部分。行政令還帶有附件。
（一）標題
命令的標題有三種形式。一是由發令機關名稱、事由和文種構成，如《國務院關於貫徹保護僑彙的命令》。二是發令機關全稱或領導人職務和文種構成，如《四川省人民政府令》等。三是事由和文種構成，如《向全國進軍的命令》。
（二）發文字號（令號）
命令（令）的發文字號不同於一般公文的發文字號，它不是由機關代字、年號、順序號組成，而是隻標順序號，並且按某發令機關或某發令人在該屆任期內所發的命令（令）流水編序號，直至換屆再重新編號。
（三）正文
命令（令）的類別不同，對正文的寫法要求也有所不同。
1．公布令包括三部分內容：命令（令）公布的對象，即法律或行政法規的全稱；公布某項法律、法規的依據，即通過批準某項法律、法規的機關或會議；通過批準某項法律、法規的時間和施行起始期。2．行政令由命令緣由、命令要求和執行辦法構成。3．嘉獎令由嘉獎緣由、嘉獎內容、希望與號召構成。4．任免令由任免依據和任免職務、姓名構成。（四）落款在正文後的右下角寫明發布命令（令）的領導機關或領導人的職務和姓名、日期。
四、命令的注意事項
（一）在法律授予的範圍內發布命令，不要超越權限，濫發命令
一般來說，國家頒布法律采用主席令，發布條例、辦法采用國務院令或部委令，地方人民政府發布地方法規用命令。國家宣布施行重大強製性行政措施用命令，而發布一般行政措施則不用命令。國家嘉獎功勳突出的單位及人員用命令，而表彰先進集體或個人則多用決定或通報。國家宣布國務院及部委主要負責人的任免事項用命令，而其他的人事任免用通知。至於鐵路、港口、工廠等作業中使用的“命令”，可視為行業術語。人事部門調動人員使用的“調令”，也不屬於我們這裏所講的“命令”這一文種。
（二）根據命令的性質和作用，按規定的格式寫
（三）在語言的表達上，要求文句簡潔、準確，語氣堅定、嚴肅。
五、範文中華人民共和國主席令第三十號
《全國人民代表大會常務委員會關於懲治侵犯著作權的犯罪的決定》已由中華人民共和國第八屆全國人民代表大會常務委員會第八次會議於1994年7月5日通過，現予公布，自公布之日起施行。中華人民共和國主席江澤民
1994年7月5日附件：全國人大常委會關於懲治侵犯著作權的犯罪的決定(1994年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第八次會議通過）
為了懲治侵犯著作權和與著作權有關的權益的犯罪，對刑法作如下補充規定：
一、以營利為目的，有下列侵犯著作權情形之一，違法所得數額較大或者有其它嚴重情節的，處三年以下有期徒刑、拘役，單處或者並處罰金；違法所得數額巨大或者有其他特別嚴重情節的，處三年以上七年以下有期徒刑，並處罰金：
（一）未經著作權人許可，複製發行其文字作品、音樂、電影、電視、錄像作品、計算機軟件及其他作品的；
（二）出版他人享有專有出版權的圖書的；
（三）未經錄音錄像製作者許可，複製發行其製作的錄音錄像的；
（四）製作、出售假冒他人署名的美術作品的。
二、以營利為目的，銷售明知是第一條規定的侵權複製品，違法所得數額較大的，處二年以下有期徒刑、拘役，單處或並處罰金；違法所得數額巨大的，處二年以上五年以下有期徒刑，並處罰金。