第四卷 添加圖形對象 第三章 插入圖表
許多幻燈片演示文稿都包含某種類型的一組數據，如對下一年銷售情況的預測或各公司之間的業績比較等等。這些一行行的數據不僅看起來令人頭痛，而且難於讀懂，特別是很難在短時間內讓觀眾領會它們的含義。圖表直觀明了的表達數據信息，並能夠分析數據，提供了一種能讓觀眾盡快理解其含義的快速直觀的手段。在傳達複雜的數據信息方麵，圖表比簡單的表格更為適宜。
PowerPoint有一個功能強大的圖表模塊，即Microsoft Graph，它能提供多種的圖表來滿足用戶的不同需求。這使得製作圖表的過程簡便而且自動化。PowerPoint 2000提供的圖表類型有：柱狀圖、條形圖、餅圖、麵積圖、圓環圖、xy散圖、折線圖、雷達圖、曲麵圖、圓柱圖、圓錐圖等等。這使得各種用戶都能找到他們所需的圖表類型。即使對圖表不太了解，也能在短時間內，製作出具有專業水平的圖表。
4.3.1 Microsoft Graph簡介
Microsoft Graph是一個專門製作圖表的模塊。它所建立的圖表可以用在Windows下的Microsoft Office應用軟件中。它們包括Microsoft Word, Microsoft Excel以及Microsoft PowerPoint等。
用戶在製作或修改圖表時，Microsoft Graph的菜單和工具欄會取代PowerPoint的菜單和工具欄，如圖4-23所示。
圖4-23 Graph的菜單和工具欄
4.3.2 插入圖表
為在幻燈片中插入圖表，首先要選擇一種帶圖表預留區的幻燈片自動版式。PowerPoint提供了3種選擇，如圖4-24所示。
選擇幻燈片自動版式，可單擊執行"插入"菜單中的"新幻燈片"命令，然後在"新幻燈片"對話框中選擇一種具有圖表預留區的幻燈片自動版式，如圖4-25所示。也可以在"格式"菜單中單擊執行"幻燈片版式"命令，或單擊"常用"工具欄或"常規任務"工具欄上的"幻燈片版式"按鈕，使幻燈片版式轉換為具有圖表預留區的版式。
選擇了含有圖表預留區的幻燈片版式之後，可以有兩種方法向幻燈片中添加圖表。第一種方法是利用Excel建立圖表，然後將其複製到幻燈片中。也可單擊執行"插入"菜單中的"對象"命令，彈出"插入對象"對話框，如圖4-26所示。在彈出的"插入對象"對話框中選擇"Microsoft Excel圖表"，單擊"確定"按鈕即在幻燈片中插入一個Excel圖表。這種方法的優點是可以利用所有的Excel工具管理數據並建立圖表。第二種方法就是上麵所介紹的Microsoft Graph。要使用這種方法建立圖表，隻需雙擊幻燈片中的圖表預留區，或者單擊執行"插入"菜單中的"圖表"命令即可。也可單擊執行"插入"菜單中的"對象"命令，在彈出的"插入對象"對話框中選擇"Microsoft Graph 2000圖表"，然後單擊"確定"按鈕即可。
圖4-24 具有圖表預留區的幻燈片自動版式
圖4-25 一種具有圖表預留區的幻燈片自動版式
圖4-26 在"插入對象"對話框中選擇"Microsoft Excel圖表"
用戶也可不在幻燈片自動版式的預留區中插入圖表，而在已有幻燈片中插入圖表。方法和上述的方法是一樣的。最方便快捷的方法就是單擊"常用"工具欄上的"插入圖表"按鈕。
4.3.3 圖表的類型
PowerPoint提供了18種圖表類型供用戶選擇，如圖4-27所示。不僅如此，這些基本的類型還可以派生出許多變型的圖表，這樣的圖表稱為子類型。甚至還可以在同一個圖表中混用多種類型。
圖4-27 圖表的類型
在建立圖表時最好先選擇一種圖表類型，這樣可以使您在一開始就考慮采用哪一種適宜的方式來表達數據信息。為選擇一種圖表類型，可按如下步驟進行操作：
（1）雙擊圖表激活Microsoft Graph。
（2）在Graph的"常用"工具欄中，單擊"圖表類型"按鈕右側的下拉按鈕。
（3）單擊所需的圖表類型即可。
用戶也可以單擊執行Graph的"圖表"菜單中的"圖表類型"命令來選擇圖表類型。"圖表類型"對話框如圖4-28所示。
圖4-28 "圖表類型"對話框
在"標準類型"選項卡中，各種基本類型的圖表都派生出幾種子類型。要選擇某種子類型，先單擊"圖表類型"列表框中的一種圖表類型，在它的右邊即會出現相應的子圖表類型，單擊所需的子圖表類型即可。在子圖表類型的下方是對該類型的一個簡要說明，如果用戶覺得說明不夠詳細，可以單擊它下方的"按下以查看示例"按鈕（應按住鼠標左鍵不放），就可以在子圖表類型框中預覽應用該類型的一個示例。如果單擊對話框左下方的"設置為默認圖表"按鈕，則用戶以後建立的圖表都應用該類型的格式。在"自定義類型"選項卡中，還可以定義其他類型的圖表。選擇完成之後，單擊"確定"按鈕即可。
下麵將PowerPoint提供的14中基本圖表類型作個簡要的介紹。如圖4-29所示。
圖4-29 圖表的14種基本類型
4.3.4 輸入數據
用戶可從圖4-23中看出，在插入圖表的同時，也插入了相應的數據表。數據表中有一組默認的數據，默認的圖表就是根據這組數據繪製的。當用戶在數據表中輸入或編輯數據時，它對應的圖表立刻會更新。圖4-30顯示了一個數據表。顯示或隱藏數據表可單擊"常用"工具欄中的"查看數據工作表"按鈕，或者單擊執行"視圖"菜單中的"數據工作表"。也可以直接單擊數據表右上角的關閉按鈕來隱藏當前數據表。
圖4-30 數據表
同表格一樣，圖表的數據表也是由單元格組成的。文本標簽在數據表最上邊一排和最左邊一列的單元格中。構造圖表的實際數據顯示在標簽右邊和下邊的單元格中。數據表中的每個單元格都有自己的地址，由列字母和行序號組成。例如，第B列第三行的單元格地址為B3。數據表的行號按鈕右邊有一小圖標，用來表示當前圖表類型。例如，圖4-29中的數據表對應的圖表為柱形圖。如果該小圖標出現在行號按鈕上，說明數據是按行組織的，反之，如果小圖標出現在列號按鈕上，則說明數據是按列組織的。要在這兩者之間轉換，可單擊執行"數據"菜單中的"行中係列"和"列中係列"命令，或者單擊在"常用"工具欄上的"行中係列"和"列中係列"按鈕。圖4-31和4-32分別表示同一數據表按行和按列組織時對應的圖表。
圖4-31 按行組織的數據表對應的圖表
圖4-32 按列組織的數據表對應的圖表
在輸入數據之前，應該先對"數據表作一些設置。單擊執行"工具"菜單中的"選項"命令，彈出"圖表選項"對話框，如圖4-33所示。
圖4-33 "圖表選項"對話框
在"數據表"選項卡中有兩個複選框：
●選中"按Enter後，移動選定範圍"複選框，則輸入完一個單元格的數據後，按Enter鍵，鼠標指針將自動跳到下一個單元格中；取消該複選框，則按Enter鍵後，鼠標指針停留在當前的單元格中。
●選擇"保存拖放功能"複選框，可以用鼠標拖放選中的單元格；取消該複選框，則無此功能。
●用戶可根據自己的需求，分別對以上兩項功能進行設置。
4.3.4.1 選擇單元格
為了修改、移動、複製和刪除單元格，首先要選擇該單元格。選擇單元格有以下幾種方法：
●單擊要選擇的單元格。被選中的單元格邊框呈高亮度顯示。
●單擊行標選擇整行單元格；單擊列標選擇整列單元格。
●單擊某個單元格，同時按住鼠標左鍵並拖動出一個矩形框，則該矩形框中的所有單元格都被選中。
●選擇一個單元格範圍後，按住Shift鍵，再按箭頭鍵可以擴充或收縮被選擇區域。
●按Ctrl+A鍵則可選擇數據表中的所有單元格。
4.3.4.2 輸入標簽
輸入數據表中的數據，首先要做的是輸入標簽。以"行中係列"建立的數據表，其列標簽對應圖表中橫坐標上的項目。如圖4-29中的"第一季度"、"第二季度"等列標簽。由於PowerPoint有默認的數據表，因此，用戶不需要輸入標簽，而是要用新標簽去取代原數據表中的舊標簽。首先用鼠標或箭頭來移動單元格指針（即圍繞單元格的高亮度粗邊框），將其移到要修改的文本標簽中的單元格中，然後鍵入的內容即取代原來的標簽。用戶也可以直接在要修改的單元格中雙擊鼠標或選擇單元格後按F2鍵，此時在單元格中會出現插入符，然後編輯該標簽的內容。實際上，在數據表中編輯文本和在其他地方編輯文本的方法是一樣的。
4.3.4.3 輸入數據
選擇要輸入數據的單元格，然後或直接輸入數據，或雙擊鼠標，或按F2鍵再輸入數據。一個單元格輸完後按Enter鍵，單元格指針會自動跳到同一列的下一個單元格中，依次輸入即可。
有一種快速輸入數據的方法：先選擇一個範圍的單元格，然後逐列輸入數據。在一個單元格中輸完數據後，按Enter鍵，單元格指針將自動移到下麵的單元格中。如果在一列的最後一個單元格中按Enter鍵，則鼠標指針會跳到下一列的第一個單元格中。
下麵以一個例子來說明快速輸入方法。
（1）單擊A1單元格。
（2）按住鼠標左鍵，並拖動它到C3格。
（3）釋放鼠標左鍵。則A1到C3的矩形範圍內的單元格都被選中，如圖4-34所示。
圖4-34 輸入數據
（4）如下鍵入數據。每輸完一個單元格按一下Enter鍵。注意，要按列輸入數據，而不是按行輸入。即使是以"列中係列"方式建立數據表，也是按列輸入。
45 87 59
454 143.2 32
35.7 343 32.7
4.3.4.4 導入文件
如果用戶事先在其他軟件中製作好了數據表或數據文件，那麼，在PowerPoint中可以導入這些數據文件，使它成為PowerPoint圖表的數據表。這種方法輸入數據可以節省不少時間。
用戶可以使用"編輯"菜單中的"導入文件"命令，或者工具欄中的"導入文件"按鈕，導入文本文件和其他程序的數據，如表4-1所示。
表4-1 導入文件的文件類型
擴展名
文件類型
.txt .csv
分割符文本（有製表符、逗號或空格隔開的文本）
.wks .wkl
Lotus 1-2-3文件
.slk
SYLK（符號鏈接）文件
.xls
Microsoft Excel工作表或者工作簿
.xlw
Microsoft Excel 4.0版的工作簿
.xlc
Microsoft Excel 4.0版或更早的圖表
從文本文件或 Lotus 1-2-3 文件導入數據可多達4000行4000列，但在圖表中最多能同時顯示255個數據係列。步驟如下：
（1）切換到數據表。
（2）選擇要放置導入數據的起始單元格。在默認情況下，導入數據的起始單元格在數據表的左上角單元格。
（3）單擊執行"編輯"菜單中的"導入文件"命令，彈出"導入文件"對話框，如圖4-35所示。在"查找範圍"列表框內輸入文件夾位置，在"文件類型"下拉列表框中單擊選擇所需的文件格式。
圖4-35 "導入文件"對話框
（4）找到要導入圖表的數據文件。單擊選擇它，再按"確定"按鈕，或者直接雙擊它都可以進入"導入文件"向導。在向導的第一步，如圖4-36所示，可以選擇數據類型，輸入起始行，並預覽導入文件的內容。在向導的第二步，如圖4-37所示，可以選擇數據分割符號，並預覽分割後的結果。本例中的數據分割符為空格。在向導的第三步，如圖4-38所示，可以轉換每列的數據類型。而且還可以忽略不需要導入的一列或幾列。隻要選中該列，再單擊左上角的"省略導入此列"單選按鈕即可。如果要退回向導的前一步，可單擊"上一步"按鈕。設置完成後，單擊"完成"按鈕。