（3）凡事分清輕重緩急
揀出重要的文件，加以分類“處理”（須處理或須交托別人去做的），“閱讀”（一有空就要看文件）以及“存檔”（將來可供參考的文件）。把“處理”的一部分放在顯眼的地方，其餘兩部分則放在一旁。隻把主要的文件放在辦公桌上，你就可以避免分心而浪費時間。
（4）學會閉門謝客
許多人喜歡說他們辦公室的門是永遠打開的。然而，如果每個不速之客都接待，你也許辦不成什麼事。
應該找些委婉的方式保護自己，避免突如其來的幹擾浪費你的時間。公共關係專家列維把他的開門政策稍加變化——讓門半掩著。這意義很清楚：他其實不想讓你進去，如果真的有急事也可以馬上進來。但真有要應付不速之客的另一個辦法：告訴對方你事務繁雜，向他道歉，然後請他在你不忙或工作效率較低的時間再來。
（5）避免幹擾
電話最能幫助我們節省時間，也最能浪費我們的時間。《時間管理新法》一書的作者麥肯齊說，想把長篇大論的來電掛斷可以先定個時限，然後用“大致上就是這樣了……”之類的話題暗示交談應該結束了。
打電話之前要弄清楚打電話的用意。如果你要談好幾件事，就先記下來，然後照著談。忙碌的人會希望你直截了當。如果不想讓自己打出的電話不受歡迎，就要記下你通常要打電話的對象什麼時候最不忙；更好的辦法是先約定時間再打重要的電話。
（6）不要空等
如果知道等候是不可避免的，可以隨身帶些閱讀的材料。公事包或者文件夾裏放些文件、報告、刊物或剪報。
（7）稍作休息
盡量利用時間並不等於必須每一刻都埋頭苦幹。做日常工作之際稍作休息，可以幫助你稍後做得更快更好。中午打個盹可以恢複體力。運動一下也可以讓頭腦清醒，身體放鬆。就算隻是交替做深淺呼吸10分鍾，也有鬆弛身心的作用，令你精神煥發。
為了讓大家每天可以多得一個小時，美國有個鍾表匠製造了一種特別的計時器，每分鍾隻有57．6秒。每分鍾省下2．4秒，一天下來多了近60分鍾。其實，隻要善用時間，你也可以每天“多”一個小時，得益無窮。
這就是成功人士的25小時，要成大事勿必認真學習並掌握這種方法。
一個欲成大事者首先要做的事就是合理安排時間，贏得時間就能贏得一切，在這方麵不妨向成功人士學習。
9．管理好自己的時間
成大事者應該學會管理好自己的時間，學會了管理和合理利用時間，就會事業有成。
時間是最平凡而又最珍貴的東西。人生一世，一天天、一年年，似乎時間很長，人們也就不把它當回事。但突然有一日，回頭一看，幾十年的時間一下子都過去了，而事業卻無成，這時大家會深切感到時間的寶貴。
忘了是哪位名人這樣說過：我願意站在路邊，像乞丐一樣，向每一位路人乞討他們不用的時間。如果真能乞討來時間，相信我們都會甘做這樣的“乞丐”的。
不過，時間雖然乞討不來，但隻要真正愛惜時間，學會時間管理，我們就可以“延長”時間，“增加”時間，這就是世人祝世祿說的：祈求長壽最好的辦法是愛惜每一天的光陰。把時間比喻為直徑一尺的壁玉、把一寸光陰比喻為一寸黃金，都還說明不了時間的珍貴。人如果能愛惜時間，就可以把一天變為兩天，把百年變為千載。
懶惰的人把許多寶貴的時間都給浪費掉了。而勤奮的人、辦事講求效率的人、懂得科學支配時間的人，則可以把一天24小時變成25小時甚至更多。
下麵探討一下有效管理時間的一些原則。
有效管理的第一個原則：給你的時間算出每小時值多少餞？
把你一年的收入除以1000，再除以2，那差不多就是你每小時的貨幣價值。例如你一年的收入是16000元，那你每小時的價值就是8元。如果你上班時與人閑聊了15分鍾，你就等於損失了2元。你花半小時看了一個挺無聊的電視節目，你就等於又損失了4元……這樣算算，你浪費時間就是在損失金錢。
“時間就是金錢。”仔細計算一下，你就會更具體地體會到這句話的分量，你就會開始注意不去浪費自己寶貴的時間。當然，這不是說你不需要與人聊天和休息。它們自有它們的價值。建議你的是注意到時間的貨幣價值，將有助於你自覺地減少時間的浪費和虛度。
給你的時間計算出其每小時的價值，這有助於你在做事時，將機會成本考慮進去。例如，你是花差不多3小時的時間到火車站買票，還是隻花15分鍾在附近的售票代辦點買票？盡管後者要多付5元的代辦費。再如，你是願意花好幾天工夫把自己的手稿譽抄一道還是索性花100元錢，讓打字社的小姐為你把手稿打印出來？像上麵這類情況，如果你對自己的時間價值心中有數的話，相信你會做出既節省時間，實際上也是節省金錢的決定。
一位美國經濟學家提出這樣一個問題：邁克爾·喬丹應該自己修剪草坪嗎？他的觀點是：喬丹應該讓隔壁的小姑娘傑尼弗用4小時時間去修剪草坪，付給她同樣時間在麥當勞打工可以掙到20美元或再多一些錢，而他自己則可以去拍廣告片，2小時就可以掙到1萬美元。有效地使用自己的時間，就是在創造財富。而要做到這一點，就請你先算算自己時間的價值是多少。
再看一個故事：在位於費城的美國造幣廠中，在處理金粉的車間的地上，有一個木格盤子。這是專為收集細小的金粉設置的。日積月累，每年可以因此回收成千上萬美元。
這個故事是美國成功學家馬爾登講的。他是要借此說明，每一個成功人士，都是非常注意利用那些常人忽視的零零碎碎的時間的。比如，等著咖啡煮好的半個小時，不期而至的假期，兩項工作安排之間的間隙，等候某人的時間等等。他舉例說，如比徹利用每天等候開飯的短暫時間，讀完了長達12卷的《英國史》。朗費羅每天利用等待咖啡煮好的十分鍾翻譯《地獄》一書，他的這個習慣堅持了若幹年，直到這部巨著的翻譯工作完成。
有人也許讀過關於愛因斯坦的一則小故事：一次，愛因斯坦與一位朋友約會。朋友沒有按時趕到，他便來來回回地踱步思考問題。半小時後，朋友匆匆趕來，抱歉地說：“對不起，耽誤你的時間了。”愛因斯坦卻不無得意地說：“哪裏哪裏，我正要感謝你呢。正是你給我的這段時間裏，我思考出來一個重要的科學論題的答案。”
有效時間管理的第二個原則：利用零碎的時間。
利用零碎時間也包括利用一些“非正規”的時間去做一些事，例如上洗手間。這也是宋代歐陽修著意利用的“廁上”時間。據說曾擔任過日本首相的田中角榮就是利用這個時間學習英語的。他每次從英語詞典上撕下一頁，然後進“1號”。上完“1”號，這一頁也讀完、記住了，於是把這一頁送人下水道。他就這樣學完了一大本英語詞典。
利用零碎時間，要養成一個習慣，就是經常不忘在衣袋裏或手提包裏，攜帶一些東西，如圖書、筆和小記事本（現在有了電子記事本，更方便了），這樣當你在排隊時，在候機時，在乘公交車上下班時，就不會無所事事地空耗時間了。“集腋成裘”，“聚沙成塔”，時間的管理也是如此。
有效管理時間的第三個原則，就是製定計劃。
要為自己的一天和一周訂個計劃。最好是書麵計劃。首先將可實現的目標的兩三項主要工作安排好，可以專為它們安排“大塊”的時間。要按優先次序安排工作、分配時間，不要按照碰巧落到身上的事務去分配時間。記住，用較多的時間為一項工作做事先計劃，做這項工作所用的總時間就會減少。除非有重大變故，否則不要輕易打亂自己計劃的時間表。
要養成作時間計劃的習慣，最簡便的一個方法，就是每天早起一會兒，利用刮胡子或穿衣的時間，從容不迫地想想當天的行動計劃，這樣可讓你一進辦公室就馬上進入狀態。每天早晨做做這種“計劃”，則每星期等於多出5到10個小時的時間。
如果你能在每天再抽出那麼10來分鍾時間安靜地獨處一會兒，把自己的工作時間計劃快速檢視一下，看看需要做些什麼補正，那這10幾分鍾時間將會對你更好更快地完成工作產生極大作用。
要充分地利用時間並不意味著一天24小時都在不停地工作和學習。長時間地工作而沒有休息和調節，並不是有效地利用時間。由於疲憊，就會對工作產生厭煩、麻木，效率就會下降。本可以兩個小時做完的事，可能半天也做不完。因此，有效的日寸間管理的第四個原則就是：注意休息與調節；
小睡。大家不讚成睡懶覺，每天早晨都賴在床上不起來。但是，在工作或學習了很久，感到疲勞時，不妨小睡一會兒，不論是在白天還是夜裏。愛因斯坦把小睡列為他一天例行事務中的一部分。愛迪生每天工作18小時，他是靠小睡來保證這18小時是精力充沛的。英國首相丘吉爾、美國總統杜魯門、肯尼迪，都發現小睡能幫助他們應付工作壓力。小睡與正常的睡眠並不衝突，它因人而異，有時打個盹兒就能產生作用。正常的睡眠以能恢複體力即可，不可貪睡；而白天的小睡，則是一種既不多占時間又能有效恢複體力的休息方法。
運動。如果能找到時間看電視，卻找不到時間去做做運動，例如散步、慢跑、打球，那就太糟了。運動對人的身體健康有益，而健康意味著能精神飽滿地去應付任何艱難的工作。工作效率提高了，也就是時間被有效利用了。否則，原打算在今年內完成某事，卻不幸病倒住院了好幾個月，時間豈不白白消耗了？更別提遭受病痛的折磨了。
轉換不同工作。為了恢複精力，鬆弛神經，也可以轉而去做一些其他工作，例如從腦力勞動轉為體力勞動，也可以從坐姿改為立姿，做做工間操。
還有，盡量不要在下班後或休假日還把工作帶回家。下班後休假時的最重要的事就是休息和享受天倫之樂。要養成在上班時間完成工作任務的好習慣。假如需要加班而且可以自由選擇加班時間，寧可提早上班而不是延遲下班。
不要認為休息是在浪費時間。記住，任何有益於健康的事，都是好的時間管理。
第五項原則是：避免不必要的時間浪費。
經常有這種情況，正打算集中精力工作，卻有人來聊天，或者有人打來電話，說個沒完。這樣的幹擾使人很煩，但礙於情麵，又無可奈何。其實，完全可以采取一些辦法來減少這種幹擾。例如，電話鈴響了，拿起電話，可以很誠懇地問：“有什麼事要我做嗎？”這是給對方發出的信號：直奔主題，閑話免談，同時也不失友好。但如果這樣說：“聽到你的聲音太好。近來怎樣？”對方就可能以為你正閑著呢，那麼他也就可能和你閑聊起來。或者可以更直接地說：“對不起，我手頭正有事要處理。我過兩個小時給你回電話。”這樣就可以避免電話幹擾了。當有人閑得慌，來找你聊時，你也可以很客氣地說：“真倒黴，手頭這活兒讓我連和你聊聊的工夫也沒有，回頭有時間我們再好好聊聊。”對方會體諒你的處境，自覺離開的。你也可以定出一些規矩，讓別人知道什麼時間可以找你，什麼時間你不希望別人來打擾。你當然也要聲明一下，如果有緊急事情，還是可以隨時來找你的。有些學者和作家，常在門上貼上“談話勿超過10分鍾”一類的字條，看似少些人情味，但堅持做了，別人也就會接受他的這個“怪癖”的。
“時間最不偏私，給任何人都是24小時；時間也最偏私，給任何人都不是24小時。”懶惰的、辦事拖拉的人、不會管理時間的人，一天24小時對於他們來說可能隻有20小時、18小時或者更少。
10．讓時間增值
人獲得的最平等的資產也許就是時間。對時間的不同運用，往往會使人生變得富有或者貧窮。
對時間不同的使用方法可以和他人拉開差距，但是如果單純地利用更多的時間還是不行。如果像有些人一天隻睡兩三個小時，那顯然會使身體遭受損害。然而，如果你偶爾兩三點鍾回家不得已隻睡一個小時左右，但不是每天如此，隻是平均比別人少睡了兩個小時左右。但是，在這兩個小時裏，你的精力相當集中，也許你的工作效率相當於白天的四個小時，這就是說，等於你把時間的價值增加了兩倍。
所以，我們很容易理解，時間作為一種無形的資產是可以通過集中精力，有效使用而增加其價值的。相反，無論花多少時間學習、工作，如果你不是集中精力的，則是對時間的浪費。此時兩個小時往往隻相當於別人的一個小時甚至更少。
那麼，怎樣集中精力，提高時間的價值呢？
一是環境的問題-比起喧囂，無疑安靜的環境更能使人集中精力。利用他人睡覺的時間，在其意義上最佳。但這不僅僅隻限於晚上，在他人還未起床的清早也可以。因人而異，有早上型和晚上型，有必要了解自己屬於哪一類，但不能總是依賴環境。如果不能養成在其他的環境集中精力的習慣，白天的時間就很容易被浪費掉。
二是意誌的問題。現在不做則沒有將來，堅強的意誌會喚起精力集中。“不要手拿兩根箭，回頭看下一根時，就忽視前一根”，這是出自日本吉日兼好《徒然草》中的一節。今天不做還有明天，現在不做還有時間，如果有一點點這種心理，對集中“現在”的精力就會變得遲鈍。現在就必須做，這種追趕自己的態度，有助於集中精力。
三是明確時間的劃分。換句話說，就是對時間的使用方式作迅速果斷地處理，總之，絕不能拖拖拉拉。如果想休息五分鍾，就-踏踏實實休息五分鍾，在那個時間裏把剛才在做的事完全忘掉。五分鍾過後，再馬上開始。一般的經驗是休息以五分鍾為宜。如果休息十分鍾，則會變得精神鬆懈。
另外，不休息也不行。因為精力的集中有極限，不管意誌多麼堅強，過了一定的時間無論如何也會衰竭下來，意識也會變得散漫起來。
為了明確地劃分時間，頭腦的切換至關重要。有能力的人一般擅長於此。似乎身體上裝有開關似的，使他們能夠幹脆果斷地變換行動。這需要訓練，通過訓練是可以給身體安上開關的。不擅長的人從今天起可以訓練看看。意識到開關，如有必要，則說出聲來：“現在開始轉入下一個行動。”於是馬上變換行動。在有意識地進行這種訓練的過程中，自然會成為轉換的能手。集中精力的程度會連自己都感到吃驚。
對時間的使用方式最後追加一點，即任何時候都要向時間的終點全力衝刺。這與變換開關有關，決定幾點鍾之前做什麼，在其時間到來之前毫不鬆勁地幹到最後。以工作時間為例吧：如果五點鍾下班，那麼在表的指針完全指向五點以前對工作全力以赴，五點以後再做回家的準備，才是本來的姿態。如果你不能完全地貫穿這個姿態，則不可能成為比他人更有效地使用時間資產的人。一個成熟的、高利潤的企業，應該是在下班時間之前大家都在全力拚搏的。作為一個創業者，對這一點要好好加以指導。下班前的30分鍾和午休前的30分鍾加起來則為一個小時，這一個小時的生產率之差極其大。
如何養成良好的時間管理習慣，這就需要我們最大限度地使用時間，使資產的價值翻倍。往往那些成功者都是在不經意間拉開差距獲取成功，他們每個人都有合理利用時間的習慣。
11．和時間賽跑
人生是由自己決定的質量的，和時間賽跑的人，一定會創造自己的與眾不同的人生道路，成就一番事業。
時間管理是最近十分流行的話題，有一位作家，曾講了一個故事來說明時間的意義。
上帝在每天一大早都會去拜訪剛起床的人，然後很公平地交給每個人5000元運用；到了晚上臨睡時，他又會出現，要每人把剩餘的錢還給他，隻見有的人原封不動地交回了5000元；有的人剩下300元交回；還有的人兩手一攤，說：“花光了，還不夠用呢！”
這個故事寓含的真正意義，就在於每個人每天使用時間的差以及由此引發的省思。有的人根本什麼也沒做，所以一毛錢未花；有的人用一些，有的人則充分利用，還嫌上帝給的不夠多。現代人的生活狀況不正是如此嗎？現代人總好像是很忙碌，打電話給他一定是左一句忙，右一句忙，但是，忙來忙去也不知忙些什麼？反過來看，有些人隨時都是一付從容不迫的模樣，難道誰能肯定他不忙嗎？未必吧！
一個真正懂得時間管理的人，應能依事情的輕重緩急來定時間的先後順序，這樣，當重要事件發生時，才能不慌不忙地一一處理。這樣的人才叫懂得時間管理觀念的人。
我們會經常發現，陌生人也好，熟人也好，每次約定了麵談時間，總會有人遲到，匆忙跑進來，然後道歉不已，這樣沒有時間觀念的人，在先人為主的印象上已被扣了不少分了。
因此與人約會一定要比預定的時間更早一些出門，要把路上可能發生的事（如塞車、停車問題……）都包含在內了。
有一位商業人士，說出這樣一段話：“在車上時我都做什麼？每遇紅燈，我就會把當日報紙拿出來看看大標題、看重點，以便知道世界上發生了什麼事。同時，我的耳朵也沒閑著，平時我習慣一上車就開始放社會大學的錄音帶（自我充電）；但是，精神較緊張時，則會選聽一些開發潛意識的音樂CD。就這樣了嗎？還不止，眼睛在順便看街景時，偶然有什麼感觸、想法或創意時，一遇上紅燈便會抽出名片或小記事本來寫下心得。比起許多人塞車、等紅燈時的心浮氣躁，破口大罵，我的做法是不是比較具有創造性及建設性呢？”
所以，通過他的經曆人們可以覺得，在市區開車就像練毛筆字，一方麵可以修身養性，陶冶性情；一方麵也可以使人格得到提升。
事實上，可以運用時間的方法有很多，在此就提供幾個較實用的觀念、方法：
（1）善用剩餘時間
什麼叫作剩餘時間？就是所謂的“角落時間”，5分鍾、10分鍾，別小看它，積累起來也占了大半天呢！
譬如前幾天去麥當勞用餐，用完餐後順便上洗手間，麥當勞的女廁所一直顯得很擠。那天也不例外，女孩們又在廁所外大排長龍了。這時，突然看到一個也在排隊的女孩，她正乘機和排在她前麵的一個女孩作推銷，不知道她的推銷有沒有成功，但是，利用剩餘時間來創造一些價值率，絕對是聰明的做法。
又如許多學生都會在等公共汽車或坐地鐵時背英文單詞，相比之下，他們可能比那些繳錢去補習班學一年英文的學生還要有效率得多，因為如果不懂得善用、拚湊這些“剩餘時間”，就會發現，其實“它們”真的很多也很有用！
也許有人會問：“我怎麼知道一天的剩餘時間有多少？”
這就牽涉到前麵說的“做記錄”了，如果你決定做時間的記錄，很簡單，從每天一大早起床開始，每15分鍾便做一次記錄，到了晚上臨睡前，再把這張紙攤開來看。哇！好多空白，原來你花在發呆、作白日夢、不知所措上的時間那麼多，甚至整個晚上隻記了3個字：看電視。
這麼清楚明白地作了記錄後，剩餘時間有多少不就一目了然了！
（2）減少時間的浪費
如果要去玩，是走這條路好，還是走那條路？說不定還有更快的！做任何事時都先計劃一下，無論是出去郊遊還是逛商場購物，就要弄清楚目的地，否則亂走亂逛的，不知要浪費多少時間。
另外，作計劃一定要有工具。最好隨時攜帶筆記本，家裏有日記本，辦公室還有周記本、月記本甚至年度計劃本。有人可能又要說了：“人生已經這麼乏味了，如果做什麼事都還要計劃，豈不更無聊！”
可是大家知道嗎？能規劃的永遠隻是人生可以掌握的、可以想得到的一些事。人生還有太多始料未及的意外是完全無法掌控的，那時就需要“危機管理”了！
（3）創造時間的使用價值
時間的使用價值，大多來自於個人的價值、判斷與認知，重要的是要知道在輕重緩急間如何取舍。譬如家人和朋友孰重？私事和公事哪樣得先處理？有了比較清楚明確的價值判定後，就不會有太多緊張、擔心、猶豫不決，就能放心大膽地去做該做的事。
而在決定時間的排序時，什麼是緊急又重要，什麼是重要卻不緊急，什麼是緊急卻不重要，什麼又是不緊急又不重要的，概念理清，是應具備的基本能力，這樣便不易慌亂。當然，最重要的是要知道生活上的目標，因為時間管理和自己的目標設定息息相關，必須知道自己有什麼夢想、希望要實現？什麼時候要達成？而在努力完成的過程中，時間的價值便創造出來了。
譬如有人曾說：“我好想休息啊！好想去度個假？”這個“休息”，就是時間的規劃。因為現在已不是埋頭苦幹的時間了，工作時工作，該休閑時就該好好地休閑，輕鬆一下。
（4）學習自我承諾
很多人較無時間觀念，這樣就需要學習自我承諾。
有個在報社廣告部做主管的人曾說了這樣一個現象，他說中國人很奇怪，愈是親近的家人、好友就愈不重視。有人正納悶他何以有如此看法，他說：“你看，當你和老板，男、女朋友（剛交往的）或是有利害關係、業務往來的人約會時，你敢遲到？相反的，和自己的家人、好友約會時，遲到反而成了正常現象。這些人心裏都認為，反正他們是自己人，等一下也沒關係！”
其實，愈成功的人愈講究時間的觀念，而他們也最喜歡守時的人。如果我們都能養成珍惜時間的習慣，那麼，我們離成功也就不遠了！