外事文書源遠流長。它是一國政府外交代表、外交機關和民間法人、自然人與外國政府、機關和人員進行各種外事活動實踐的產物。可以說，自從國家形成之後，隻要有了國際間官方和民間的政治、經濟、科學文化等往來，就產生了外事文書。
外事文書在國際活動中的應用是十分廣泛的，幾乎每件涉外事項都離不開它。它既是順利進行各種活動的一種工具，又是國家的外交政策、外交戰略，處理各種外事業務的智慧、方法和成果的載體；也是聯係世界各國之間、國際組織之間、國際友人之間、各種外事業務之間的一種紐帶。由於外事文書的涉外性，決定了在撰寫、傳遞、使用時必須嚴肅和慎重。我國有句古語：“一言既出，駟馬難追。”外事文書一經發出或簽字生效，就必須不折不扣地信守和執行，這是國際慣例。如有變更，就需重新磋商，重開談判。在過去的實踐中，有些外事文書因處理不慎以致鑄成大錯的教訓是深刻的。前事不忘，後事之師。
外事活動無論是口頭交談或具體行動，在事前事後一般都會見諸於文字。事前是活動的指導思想、方案、日程安排的文書；事後是結果性文書。例如國際條約、國際契約就是把雙方或多方經過共同磋商、談判達成的共同意願按照商定的文書格式見諸於文字，用以規定當事各方的權利和義務，以昭信守。
潘新明同誌專門從事外事文書、檔案工作二十九年。他不僅做了大量腳踏實地的具體工作，而且注重收集、總結，潛心研究各種外事文書的性質、特點、作用、使用方式和撰寫格式。他是一個有心人。他的這部著作用了十多年寫成，既是一本工作手冊，又具有一定的理論性，內容豐富，涉及麵廣，可以供有關人士參考。在我國改革開放的大好形勢下，國際交流與合作日益頻繁，各方麵的外事工作都在不斷拓展，在此過程中，正確使用外事文書是從事外事、外貿、旅遊等各行各業的涉外工作必須特別重視的問題。我相信本書的出版，會對我國蓬勃發展的涉外事業、改革開放、建設有中國特色的社會主義市場經濟以及促進國際交流與合作，有所裨益。我相信會有很多的朋友喜歡它。
1993年4月10日於北京
啟卷語
縱觀世界各國悠久、浩瀚的政治、經濟、軍事、科學文化等交往史，任何超凡的政策、策略和工作藝術，文明禮儀往來，處理國與國、國家與國際組織之間官方、民間事務的智慧、方法和結果，無不使用並記載於一定的外事文書之中。世界要和平，國家要發展，社會要進步，經濟要繁榮，生活要提高，已成為各國人民的普遍要求。外事文書既是為之奮鬥的一種工具，也是聯係世界各國朋友的紐帶和記錄外事活動曆史的載體。
1949年10月1日，新中國誕生時，毛澤東主席在天安門城樓開國大典上發表的《中華人民共和國中央人民政府公告》和當日周恩來外長向世界各國政府送達該《公告》所致《公函》，既是開國文獻，也是新中國成立後最早的外交文書。毛澤東主席在《公告》中向世界各國莊嚴宣告：“本政府為代表中華人民共和國全國人民唯一合法政府。凡願遵守平等、互利及互相尊重領土主權完整等項原則的任何外國政府，本政府均願與之建立外交關係。”從此伊始，拉開了新中國外事工作的序幕，也為新中國的外事事業奠定了基本國策。中華民族的雄姿矗立於世界民族之林。從10月16日，原蘇聯第一個與我國建立了外交關係，毛澤東主席接受了蘇首位大使羅申遞交的第一份國書始至1992年8月24日中韓建交，我國已和世界上154個國家建立了外交關係。領導中國人民事業的核心力量——中國共產黨也十分重視發展同各國政黨的關係，現在已同一百多個國家的許多政黨和政治組織建立了不同形式的聯係，並將繼續增進相互了解與合作。我國政府和人民在國際上的地位和聲望使世人矚目，對外政治、經濟、軍事、貿易、科學文化等得到全麵的蓬勃發展。特別是自黨的十一屆三中全會以來，黨中央製定了以經濟建設為中心的基本路線，實行改革、開放的政策後，我國外事事業更加蓬勃發展。僅中國在海外承包工程公司截至1992年11月底已達163家，在海外業務分布於175個國家和地區，當年對外承包工程和勞務合作所簽項目9240個，總金額為61.84億美元。1992年共批準外商投資項目48764個，外商直接投資協議金額575億美元。