三、實用文修改的範圍和內容
修改實用文首先要把著眼點放在論點、論據上，然後彌補形式方麵的缺陷。具體地說，可以分為深化主題、增補材料、調整結構、錘煉語言和檢查文麵等幾個方麵。
核心觀點是統帥全文的靈魂。修改文章時第一步就要考慮主題是否完善，是否深刻。首先要看全文的中心論點及其從屬的分論點是否偏頗、片麵或表達得不準確。其次要看自己的觀點是否與別人雷同，有無創新。如果文章闡述的觀點比較膚淺陳舊或一般化，沒有自己的獨到見解和創造性的構想，對問題的認識僅僅停留在表麵現象上，文章必然失敗。然後要看文章的中心論點是否明確，隻有中心突出，文章才具有較強的說服力。
文章要以觀點統帥材料，用材料說明論點。修改時，要通過對材料的增、刪、改、換，使文章血肉豐盈，材料與觀點和諧統一。增是指在文章因材料不足而造成內容空洞或不夠完整時，補充材料，增加內容；刪是指刪掉不夠典型的材料，使文章更加精練有說服力，改是指核實訂正材料，並作適當更改；換是指對不利於突出主題或影響文章結構布局的材料，進行必要的置換或調整。
文章的結構安排是體現思想的重要手段。深刻的主題和生動的材料，要靠完整而嚴謹的結構來表現。結構的調整，需要從層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應等六個方麵考慮，或重新組合，或作部分調動。調整時首先看總體結構安排。
實用文章，語言應講究準確性、規範性和可讀性。基於這些要求，語言的修改應把含混的改為準確的；把重複的改為洗練的、簡潔的；把平淡的改為生動的；把生澀的改為規範的；把生活用語改為學術用語。
文麵檢查是指檢查“文麵”是否符合要求。文麵檢查首先要檢查書寫或打印的用字是否規範。其次要檢查標點符號使用是否正確。標點不準確，會使內容產生歧義，影響文章思想的準確表達。標點符號有一些約定俗成的用法，寫作時應予以注意。再次要檢查行款格式是否符合規定。行款格式的要求是：標題上下空一行，寫在一行的當中；署名寫在標題下麵正中或稍微偏右處，與標題隔空一行；每個自然段開頭空兩格；分類項時所用的序碼必須統一；段中原話引文和人物對話要加引號。