圖4-36 "導入文件向導"的第一步
圖4-37 "導入文件向導"的第二步
圖4-38 "導入文件向導"的第三步
從Microsoft Excel中導入數據也可多達4000行4000列，但在圖表中最多能同時顯示255個數據係列。步驟如下：
（1）切換到數據表。
（2）選擇要放置導入數據的起始單元格。在默認情況下，導入數據的起始單元格在數據表的左上角單元格。
（3）單擊執行"編輯"菜單中的"導入文件"命令，彈出"導入文件"對話框。在"查找範圍"列表框內輸入文件夾位置，在"文件類型"下拉列表框中單擊選擇所需的文件格式。
（4）找到要導入的數據文件。單擊它，再按"確定"按鈕，或者直接雙擊它都會彈出"輸入數據選項"對話框，如圖4-39所示。
圖4-39 "輸入數據選項"對話框
（5）如果要導入工作表中的所有數據，則選擇"輸入"框中的"全部工作表"單選按鈕。如果隻需導入工作表中的部分數據，則選擇"輸入"框中的"選定區域"單選按鈕，然後在它後麵的編輯框中輸入所需的數據區域。例如，要導入從A1到C3區域的單元格，可輸入"A1:C3"。如果選擇對話框底部的"改寫已有單元格"複選框，則以導入文件中的數據取代被選擇區域內單元格中的數據，若清除該複選框，則被選擇區域內單元格中的數據不會被導入文件中的數據取代，但其他區域的單元格中的數據依然被取代。設置完成後，單擊"確定"按鈕即可。
從另一個程序複製數據步驟如下：
（1）切換到要拷貝數據的程序或文檔中。
（2）選擇要拷貝的數據。
（3）單擊執行"編輯"菜單中的"拷貝"命令。
（4）切換到Microsoft Graph中，或雙擊 Microsoft Graph數據表。
（5）選擇要取代的一組單元格的起始位置。
（6）單擊執行"編輯"菜單中的"粘貼"命令即可。
與另一個程序的數據創建鏈接，就可以在源數據發生變化時，自動更改數據表中的數據。但有一點需要注意，與另一個程序的數據創建鏈接時，數據表中原有的數據將被全部刪除。創建數據鏈接的步驟如下：
（1）前五步與從另一個程序複製數據的步驟相同。
（2）單擊執行"編輯"菜單中的"粘貼鏈接"命令，彈出如圖4-40所示的提示對話框。
（3）按"確定"按鈕即創建數據鏈接，否則，按"取消"按鈕取消這次的操作命令。
（4）創建數據鏈接後，用戶還可以對鏈接方式進行修改。單擊執行"編輯"菜單中的"鏈接"命令，彈出如圖4-41所示的"連接"對話框。在對話框的底部選擇"自動"單選按鈕，則當源數據發生改變時，PowerPoint中的數據也立即自動改變。如果選擇"手動"單選按鈕，這樣，隻有單擊"立即更新"按鈕後，PowerPoint中的數據才會更新。單擊對話框中的"打開"按鈕，可以打開源數據的應用程序，對源數據進行修改。單擊"更改來源"按鈕，可以在彈出的對話框中輸入新的鏈接數據來源。
圖4-40 粘貼鏈接時彈出的提示對話框
（5）要斷開鏈接，在"連接"對話框中單擊"中斷連接"按鈕即可。
圖4-41 "連接"對話框
4.3.5 編輯數據
4.3.5.1 數據的格式化
數據的格式化是指圖表中數據的字體、顏色、特別符號和小數位數。首先選擇要設置格式的數據或單元格，然後單擊"格式"工具欄上所需的格式按鈕，或者在"格式"菜單中單擊執行"字體"或"數字"命令即可。
數據的格式除了字體、顏色等與文本的格式操作相同，另外還有其特殊的格式：特別符號和小數位數。特別符號包括貨幣樣式、百分比樣式、千位分割樣式、日期、時間等等。"設置數字格式"對話框中包括了所有的樣式。在"格式"菜單中單擊執行 "數字"命令即可顯示該對話框。如圖4-42所示。
要增加或減少數字的小數位數，可單擊"格式"工具欄中的"增加小數位數"按鈕或"減少小數位數"按鈕。最後單擊"確定"按鈕即可。
圖4-42 "設置數字格式"對話框
4.3.5.2 移動和複製數據
用戶在輸入數據時，可能會發現數據輸錯了一個單元格，或者發現數據表中有許多重複的數據。這時候，就可以使用移動和複製數據的方法，節省寶貴的時間。
移動與複製數據的最一般的方法就是使用"編輯"菜單或"常用"工具欄中的"剪切"、"複製"和"粘貼"命令或按鈕。此外，還有一種更為方便快捷的方法，就是拖動-釋放的方法。步驟如下：
（1）選擇要移動或複製的單元格。被選中的單元格呈高亮度顯示。
（2）將鼠標指針指向被選擇單元格的邊界上。此時鼠標指針由十字形變為箭頭形。
（3）按住鼠標左鍵，此時被選擇的區域由一虛邊框包圍，然後拖動該虛邊框到適當的位置上，釋放鼠標左鍵即完成了移動操作。如果要複製數據，則在拖動的同時按下Ctrl鍵，此時鼠標箭頭的右上角多了一個小十字，表示此次操作為複製數據。拖動虛邊框到合適的位置，釋放鼠標左鍵即完成了複製操作。圖4-43和圖4-44所示的是拖動前後的表格數據。
圖4-43 拖動前的數據表
圖4-44 拖動後的數據表
注意，移動選定的單元格時，如果在要放置的單元格中已經有數據，那麼Microsoft Graph會自動彈出提示對話框，來提示用戶是否要替換目標單元格的內容。如圖4-45所示。單擊"確定"按鈕，則替換掉原有的數據；單擊"取消"按鈕，則不替換，並取消這次操作。如果是在複製過程中出現這種情況，則不會彈出提示對話框，而自動替換掉目標單元格的數據。因此，用戶在複製前，應該先確認目標單元格的數據是無用的，然後再進行複製操作。如果用戶不小心替換掉有用的數據，可單擊執行"編輯"菜單中的"撤消"命令恢複原來的數據表。
圖4-45 提示對話框
4.3.5.3 插入和刪除數據
單擊執行"插入"菜單中的"單元格"命令，彈出如圖4-46所示的"插入"對話框。在該對話框中，可以選擇插入單元格、行或列等操作命令。"插入"方框中的第一項"活動單元格右移"表示在當前選中的單元格左邊插入一個單元格，該單元格同行中右側的其他單元格依次右移一格，其他行中的單元格不變。第二項"活動單元格下移" 表示在當前選中的單元格上邊插入一個單元格，該單元格同列中下方的其他單元格依次上移一格，其他列中的單元格不變。第三項"整行"和第四項"整列"分別表示在當前單元格所在行或列之前插入一空行或空列。為迅速地彈出此對話框，可用鼠標右擊數據表，在彈出的快捷菜單中單擊執行"插入"命令即可。
圖4-46 "插入"對話框
刪除命令與插入命令完全相反。要刪除單元格，單擊執行"編輯"菜單中的"刪除"命令，彈出"刪除"對話框如圖4-47所示。
圖4-47 "刪除"對話框
在刪除對話框中選擇"右側單元格左移"單選按鈕表示刪除當前選中的單元格，該單元格同行中右側的其他單元格依次左移一格，填補剛才刪除的單元格，其他行中的單元格不變。選擇"下方單元格上移"單選按鈕表示刪除當前選中的單元格，該單元格同列中下方的其他單元格依次上移一格，填補剛才刪除的單元格，其他列中的單元格不變。選擇"整行"和"整列"單選按鈕分別表示刪除當前單元格所在行或列。為迅速地彈出此對話框，可用鼠標右擊數據表，在彈出的快捷菜單中單擊執行"刪除"命令即可。
如果想要依次增加或刪除多行或多列，可選擇多個單元格。例如，要增加三行，先拖動鼠標選擇在同一列的三個單元格，然後單擊執行"插入"菜單中的"單元格"命令，選擇整行即可。圖4-48所示的是一次插入三行的數據表。同樣，插入或刪除多個單元格或多列的操作也是如此，用戶可以自己試著操作一下。
圖4-48 一次插入三行
如果隻是想刪除單元格、整行或整列單元格中的數據，而不改變表格的結構，可以選中單元格，然後按Delete鍵，或者右擊數據表，在彈出的快捷菜單中單擊執行"清除內容"命令即可。還有一種方法是，將鼠標指針指向"編輯"菜單中的"清除"選項，然後在子菜單中選擇一種清除方式。共有3種方式："內容"指隻刪除單元格中數據；"格式"指清除單元格的格式（在下一節中將會介紹）；"全部"指單元格的數據和內容都刪除掉。
4.3.5.4 隱藏數據係列
製作圖表時，由於某些特殊的原因，可能需要在圖表中隱藏某些數據。這不等於將這些數據刪除，因為在必要的時候，它們還應該能被重新顯示出來。比如，用同一個數據表建立多幅圖表時，在某幅圖表中可以僅將其中幾組數據加以比較，而在另一幅圖表中，可將其他幾組數據加以比較。這時隱藏數據就很有用。
隱藏數據的方法是，雙擊要隱藏的行序號按鈕或列字母按鈕。此時，該行或該列的數據會變成淺灰色。要重新顯示它們，隻要再次雙擊行序號按鈕或列字母按鈕即可。
如果要隱藏的行或列較多，這種方法就顯得太麻煩了。有一種更方便的方法：先選擇要隱藏的行或列，單擊執行"數據"菜單中的"不包含列或行"命令，即可隱藏選中的行或列。重新顯示它們，隻要單擊執行"數據"菜單中的"包含列或行"命令即可。以上說的是選擇了整行或整列時的情況。如果用戶選擇的單元格是不完整的行或列，則在"數據"菜單中，就隻有"不包含列或行"和"包含列或行"選項，單擊它們會彈出如圖4-49所示的對話框。
圖4-49 "不包含列或行"對話框
在該對話框中選擇要隱藏的行或列，單擊"確定"按鈕，即隱藏了單元格所在的行或列。重新顯示它們的方法也是這樣的。
4.3.6 圖表的格式化
一般情況下，采用PowerPoint提供的標準圖表及其子圖表類型已經能夠表達用戶的觀點和意圖了，同時也能夠製作出具有專業水準的圖表,並與演示文稿的設計方案完美地匹配。但有時這些基本的圖表並不能夠滿足需求，這就需要對圖表作進一步的修改，以便得到更好的效果。這些修改操作就稱為圖表的格式化。
4.3.6.1 激活圖表窗口
要對圖表對象進行格式化操作，首先得激活圖表窗口，進入標記圖表狀態。激活圖表窗口的方法有4種：
●雙擊圖表對象。
●單擊選擇圖表，再按Enter鍵。
●單擊選擇圖表，再選擇"編輯"菜單中的"圖表對象"命令，然後在彈出的子菜單中單擊執行"編輯"命令。
●單擊選擇圖表，再右擊它，在彈出的快捷菜單中單擊執行"編輯圖表對象"命令。
以上任何一種方法激活圖表窗口後，Microsoft Graph的菜單和工具欄都會取代PowerPoint的菜單和工具欄。此時，用戶就可以對圖表進行修改了。修改結束，單擊圖表以外的任何用戶區域，就可以退出圖表窗口，返回PowerPoint。
4.3.6.2 選擇圖表對象
用戶除了對圖表進行整體修改之外，還可以對圖表的個別部件進行修改，圖表的個別部件稱為圖表對象。圖表對象包括圖表區域、數據標誌、圖例、坐標軸、數據圖形、網格線、背景牆和數據表等等。要查看更多的圖表對象，可將鼠標放在該對象上，不要單擊，則該對象的名稱就會出現在屏幕提示窗口中。