在上島的第四天,小明就見到了邪惡博士,一個頭發半白的中年人,大約有四十來歲,表情平和。一陣寒暄後,很快就進入正題。
小明:請問Alien公司是學習型組織嗎?
博士:是的,是新一代學習型組織。
小明:我聽說學習型組織的管理層級非常少,是扁平狀的。為什麼貴公司的管理層級有6、7層那麼多呢?
博士:你看到的隻是公司的一麵,公司的另一麵則是扁平的。Alien公司的組織架構既是層級管理型,又是柔性扁平型。
小明:這聽起來真有趣,但也難以置信,這兩種特性不是自相矛盾嗎?
博士:如果我說,有一種物質它既是粒子,又是一種波,你相信嗎?
小明:是波粒二象性,這個我學過,當然相信,不過剛開始時真的覺得很奇怪。
博士:是的,不論是自然科學還是管理科學,有些事情看起來不合常理,卻是真實存在的。
小明:那你說的另一麵在那裏呢?我好像沒看到。
博士:先別急。我問你一個問題:公司存在的目的是什麼?
小明:就是要盈利囉。不管公司有什麼別的目的,我想這個是最根本的。
博士:說得對。要想盈利,公司要做些什麼?
小明:要進行正常的經營運作,還要努力進行創新,這是公司的兩個基本職能。
博士:不錯,看你年紀輕輕的,有點見識。你見過的公司,以及你見過的這些公司的各個部門,他們平時是在進行經營運作,還是在進行創新呢?
小明:除了研發部門或者設計部門外,我看到的部門都是在進行日常經營運作;很多公司根本就沒有研發部門,整家公司都是在進行日常經營運作。創新不是沒有,但很少。
博士:是的。一般公司的工作重點都是進行日常的經營運作。而公司的日常經營包含各種各樣的工作,為了完成這些工作,公司就劃分為很多個部門;另一方麵,由於人的精力有限,每個人管理下屬的人數是有限的,結果就形成層級管理型的組織架構。層級管理型的架構,有利於開展日常工作,但由於條塊分割、層級過多,不利於知識和信息的交流,因此不利於創新。如果我說,現在為了創新,要打破原有的管理架構,使它徹底扁平化,你願意嗎?
小明:我很願意,但可能做不到。因為如果沒有層級型的管理架構,日常工作都不能做好,創新又有什麼意義呢。
博士:是的。日常工作做不好,公司就會立即死亡;但創新工作做不好,公司就會在將來死亡。
小明:這真是難辦啊!
博士:所以,我發明了一個辦法,就是在保留現有組織架構的基礎上,創建一個專門從事創新工作的影子組織,這個影子組織就是我剛才所說的、公司的另一麵,這一麵是柔性扁平的。
小明:影子組織?真有意思!它在那裏?
博士:這要從學習環說起。
小明:學習環又是什麼呢?
博士:學習環是一個運作係統,由四個項目組成:第一個是提出問題、目標和要求,第二個是學習與交流,第三個是提出和討論解決方案和合理化建議,第四個是檢查。檢查完之後又進入下一次循環,重新開始這四個項目。學習環就是這樣反複循環地進行,結果改良和創新就會持續不斷地發生。
小明:聽起來學習環像一種工作方法,不像一種組織。
博士:學習環確實是一種工作方法,所有機構、每個部門和科室都可以利用這個方法開展工作。不過,學習環同時也一種組織,因為所有學習環都是由學習環小組運作的。
小明:這個學習環小組就是創新的基本單位嗎?
博士:是的,每家公司都可以建立很多學習環小組,各種不同主題的學習環就構成一個學習網,這個學習網就是我剛才所說的影子組織,專門負責開展創新工作。
小明:員工參加了學習小組後,不影響正常工作嗎?
博士:不會影響,因為學習環小組通常每周運作一次,每次1-2小時。而且,除了上班時間外,學習環還可以在中午和下班後運作。
小明:每周1-2小時,這麼少的時間,對創新有幫助嗎?
博士:學習環的實際作用時間是每周40個小時,跟上班時間是一樣多的。
小明:你是說,設置了學習環之後,員工每周利用40個小時進行創新?
博士:是的。
小明:這個簡直難以置信,如果做得到的話,公司的創新能力就非常強了。請問40小時是怎麼算出來的。
博士:運作學習環之後,每個員工會充分利用中午的休息時間和上班時的空閑時間、零碎時間進行思考創新,上班時段裏大約有2小時可以利用。下班後,至少還有3小時可以利用。那麼正常上班日每天就有5小時可以利用,5天就25小時。周末兩天,每天可以利用8小時,一周加起來就是40小時以上了。
小明:會不會算得多了一點。
博士:不會。運作學習環之後,員工蹲馬桶的時候也會思考創新,所以隻有算少、不會算多。