下麵5個是專家對於如何提高效率的方法:
(1)第克泰特法。
“第克泰時間”這句話是經常運用在猶太人的工作上的。何謂“第克泰時間”呢?即上班後的一小時。這句話的言外之意就是謝絕會客。他們經常利用這段時間來回複昨天下班到今天上班之間接到的函件,並打好發出。操縱世界經濟的猶太人以“馬上解決”作為座佑銘,在他們的辦公桌上,永遠看不見“未決文件”。猶太人對這時間的注重可以說比任何一個國家都做得絕。從中我們也可以得一點啟發。
(2)會議節時法。
為節省時間,尤其是會議方麵,我們應該是:可開不可開的會不開,能開短會的就不開長會,能開小會的就不開大會,能合著開的就不再單獨開,能站著開的就用不著坐著開。還有我們還應采取以下幾種措施:[1]會前要做準備,不開毫無意義,目的不明確的會。[2]抓住重點的、緊急的,不開“扯皮會”。[3]要根據實際解決問題,不開“本本會”。[4]要講究實際效益,不開報告、補充、強調、表態、總結式的“八股會”。[5]不開“遲到會”。[6]不開“旅遊會”等等。
(3)授權借時法。
授權借時,就是指領導者根據一定的原理,放手給下屬一定的權力,並要求下屬在規定的時期內,完成所交給他的任務。簡單地說就是領導者讓下屬適當替他分擔一部分任務,從而使自己從紛繁複雜的事務中理出頭緒,更好的去解決最緊迫、最重要的事。下麵四項原則是在授權時經常用到的。一是用人不疑原則,領導者應做到用人不疑,疑人不用。二是逐級授權原則。否則,會打亂正常的工作秩序,甚至浪費時間。三是授權原則。在授權時,要瞄準對象,不可盲目授予。四是例行規範原則。領導工作可分為例行性,規範性的原則工作和例外,非規範性工作,授權處理的主要是麵廣量大的前者。
(4)時間隔離法。
可以從下麵兩位人物的做法中得到解釋。效率專家杜拉克在《有效的管理者》一書中,曾提到一家銀行負責人在每天的工作時間內,保持90分鍾的隔離時間。他說:“我嚴令我的秘書,除美國總統和我的內人之外,無論什麼大事,不要把任何電話接給我……雖然這樣或許有些冒險,需要勇氣,說不定真有天大的等不及的事情。”但這種方法卻大大提高了他的時間利用率。愛因斯坦也深知時間三法。他在1906年完成了《狹義相對論》以後,經過10年的醞釀準備,在1916年的某天,告訴家人任何事情都不要幹擾他。一連16天沒有出門。當他走出門時,手裏拿著幾張寫滿了數學公式的稿紙,那就是改變了人類整個世界觀的“廣義相對論”。
(5)限製電話法。
電話是日常生活中不可缺少的通信工具,它既省時,又方便,但卻有一個缺點,沒經過你的同意,它也會自動響起,尤其是你在工作的時候,它會成為你打斷思路的罪魁禍首。那麼如何避免這種現象?以下有四種方法:一是盡量減少不必要的電話;二是采用最簡潔的語言回話;三是先用誠懇的語氣接聽電話,避免閑談;四是務必讓人知道你的工作時間與休息時間,防止中途打擾你。
所以抓住時間,並能利用時間,創造效率的公司管理者,才是最出色的管理者。